أولاً: الغرض

يُعهد إلى أعضاء مجلس إدارة المدارس بمهمة الاضطلاع بالمسؤوليات الموكلة إليهم فيما يتعلق برعاية وإدارة ومراقبة المدارس العامة التابعة للمنطقة التعليمية. والغرض من هذه السياسة هو تحديد تلك المسؤوليات.

ثانياً: بيان عام للسياسة

1. يجتمع المجلس سنويًّا ويقوم بتنظيم شؤونه من خلال انتخاب رئيس ونائب للرئيس وأمين سر وأمين صندوق.
    
2. كما يعين المجلس نائبًا للكاتب ونائبًا لأمين الصندوق.
    
3. يعين المجلس مديراً يكون عضواً بحكم منصبه في المجلس دون أن يكون له حق التصويت.

ثالثاً: التنظيم

يجتمع المجلس سنويًا في أول خميس من شهر يناير، أو في أقرب وقت ممكن بعد ذلك، ويقوم بتنظيم شؤونه من خلال انتخاب رئيس ونائب رئيس وأمين سر وأمين صندوق. ويشغل هؤلاء المسؤولون مناصبهم لمدة سنة واحدة وحتى يتم انتخاب خلفائهم وتأهيلهم.

1. سيعين المجلس نائبًا للسكرتير ونائبًا لأمين الصندوق، ولا يشترط أن يكونا عضوين في المجلس.
    
2. يجوز لمجلس الإدارة، بموجب قرار، أن يدمج منصبي نائب أمين السجل ونائب أمين الصندوق في شخص واحد يتولى منصب المدير التنفيذي للشؤون المالية بالمنطقة.

الرابع: مسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة

أ. الرئيس

1. يترأس الرئيس، عند حضوره، جميع اجتماعات المجلس، ويوقع على جميع الأوامر الموجهة إلى أمين الصندوق بشأن المطالبات التي يوافق عليها المجلس، ويمثل المجلس في المراسلات الرسمية.
    
2. في حالة غياب أمين السر أو عجزه أو رفضه إصدار أوامر دفع المبالغ التي أذن بدفعها تصويت أغلبية أعضاء المجلس، يجوز للرئيس إصدار هذه الأوامر، أو يجوز للرئيس وأمين الصندوق إعلان شغور منصب أمين السر وتعيين شخص آخر لشغله.
    
3. يقوم الرئيس بتمثيل مجلس الإدارة في إعداد جداول أعمال كل اجتماع من اجتماعات المجلس.

ب. نائب الرئيس

1. في حالة غياب الرئيس عن اجتماع أو جلسة دراسية، يتولى نائب الرئيس إدارة الاجتماع. وفي حالة غياب الرئيس ونائب الرئيس، يكون ترتيب الخلافة هو أمين السر ثم أمين الصندوق.
    
2. يُشرك نائب الرئيس في الاجتماعات بهدف إعداد جداول أعمال كل اجتماع من اجتماعات مجلس الإدارة.

ج. أمين الصندوق

1. يجب على أمين الصندوق أن يودع أموال المقاطعة في المصرف الرسمي، أو أن يتخذ الإجراءات اللازمة لإيداعها فيه.
    
2. يقوم أمين الصندوق بإعداد جميع التقارير التي قد يطلبها مجلس الإدارة، كما يؤدي جميع المهام التي عادةً ما يضطلع بها أمين الصندوق.
    
3. في حالة عدم كفاية الأموال المتوفرة لدفع قيمة الأوامر الصالحة المقدمة إلى أمين الصندوق، يتعين على أمين الصندوق استلام هذه الأوامر وتصديقها ومعالجتها وفقًا للمادة 123B.12 من قانون ولاية مينيسوتا.
    
4. يعمل أمين الصندوق كعضو في اللجنة الاستشارية للشؤون المالية والتدقيق بالمنطقة.

