أولاً: الغرض

1. يتبنى المجلس فلسفة الشفافية في إدارة شؤونه، إيماناً منه بأن الشفافية تؤدي إلى برامج أفضل، وكفاءة أكبر في إدارة البرامج، ومنظمة أكثر استجابة لمصلحة الجمهور وأقل عرضة لتأثير المصالح الخاصة. ويجب على المجلس إدارة شؤونه انطلاقاً من مبدأ الشفافية. وفي الوقت نفسه، يقر المجلس بحقوق الخصوصية للأفراد ويحترمها وفقاً لما ينص عليه القانون. كما يقر المجلس بوجود استثناءات معينة لقانون مينيسوتا للاجتماعات المفتوحة على النحو المنصوص عليه في القانون، حيث تقرر أنه في ظروف محدودة، يتم خدمة المصلحة العامة على أفضل وجه من خلال إغلاق اجتماع المجلس.
    
2. الغرض من هذه السياسة هو توفير إرشادات تضمن حق الجمهور في حضور اجتماعات مجلس إدارة المدرسة، مع حماية حقوق الفرد في الخصوصية بموجب القانون، وإغلاق الجلسات عندما تقتضي المصلحة العامة ذلك وفقًا لما ينص عليه القانون.

ثانياً: بيان عام للسياسة

أ. ما لم ينص القانون صراحةً على خلاف ذلك، تكون جميع اجتماعات المجلس مفتوحة للجمهور.

ب. لا تُعقد الجلسات في غياب الجمهور إلا بموجب إذن صريح من القانون.

ثالثاً: التعريف

يُقصد بـ«الاجتماع» تجمع ما لا يقل عن النصاب القانوني أو أكثر من أعضاء المجلس، حيث يناقش الأعضاء أو يتخذون قرارات أو يتلقون معلومات بشكل جماعي بشأن المسائل المتعلقة بالأعمال الرسمية للمجلس. ويشمل هذا المصطلح أيضًا «جلسات الدراسة» و«جلسات الاستماع». ولا يشمل هذا المصطلح التجمعات العفوية أو الاجتماعية.

الرابع: الإجراءات

أ. الاجتماعات

1. الاجتماعات الدورية

يجب الاحتفاظ بجدول اجتماعات المجلس العادية في ملفات مكاتبه الرئيسية. وإذا قرر المجلس عقد اجتماع عادي في وقت أو مكان يختلف عن الوقت أو المكان المحددين في الجدول، فعليه إصدار إخطار بالاجتماع بنفس الطريقة المتبعة في حالة الاجتماعات الاستثنائية. وتشمل الاجتماعات العادية «جلسات دراسية» يجتمع خلالها المجلس لمناقشة القضايا أو تلقي المعلومات، حتى لو لم يقم المجلس بإجراء تصويت رسمي.

2. الاجتماعات الاستثنائية

1. الاجتماع الاستثنائي هو اجتماع يُدعى لعقده لغرض محدد، وغالبًا ما يُعقد في وقت ومكان مختلفين عن الاجتماع العادي. وبالنسبة للاجتماع الاستثنائي، يتعين على مجلس الإدارة نشر إخطار كتابي يتضمن تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه والغرض منه على لوحة الإعلانات الرئيسية بالمنطقة. وتقتصر إجراءات مجلس الإدارة في الاجتماع الاستثنائي على الموضوعات الواردة في الإخطار.
    
2. كما يجب إرسال الإشعار بالبريد أو تسليمه بأي طريقة أخرى إلى كل شخص قدم طلبًا خطيًا للحصول على إشعار بالاجتماعات الاستثنائية.
    
3. يجب نشر هذا الإشعار وإرساله بالبريد أو تسليمه قبل موعد انعقاد الاجتماع بثلاثة أيام على الأقل. وكبديل عن إرسال الإشعار بالبريد أو تسليمه بأي طريقة أخرى إلى الأشخاص الذين قدموا طلبًا خطيًا، يجوز للمجلس نشر الإشعار مرة واحدة، قبل موعد انعقاد الاجتماع بثلاثة أيام على الأقل، في الجريدة الرسمية للمنطقة.
    
