أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو وضع إجراءات لإعداد جدول أعمال اجتماعات مجلس إدارة المدرسة، سواء كانت اجتماعات عادية أو استثنائية أو جلسات دراسية، وذلك لضمان تمكن المجلس من إنجاز أعماله بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والسرعة.

ثانياً: بيان عام للسياسة

تنص سياسة مجلس إدارة المدرسة على أن تُعقد اجتماعات المجلس بطريقة تسمح للمجلس بإنجاز أعماله، مع إتاحة المجال في الوقت نفسه لإجراء نقاشات ومداولات منطقية حول كل مسألة يُتخذ قرار بشأنها.

ثالثاً: الإجراءات

1. تقع على عاتق رئيس مجلس الإدارة ونائب الرئيس ومدير التعليم مسؤولية وضع وإعداد وترتيب بنود جدول الأعمال المؤقت لكل اجتماع لمجلس الإدارة وجلسة دراسية.
    
2. على أعضاء مجلس الإدارة الراغبين في إدراج بنود على جدول الأعمال تقديم طلب إلى الرئيس أو نائب الرئيس أو المدير العام قبل سبعة (7) أيام من انعقاد الاجتماع.
    
3. وعلى الأشخاص الآخرين الراغبين في إدراج بند على جدول الأعمال تقديم طلب إلى رئيس مجلس الإدارة أو نائب الرئيس أو المدير العام في الوقت المناسب. ويُشجَّع مقدم الطلب على ذكر اسمه وعنوانه والغرض من إدراج البند والإجراء المطلوب والمعلومات الأساسية ذات الصلة. ويقوم رئيس مجلس الإدارة ونائب الرئيس والمدير العام بتحديد ما إذا كان سيتم إدراج الموضوع في جدول الأعمال المؤقت.
    
4. يجب إرسال جدول الأعمال المؤقت والوثائق المرفقة إلى أعضاء مجلس الإدارة قبل أربعة أيام على الأقل من موعد انعقاد اجتماع المجلس أو الجلسة الدراسية المقررة.
    
5. لا يجوز إضافة البنود غير المدرجة في جدول الأعمال المؤقت إلى جدول الأعمال إلا بموجب اقتراح يُعتمد خلال الجلسة. وفي حال اتخاذ إجراء بشأن بند تمت إضافته، يجب أن يتضمن محضر اجتماع مجلس الإدارة وصفاً للمسألة.
    
6. يصبح جدول الأعمال المؤقت جدول أعمال الاجتماع بمجرد اعتماده من قبل المجلس. ويجوز أن تشمل التعديلات التي تُدخل على جدول الأعمال إضافة بند أو حذف بند أو تغيير الترتيب أو تعديل الموعد المقترح.
    
7. يجب أن تتوفر في قاعة الاجتماع نسخة واحدة على الأقل من أي مواد مطبوعة تتعلق ببنود جدول أعمال الاجتماع، والتي أعدها أو وزعها المجلس أو موظفوه أو بتوجيه منهم، و: (1) وزعت خلال الاجتماع على جميع أعضاء الهيئة الإدارية؛ أو (2) وزعت قبل الاجتماع على جميع الأعضاء؛ أو (3) كانت متاحة في قاعة الاجتماع لجميع الأعضاء، وذلك لكي يطلع عليها الجمهور أثناء نظر المجلس في موضوعها. ولا ينطبق هذا على المواد المصنفة بموجب القانون على أنها غير عامة أو على المواد المتعلقة ببنود جدول أعمال اجتماع مغلق.
    
8. سيقوم المدير بنشر جدول أعمال الاجتماع على اللوحة الإعلانية الرسمية لمركز خدمات المنطقة قبل ثلاثة أيام من موعد انعقاد اجتماع مجلس الإدارة أو الجلسة الدراسية المقرر.