السياسة رقم 710 - الاحتفاظ بالسجلات العامة
أولاً: الغرض
تتمثل سياسة منطقة مينيتونكا التعليمية في الاحتفاظ بسجلاتها، سواء الورقية أو الإلكترونية، فقط طوال المدة التي يُرى أنها ضرورية لتلبية المتطلبات القانونية ومتطلبات التدقيق والإدارة، وفقًا لجدول الاحتفاظ العام بسجلات المناطق التعليمية الصادر عن ولاية مينيسوتا. وفي كل حالة، يجب أن تكون فترات الاحتفاظ الرسمية قصيرة قدر الإمكان من أجل تقليل استخدام المساحة القيمة، وتعزيز الكفاءة، والمساعدة في العمليات اليومية للمنطقة، وتقليل تكلفة تخزين السجلات غير الضرورية.
ثانياً: بيان عام للسياسة
ينص قانون ولاية مينيسوتا رقم 138.17 على خطة لإدارة السجلات الحكومية من خلال منح سلطة مستمرة للتخلص من السجلات. أولاً، يجب أن يعتمد مجلس إدارة المدرسة «جدول الاحتفاظ بالسجلات العامة للمنطقة التعليمية» كلياً أو جزئياً. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يتعين على المنطقة التعليمية تقديم نموذج «إخطار بالاعتماد» إلى لجنة التخلص من السجلات. ستقوم جمعية مينيسوتا التاريخية بالتوقيع على نموذج إخطار الاعتماد وإعادته إلى المنطقة. عندئذٍ ستتمتع المنطقة بالسلطة للتخلص من السجلات وفقًا للجدول.
تمثل فترات الاحتفاظ المذكورة في الجدول الحد الأدنى من المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجلات. وبمجرد انتهاء فترة الاحتفاظ تلك، يمكن إما إتلاف السجلات أو نقلها إلى أرشيف الدولة، وفقًا لما هو موضح في الجدول. وإذا استلزمت بعض مجموعات السجلات الاحتفاظ بها لفترة أطول من فترة الاحتفاظ المحددة، فيجب وضع سياسة خاصة بالمبنى أو الإدارة لتلك السجلات.
لا يجوز نقل السجلات المُصنَّفة في الجدول على أنها أرشيفية إلى جمعية تاريخية محلية أو متحف أو مكتبة عامة أو أي فرد مهتم دون الحصول على إذن كتابي صريح من أمين أرشيف الولاية التابع لجمعية مينيسوتا التاريخية.
تنطبق مدة الاحتفاظ المحددة في الجدول على أي شكل من أشكال السجلات (ورقية، أو شريط أو قرص حاسوبي، أو ميكروفيلم، وما إلى ذلك). ومع ذلك، إذا تقرر تغيير شكل السجل (على سبيل المثال، تحويل السجل الورقي إلى ميكروفيلم)، فلا يجوز التخلص من السجل الأصلي. إذا كان تغيير شكل السجل قيد الدراسة، فيرجى الاتصال بجمعية مينيسوتا التاريخية، قسم المحفوظات الحكومية.
يجب الإبلاغ عن السجلات التي يتم إتلافها وفقًا للجدول الزمني العام إلى وزارة الإدارة في مينيسوتا وجمعية مينيسوتا التاريخية (M.S. 138.17، الفقرة الفرعية 7). استخدم نسخة من «تقرير إتلاف السجلات» لهذا الغرض.
لا يجوز إتلاف السجلات غير المدرجة في الجدول دون تقديم «طلب الحصول على إذن بالتخلص من السجلات» أو «جدول الاحتفاظ بالسجلات في ولاية مينيسوتا».
لا داعي للاحتفاظ بالنسخ المكررة.
فترة الاحتفاظ المذكورة هي الحد الأدنى من المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجل.