أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو وضع إجراءات تتعلق بحفظ سجلات مجلس إدارة المدرسة ونشر محاضر اجتماعاته الرسمية.

ثانياً: بيان عام للسياسة

تتمثل سياسة منطقة المدارس في الاحتفاظ بسجلاتها بحيث تكون متاحة للجمهور العام للاطلاع عليها، وكذلك في نشر محاضرها الرسمية وفقًا للقانون.

ثالثاً: حفظ المحاضر والسجلات

1. يتولى أمين السجل، أو من ينوب عنه، حفظ وصيانة السجلات الدائمة للمجلس، بما في ذلك محاضر اجتماعات مجلس إدارة المدرسة والسجلات الأخرى المطلوبة للمجلس. ويجب تسجيل جميع الأصوات التي يتم الإدلاء بها في الاجتماعات التي يُشترط أن تكون مفتوحة للجمهور بموجب قانون مينيسوتا للاجتماعات المفتوحة، في دفتر يتم الاحتفاظ به لهذا الغرض. يجب أن تكون السجلات العامة التي يحتفظ بها المقاطعة متاحة للجمهور للاطلاع عليها خلال ساعات العمل العادية للمقاطعة. يجب أن تكون محاضر الاجتماعات متاحة للاطلاع عليها في المكاتب الإدارية للمقاطعة، بعد موافقة المجلس عليها. يجب أن يوافق المجلس على محضر اجتماع مجلس إدارة المدرسة أو يعدله في اجتماع لاحق، ويجب أن ينعكس هذا الإجراء في المحضر الرسمي لذلك الاجتماع اللاحق.
    
2. تسجيلات الجلسات المغلقة
    
   1. يجب تسجيل جميع الجلسات المغلقة إلكترونيًا على نفقة المقاطعة، باستثناء تلك التي تُعقد بشكل مغلق بموجب امتياز السرية بين المحامي وموكله. ويجب أن يتم تسجيل الجلسات المغلقة بشكل منفصل عن تسجيلات الجلسات المفتوحة، في حال تم تسجيل هذه الجلسات. وإذا عُقدت جلسة مغلقة لمناقشة أكثر من موضوع واحد، فيجب تسجيل كل موضوع على حدة.
       
   2. يجب على المقاطعة الاحتفاظ بتسجيلات الاجتماعات المغلقة للفترات الزمنية التالية:
      1. يجب الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات المغلقة التي تُعقد لمناقشة استراتيجية المفاوضات العمالية لمدة سنتين (2) بعد توقيع العقد.
          
      2. يجب الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات المغلقة التي تُعقد لمناقشة المسائل الأمنية لمدة أربع (4) سنوات على الأقل.
          
      3. يجب الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات المغلقة التي تُعقد لمناقشة شراء أو بيع العقارات لمدة لا تقل عن ثماني (8) سنوات بعد تاريخ انعقاد الاجتماع.
          
      4. يجب على منطقة التعليم الاحتفاظ بسجلات جميع الاجتماعات المغلقة الأخرى لمدة لا تقل عن ثلاث (3) سنوات بعد تاريخ انعقاد الاجتماع.
          
      5. بعد انقضاء المدة المذكورة أعلاه، يجب الاحتفاظ بتسجيلات الجلسات المغلقة وفقًا لما هو منصوص عليه في جدول الاحتفاظ بالسجلات الخاص بالمنطقة التعليمية.
          
   3. يجب أن تصنف المقاطعة تسجيلات الجلسات المغلقة على أنها بيانات محمية غير عامة لا يمكن للجمهور أو لأي شخص معني بها الاطلاع عليها، مع الاستثناءات التالية:

1. تُصنف تسجيلات اجتماعات استراتيجية المفاوضات العمالية على أنها بيانات عامة، وتُتاح للجمهور بعد توقيع المقاطعة على جميع عقود العمل الخاصة بالفترة المالية الحالية.
    
2. تُصنف محاضر الاجتماعات المتعلقة بشراء أو بيع الممتلكات على أنها بيانات عامة، وتُتاح للجمهور بعد أن يتم شراء أو بيع جميع الممتلكات العقارية أو المنقولة التي نوقشت في الاجتماع، أو بعد أن يتخلى المقاطعة عن عملية الشراء أو البيع.
    
