أولاً: الغرض

يدرك مجلس إدارة مدارس مينيتونكا الدور المهم الذي تضطلع به وسائل الإعلام في إطلاع الجمهور على البرامج والخدمات والسياسات والإجراءات والفعاليات والقضايا العامة والقرارات التي تتخذها المنطقة التعليمية. والغرض من هذه السياسة هو ضمان الاتساق والإنصاف في التعامل مع ممثلي وسائل الإعلام، وتقديم معلومات دقيقة، وتقليل احتمالية حدوث أخطاء أو تضارب في المعلومات، وتشجيع احترام ممثلي وسائل الإعلام والتعاون معهم، وحماية حقوق وخصوصية الطلاب والموظفين والأسر، وضمان أن تدعم جهود العلاقات الإعلامية وتروج لمهمة وأهداف المنطقة التعليمية.

2.0 بيان عام للسياسة

يوجه مجلس الإدارة المدير العام، أو من ينوب عنه، إلى وضع إجراءات للعلاقات الإعلامية تضمن التواصل الاستباقي مع ممثلي وسائل الإعلام، وإقامة علاقات تتسم بالاحترام والتعاون والبناء، مما يعزز الثقة والمصداقية لدى الصحفيين.

يعد توفير بيئة تعليمية إيجابية ومحفزة أمراً بالغ الأهمية لنجاح الطلاب. ولذلك، ينبغي أن تحرص أنشطة العلاقات الإعلامية على تقليل أي عوامل تشتيت للانتباه قد تؤثر على تعلم الطلاب. وبالمثل، يجب أن تحترم أنشطة العلاقات الإعلامية حقوق الخصوصية للطلاب وأسرهم والموظفين.

3.0 مجالات المسؤولية

في معظم الحالات، ينبغي توجيه استفسارات وسائل الإعلام أو إحالتها إلى مدير الاتصالات. وسيسعى مدير الاتصالات إلى الرد على الاستفسارات أو تزويد ممثلي وسائل الإعلام بفرصة التواصل مع الموظفين الأكثر دراية بالمسألة. ومدير الاتصالات مخول بالعمل كمتحدث رسمي باسم المنطقة.

المدير العام هو المتحدث الرسمي الرئيسي باسم المنطقة التعليمية.

رئيس مجلس إدارة المدرسة، أو من ينوب عنه، هو المتحدث الرسمي باسم المجلس. ويتحدث المجلس بصفته الجماعية من خلال التصويت أو الموافقة العلنية من غالبية أعضائه.

يجب توجيه الطلبات الرسمية للحصول على المعلومات بموجب قانون ممارسات البيانات في مينيسوتا إلى مسؤول الامتثال لممارسات البيانات في المنطقة التعليمية، وفقًا لسياسة مجلس الإدارة رقم 307.

يُعتبر مديرو المدارس المتحدثين الرسميين الرئيسيين باسم مدارسهم. ويقوم المديرون بإبلاغ المدير العام أو مدير الاتصالات بأي اتصالات مع وسائل الإعلام.

يجب على موظفي المنطقة التحدث مع الصحفيين فقط بشأن مجال خبرة الموظف المحدد. أما بالنسبة للقضايا التي قد تثير الجدل أو تكون حساسة بشكل خاص، فيجب على الموظفين التشاور مع مدير الاتصالات بالمنطقة قبل التحدث إلى وسائل الإعلام. ويجب إحالة الأسئلة التي لا علاقة لها بمجال خبرة الموظف المحدد إلى مدير الاتصالات. ويجب على الموظفين الامتناع عن التكهنات، وتقديم المعلومات التي يعرفون أنها صحيحة ودقيقة فقط. يُشجَّع الموظفون وقادة البرامج على النظر في الفوائد الإيجابية للعلاقات الإعلامية الاستباقية ونشر الأحداث والأنشطة التي تضع المنطقة في صورة إيجابية. يجب على جميع الموظفين و/أو أعضاء مجلس الإدارة إخطار مدير الاتصالات بالمنطقة على الفور في حالة اتصال وسائل الإعلام بهم.

غالبًا ما يجد المدربون ومستشارو الأنشطة الطلابية أنفسهم في موقف يتعين عليهم فيه التحدث إلى وسائل الإعلام مباشرة قبل أو بعد أي حدث أو نشاط أو مسابقة. وتدرك الإدارة الأثر الإيجابي للتغطية الإعلامية والدعاية في تعزيز مكانة الطلاب ونجاح البرامج؛ ولذلك، يُشجَّع المدربون والمستشارون على التحدث مع الصحفيين حول البرامج والأنشطة، لا سيما عندما يكون للنشاط انعكاس إيجابي على الطلاب والمدرسة. ويجب على المدربين والمستشارين إخطار مدير الاتصالات بأي استفسارات إعلامية غير عادية.