4. يجوز للشخص الذي يقدم طلبًا للحصول على إخطار بالاجتماعات الاستثنائية أن يقصر طلبه على مواضيع معينة، وفي هذه الحالة يتعين على المجلس إرسال إخطار إلى ذلك الشخص بشأن تلك المواضيع المحددة فقط.
    
5. سيحدد المجلس تاريخ انتهاء صلاحية طلبات الإخطار بعقد اجتماعات استثنائية، ويشترط إعادة تقديم الطلب مرة واحدة كل عام. وقبل 60 يوماً على الأكثر من تاريخ انتهاء صلاحية طلب الإخطار، يتعين على المجلس إرسال إخطار بضرورة إعادة تقديم الطلب إلى كل شخص كان قد قدم طلباً خلال العام السابق.

3. الاجتماعات الطارئة

1. الاجتماع الطارئ هو اجتماع استثنائي يُدعى إليه بسبب ظروف ترى الإدارة أنها تستلزم النظر فيها على الفور ولا يمكن أن تستوفي متطلبات الإخطار الخاصة بالاجتماعات.
    
2. يجوز للرئيس أو أمين السر أو بأغلبية أصوات أعضاء المجلس الدعوة إلى عقد اجتماع طارئ.
    
3. في حال تمت مناقشة مسائل لا ترتبط مباشرة بحالة الطوارئ أو اتخاذ إجراءات بشأنها، يجب أن يتضمن محضر الاجتماع وصفاً محدداً لتلك المسائل.
    
4. تشكل الإجراءات التالية الإخطار المطلوب لعقد اجتماع طارئ، ولا تسري متطلبات الإخطار الخاصة بالاجتماعات الاستثنائية الأخرى.
    
   1. يجب على المجلس بذل جهود حسنة النية لإخطار كل وسيلة إعلامية قدمت طلبًا خطيًا بالحصول على إخطار بالاجتماع الطارئ، شريطة أن يتضمن الطلب رقم هاتف الوسيلة الإعلامية.
       
   2. يتم إخطار الأعضاء بعقد الاجتماع الطارئ عبر الهاتف أو بأي وسيلة أخرى تُستخدم لإخطار أعضاء مجلس الإدارة.
       
   3. يجب إرسال الإخطار إلى كل وسيلة إعلامية قدمت طلبًا خطيًا للحصول على الإخطار، وذلك في أقرب وقت ممكن عمليًا بعد إخطار أعضاء مجلس الإدارة.
       
   4. يجب أن يتضمن الإشعار موضوع الاجتماع.

4. الجلسات المؤجلة أو المستمرة

إذا كان الاجتماع عبارة عن جلسة مؤجلة أو متابعة لاجتماع سابق، وكان موعد ومكان الاجتماع قد تم تحديدهما خلال الاجتماع السابق وتدوينهما في محضر ذلك الاجتماع، فلا داعي لإصدار إشعار آخر أو إرساله بالبريد.

5. إخطار بشأن الجلسات المغلقة

تنطبق متطلبات الإخطار الموضحة في هذه السياسة على الاجتماعات المفتوحة والمغلقة على حد سواء.

6. الإخطار الفعلي

إذا تلقى شخص ما إخطارًا فعليًا بعقد اجتماع لمجلس الإدارة قبل 24 ساعة على الأقل من موعد انعقاده، تُعتبر جميع شروط الإخطار مستوفاة فيما يتعلق بهذا الشخص، بغض النظر عن طريقة استلام الإخطار.

7. جائحة صحية أو حالة طوارئ مُعلنة

في حالة حدوث جائحة صحية أو إعلان حالة طوارئ بموجب الفصل 12 من قانون ولاية مينيسوتا، يجوز عقد الاجتماع عبر الهاتف أو أي وسيلة إلكترونية أخرى وفقًا للمادة 13D.021 من قانون ولاية مينيسوتا.

ب. الأصوات

يجب تسجيل أصوات أعضاء مجلس الإدارة في سجل يُحتفظ به لهذا الغرض، ويجب أن يكون هذا السجل متاحًا للجمهور خلال جميع ساعات العمل العادية في المكاتب الإدارية للمنطقة.

ج. المواد المكتوبة

1. في أي اجتماع مفتوح، يجب أن تتوفر في قاعة الاجتماع نسخة من أي مواد مطبوعة تتعلق ببنود جدول الأعمال، يكون المجلس أو موظفوه قد أعدوها أو وزعوها، وتكون قد وزعت على جميع أعضاء المجلس أو متاحة لهم، وذلك لكي يطلع عليها الجمهور أثناء مناقشة المجلس للموضوعات المعنية.
    