3. تُصنف تسجيلات أي اجتماعات مغلقة أخرى و/أو يُسمح بنشرها وفقًا لما ينص عليه أمر المحكمة.

4. يجب حفظ تسجيلات الجلسات المغلقة بشكل منفصل عن تسجيلات الجلسات المفتوحة، بقدر ما يحتفظ المقاطعة بتسجيلات الجلسات المفتوحة، باستثناء التسجيلات التي تم تصنيفها على أنها بيانات عامة وفقًا لما هو منصوص عليه في القسم الثالث (ب) 3 أعلاه. كما يجب حفظ تسجيلات الجلسات المغلقة المصنفة على أنها بيانات غير عامة في مكان آمن، منفصل عن التسجيلات المصنفة على أنها بيانات عامة.
    
5. يجب الاحتفاظ بتسجيلات الاجتماعات المغلقة بطريقة تتيح تحديد تصنيف البيانات الخاص بالتسجيل بسهولة. ويجب أن تتضمن التسجيلات على الأقل المعلومات التالية:

أ. تاريخ انعقاد الجلسة المغلقة؛

ب. الأسباب التي دعت إلى إغلاق الجلسة (مثل: استراتيجية المفاوضات العمالية، أو شراء أو بيع العقارات، أو البيانات التعليمية، وما إلى ذلك)؛ و

ج. تصنيف البيانات.

6. يجب الاحتفاظ بتسجيلات الاجتماعات المغلقة المتعلقة باستراتيجية المفاوضات العمالية وشراء أو بيع الممتلكات ومراقبتها بطريقة تجعل التسجيل يُصنف كملف عام عند وقوع حدث يستدعي إعادة تصنيف تلك البيانات وفقًا لما هو منصوص عليه في القسم الثالث (ب) 3 أعلاه.

الرابع - نشر المحاضر الرسمية

1. يتعين على المجلس نشر محاضر اجتماعاته الرسمية مرة واحدة في الجريدة الرسمية للمنطقة في غضون ثلاثين (30) يومًا من تاريخ انعقاد الاجتماع الذي تم فيه إعداد المحضر؛ ومع ذلك، إذا كان المجلس يعقد اجتماعات دورية لا تزيد عن مرة واحدة كل ثلاثين (30) يومًا، فلا يلزم المجلس بنشر المحاضر إلا بعد مرور عشرة (10) أيام من تاريخ اعتمادها من قبله.
    
2. يجب أن تكون محاضر الجلسات المقرر نشرها كاملة بما يكفي لتقديم عرض دقيق لما دار في الجلسة. ويجب أن تتضمن جوهر جميع الإجراءات الرسمية التي اتخذها المجلس في أي اجتماع عادي أو استثنائي، وأن تتضمن على الأقل موضوع الاقتراح، والأشخاص الذين قدموا الاقتراح وأيدوه، وقائمة بكيفية تصويت كل عضو حاضر على الاقتراح، وطبيعة القرارات المطروحة بما في ذلك وصف موجز لموضوعها وما إذا كانت قد اعتمدت أم رُفضت. ويجوز أن تتضمن محاضر اجتماعات المجلس وسجلاته الدائمة تفاصيل أكثر مما هو مطلوب للنشر مع المحاضر الرسمية. وإذا لم تكن المحاضر قد حظيت بعد بموافقة المجلس، يجوز أن تعكس المحاضر المقرر نشرها هذه الحقيقة.
    
3. قد تكون محاضر الجلسات المقرر نشرها عبارة عن ملخص للعناصر الأساسية للمحاضر، و/أو للقرارات والإجراءات الرسمية الأخرى التي يتخذها المجلس. ويجب أن يُكتب هذا الملخص بأسلوب واضح ومتسق، وأن يتجنب، قدر الإمكان، استخدام المصطلحات الفنية أو القانونية التي لا تكون مألوفة عمومًا لدى الجمهور. وعند نشر الملخص، يجب أن يشير المنشور بوضوح إلى أن المادة المنشورة ليست سوى ملخص وأن النص الكامل متاح للاطلاع العام في المكاتب الإدارية للمنطقة، وأن نسخة من المحاضر، بخلاف المرفقات بالبروتوكول، متاحة مجانًا في مكاتب المنطقة أو عن طريق البريد العادي أو الإلكتروني.