4.0 المتطلبات

4.1 وتمشياً مع التعديل الأول للدستور الأمريكي، وقانون الإفصاح العام، وقانون الاجتماعات المفتوحة، وحق الجمهور في المعرفة، ترى الهيئة أنه ينبغي أن يُتاح لممثلي وسائل الإعلام الاطلاع على جميع السجلات العامة وحضور جميع الاجتماعات العامة. وسيتم تزويد ممثلي وسائل الإعلام بجدول أعمال هذه الاجتماعات قبل انعقادها، وفقاً لإجراءات الإعلان عن اجتماعات مجلس إدارة المدرسة.

4.2 يجب معاملة الصحفيين وممثلي وسائل الإعلام الأخرى بلطف واحترام. عادةً ما يعمل الصحفيون في ظل مواعيد نهائية ضيقة، لذا فإن الرد السريع على استفساراتهم أمر مهم. وفي حالة تعذر توفير المعلومات على الفور، يجب إخطار الصحفي بذلك.

4.3 لحماية خصوصية وسرية طلابنا، يجب على الصحفيين وطواقم التصوير والمصورين تسجيل دخولهم في المدرسة، كما يجب أن يكونوا برفقة أحد المسؤولين الإداريين أثناء تواجدهم داخل الحرم المدرسي. وستحتفظ المدارس بسجل للطلاب الذين يُحظر تصويرهم أو تصويرهم بالفيديو بناءً على توجيهات أحد الوالدين أو الوصي عليهم.

4.4 يدرك مجلس الإدارة أنه قد يتم الاتصال بالمدارس من أجل إعداد تقارير إعلامية تتعلق بقضايا الشباب أو السياسات العامة، والتي قد لا تكون بالضرورة قضايا تعليمية. وعندما يكون تقديم المساعدة في إعداد مثل هذا التقرير من شأنه تعزيز مهمة وأهداف المنطقة التعليمية ولا ينتقص بأي شكل من الأشكال من برنامجنا التعليمي من مرحلة رياض الأطفال حتى الصف الثاني عشر، يُصرح لمدير الاتصالات بمساعدة الصحفيين في إعداد التقرير. ومع ذلك، يُذكر ممثلو وسائل الإعلام بأن طلبات الحصول على معلومات أو بيانات موجزة لا يجمعها أو يبلغ عنها المقاطعة بانتظام لن يتم تلبية، باستثناء ما يقتضيه قانون ممارسات البيانات؛ ويشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر بيانات الطلاب أو الأسر التي لا تبلغ عنها المقاطعة إلى وكالات المدينة أو المقاطعة أو الولاية أو الوكالات الفيدرالية.

4.5 يُذكَّر ممثلو وسائل الإعلام بأنه على الرغم من أن المدارس هي مؤسسات عامة، فإن ملكية هذه العقارات وإدارتها تقع على عاتق المنطقة التعليمية، التي لها الحق في مراقبة الدخول إلى مرافقها وتقييده. وفي بعض الحالات، قد يكون من المناسب رفض تلبية طلب أحد الصحفيين بالدخول إلى المدرسة أو مقابلة موظفيها. عند اتخاذ قرار بالموافقة على الدخول أو رفضه، سيولي مدير المدرسة الأولوية القصوى للحفاظ على بيئة مواتية لتعلم الطلاب وحماية حقوق الطلاب والموظفين في الخصوصية. وعند الموافقة على الدخول أو رفضه، يجب أن يتم ذلك بشكل متسق مع جميع ممثلي وسائل الإعلام.

4.6 لا يجوز لوسائل الإعلام إجراء مقابلات مع الطلاب المتواجدين في المدرسة خلال اليوم الدراسي أو تصويرهم إلا بحضور أحد الوالدين أو أحد أعضاء هيئة التدريس أو أحد المسؤولين الإداريين، وبموافقة الوالدين أو الوصي.

4.7 في حين أن للموظفين الحق في التحدث إلى وسائل الإعلام، فإن لهم أيضًا الحق في رفض إجراء المقابلات. وسيعمل مدير الاتصالات مع الموظفين لضمان شعورهم بالراحة تجاه التصوير أو التقاط الصور أو إجراء المقابلات قبل الموافقة على مثل هذه المقابلات.

4.8 في حالات الطوارئ، ستعيّن المنطقة متحدثًا رسميًا واحدًا وموقعًا مركزيًا لتقديم المعلومات لوسائل الإعلام. ويُطلب من ممثلي وسائل الإعلام احترام تعليمات المنطقة خلال هذه الأوقات العصيبة.

يجب على مدير الاتصالات الاحتفاظ بسجل لجميع البيانات الصحفية والبيانات الإعلامية والاستفسارات الإعلامية.