2. لا ينطبق هذا الحكم على المواد التي لا يصنفها القانون على أنها عامة، أو على المواد المتعلقة ببنود جدول أعمال أي اجتماع مغلق.

د. البيانات

1. باستثناء ما هو موضح أدناه في القسم (هـ) المتعلق بالاجتماعات المغلقة، لا يجوز أن تكون الاجتماعات مغلقة لمجرد أن البيانات المقرر مناقشتها ليست بيانات عامة.
    
2. يجوز مناقشة البيانات غير العامة في اجتماع مفتوح إذا كان الكشف عنها يتعلق بمسألة تقع ضمن نطاق صلاحيات المجلس، وكان ذلك ضروريًا بشكل معقول لإنجاز الأعمال أو البند المدرج على جدول أعمال المجلس.
    
3. تحتفظ البيانات التي تتم مناقشتها في اجتماع مفتوح بتصنيفها الأصلي؛ ومع ذلك، يجب أن يكون محضر الاجتماع، بغض النظر عن شكله، متاحًا للجمهور.

هـ. الجلسات المغلقة

1. استراتيجية المفاوضات العمالية

1. يجوز لمجلس الإدارة، بأغلبية الأصوات في اجتماع علني، أن يقرر عقد اجتماع مغلق للنظر في استراتيجية المفاوضات العمالية، بما في ذلك استراتيجيات التفاوض أو المستجدات أو مناقشة ومراجعة مقترحات المفاوضات العمالية.
    
2. يُعلن عن موعد ومكان انعقاد الجلسة المغلقة خلال الجلسة العامة. ويُتاح للجمهور، بعد انتهاء الجلسة المغلقة، سجل مكتوب بأسماء أعضاء المجلس وجميع الأشخاص الآخرين الحاضرين في الجلسة المغلقة. ويجب تسجيل وقائع الجلسة صوتياً، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل الصوتي لمدة سنتين بعد توقيع العقد الذي نوقش في الجلسة. ويُتاح التسجيل للجمهور بعد توقيع المجلس على جميع عقود العمل الخاصة بالفترة المالية الحالية.

2. الجلسات التي أغلقتها مصلحة خدمات الوساطة

تُعتبر جميع المفاوضات وجلسات الوساطة وجلسات الاستماع التي تجري بين المجلس وموظفيه أو ممثليهم اجتماعات عامة، ما لم ينص مفوض مكتب خدمات الوساطة على خلاف ذلك. ويجب تسجيل أي اجتماع مغلق إلكترونيًا على نفقة المقاطعة، كما يجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ انعقاد الاجتماع. ولا يُتاح هذا التسجيل للجمهور.

3. النظر الأولي في التهم

يجب على المجلس أن يعقد اجتماعًا واحدًا أو أكثر مغلقًا للنظر الأولي في الادعاءات أو التهم الموجهة ضد أي فرد خاضع لسلطته. وإذا توصل أعضاء المجلس إلى أن هناك ما يبرر اتخاذ إجراء تأديبي من أي نوع نتيجة لتلك التهم أو الادعاءات المحددة، فيجب أن تكون أي اجتماعات أو جلسات استماع أخرى تتعلق بتلك التهم أو الادعاءات المحددة، والتي تُعقد بعد التوصل إلى ذلك الاستنتاج، مفتوحة للجمهور. كما يجب أن تكون الجلسة مفتوحة بناءً على طلب الشخص الذي هو موضوع الجلسة. يجب تسجيل الجلسة المغلقة إلكترونيًا على نفقة المنطقة، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ الجلسة. ولا يُتاح التسجيل للجمهور.

4. تقييمات الأداء

يجوز لمجلس الإدارة أن يعقد جلسة مغلقة لتقييم أداء أي فرد يخضع لسلطته. وعلى مجلس الإدارة تحديد هوية الفرد المراد تقييمه قبل عقد الجلسة المغلقة. وفي الجلسة المفتوحة التالية، يتعين على مجلس الإدارة تقديم ملخص لاستنتاجاته بشأن التقييم. ويجب أن تكون الجلسة مفتوحة بناءً على طلب الفرد الذي هو موضوع الجلسة. يجب تسجيل الجلسة المغلقة إلكترونيًا على نفقة المنطقة، ويجب تأمين التسجيل وحفظه لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ الجلسة. تقع مسؤولية أمن هذه الأشرطة على عاتق رئيس المجلس. التسجيل غير متاح للجمهور.