د. كاتب

1. يجب على أمين السر أن يحتفظ، أو أن يكلف أحداً بالاحتفاظ، بسجل لجميع الاجتماعات في الدفاتر المخصصة لذلك.
    
2. في غضون ثلاثة أيام من إجراء الانتخابات، يتعين على أمين السجل إخطار جميع الأشخاص المنتخبين بفوزهم في الانتخابات، أو التأكد من إخطارهم بذلك.
    
3. في أو قبل 15 أغسطس من كل عام، يتعين على أمين السجل القيام بما يلي أو التأكد من إنجازه:

أ. تقديم تقرير إلى المجلس عن الإيرادات والنفقات والأرصدة في كل صندوق عن السنة المالية السابقة.

ب. إعداد تقارير مصدقة وإرسالها إلى مفوض التعليم في مينيسوتا، تتضمن ما يلي:

(1) حالة ممتلكات المدرسة وقيمتها؛

(2) تفاصيل الإيرادات والنفقات، وأي معلومات مالية أخرى يقتضيها القانون أو اللوائح أو يطلبها المفوض؛

(3) مدة الفصل الدراسي ومعدلات الالتحاق والحضور حسب الصفوف الدراسية؛ و

(4) أي معلومات أخرى يطلبها المفوض.

4. يجب على أمين السجل أن يدون في سجل أمين السجل نسخًا من جميع التقارير وتقارير الفصل الدراسي للمعلمين ومحاضر أي اجتماع، وأن يحتفظ بسجل مفصل لجميع نفقات المنطقة التعليمية.
    
5. يجب على أمين السجل أن يزود مراجع حسابات المقاطعة، في موعد أقصاه 10 أكتوبر، بنسخة مصدقة من سجل أمين السجل، توضح المبلغ الذي صوتت عليه المنطقة أو المجلس المخصص للأغراض المدرسية.
    
6. يقوم أمين السر بإصدار وتوقيع، أو التكليف بإصدار وتوقيع، جميع الأوامر الموجهة إلى أمين الصندوق لدفع المبالغ المستحقة عن الفواتير التي وافق عليها المجلس، وذلك لتغطية رواتب الموظفين وأجور المعلمين وجميع المطالبات، على أن يوقع عليها رئيس المجلس.
    
7. يضطلع أمين السجل بالمهام التي ينص عليها قانون الانتخابات في مينيسوتا أو أي قوانين أخرى سارية تتعلق بإجراء الانتخابات.

هـ. نائب أمين الصندوق

يجوز تعيين الشخص الذي يشغل منصب المدير التنفيذي للشؤون المالية بالمنطقة لمساعدة أمين الصندوق في أداء المهام الموكلة إلى المنصب والمبينة في الوصف الوظيفي.

واو - نائب أمين السجل

كما يجوز تعيين الشخص الذي يشغل منصب المدير التنفيذي للشؤون المالية بالمنطقة لمساعدة أمين السجل في أداء المهام المنوطة بالمنصب والمبينة في الوصف الوظيفي.

(ز) مدير

1. يكون المدير عضواً بحكم منصبه في المجلس، دون أن يكون له حق التصويت.
    
2. يضطلع المدير بالمهام التالية:
   1. زيارة المدارس الواقعة في منطقة التعليم والإشراف عليها، وتقديم تقارير وتوصيات بشأن حالتها عند الاقتضاء أو بناءً على طلب مجلس إدارة المدارس؛
   2. تقديم توصيات إلى مجلس الإدارة بشأن تعيين وفصل المعلمين والإداريين وموظفي الدعم؛
   3. الإشراف على ممارسات تقييم الطلاب والامتحانات الخاصة بالترقية؛
   4. إعداد التقارير التي يطلبها مفوض التعليم في ولاية مينيسوتا؛ و
   5. القيام بالمهام الأخرى التي يحددها المجلس في العقود الرسمية والسياسات والوثائق الأخرى.