5. لقاء المحامي بموكله

يجوز عقد اجتماع مغلق إذا سمحت بذلك سرية العلاقة بين المحامي وموكله. وتسري سرية العلاقة بين المحامي وموكله عندما يكون التقاضي وشيكًا أو مهددًا، أو عندما يحتاج المجلس إلى مشورة تتجاوز مستوى المشورة القانونية العامة، أي فيما يتعلق بأفعال محددة وعواقبها القانونية. يجوز إغلاق الاجتماع لطلب المشورة القانونية بشأن استراتيجية التقاضي، ولكن مجرد التهديد بأن التقاضي قد يكون نتيجة لاتخاذ قرار بشأن مسألة ما بطريقة أو بأخرى لا يبرر، في حد ذاته، إغلاق الاجتماع. يجب أن يصف طلب إغلاق الاجتماع على وجه التحديد المسألة التي سيتم مناقشتها في الاجتماع المغلق، مع مراعاة اعتبارات الخصوصية والسرية ذات الصلة بموجب قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية. لا يشترط القانون تسجيل مثل هذا الاجتماع.

6. جلسة الاستماع بشأن الفصل من العمل

1. تكون جلسة الاستماع المتعلقة بفصل معلم مرخص عامة أو سرية حسب اختيار المعلم. أما جلسة الاستماع المتعلقة بإخضاع المعلمين لإجازة إجبارية، فتكون عامة.
    
2. تكون جلسة الاستماع المتعلقة بفصل الطالب بموجب «قانون الفصل العادل للطلاب» مغلقة، ما لم يطلب الطالب أو أحد الوالدين أو الوصي عقد جلسة مفتوحة.
    
3. في حالة عقد جلسة استماع أمام مجلس الإدارة بشأن فصل معلم أو طالب، وتكون هذه الجلسة مغلقة، يجب تسجيل الجلسة المغلقة إلكترونيًا على نفقة المنطقة التعليمية، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ الجلسة. ولا يُتاح هذا التسجيل للجمهور.

7. المدربون؛ فرصة للرد

1. إذا قررت اللجنة عدم تجديد عقد مدرب رئيسي لفريق الجامعة، سواء كان حاصلاً على ترخيص أم لا، فيجب عليها إخطار المدرب بهذا القرار في غضون 14 يومًا.
    
2. وإذا طلب المدرب معرفة أسباب عدم تجديد العقد، يجب على مجلس الإدارة إبلاغه بهذه الأسباب كتابةً في غضون 10 أيام من استلام الطلب.
    
3. بناءً على طلب المدرب، يجب على مجلس الإدارة أن يتيح للمدرب فرصة معقولة للرد على الأسباب المطروحة خلال اجتماع مجلس إدارة المدرسة.
    
4. يجوز أن يكون الاجتماع مفتوحًا أو مغلقًا حسب اختيار المدرب، ما لم يكن الاجتماع مغلقًا لمناقشة بيانات تعليمية أو بيانات أخرى معينة غير عامة على النحو المبين أدناه في القسم E.8.
    
5. يجب تسجيل الجلسة المغلقة إلكترونيًا على نفقة المنطقة التعليمية، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ انعقاد الجلسة. ولا يُتاح هذا التسجيل للجمهور.

8. اجتماعات لمناقشة بعض البيانات غير العامة

أ. يجب أن يكون أي جزء من الاجتماع مغلقًا إذا تمت مناقشة الأنواع التالية من المعلومات:

1. البيانات التي من شأنها الكشف عن هوية الضحايا المزعومين أو المبلغين عن سلوك جنسي إجرامي، أو عنف منزلي، أو إساءة معاملة القاصرين أو البالغين المستضعفين؛
    
2. بيانات التحقيق النشطة التي تم جمعها أو إنشاؤها من قِبل إحدى أجهزة إنفاذ القانون؛
    
3. البيانات التعليمية أو الصحية أو الطبية أو المتعلقة بالرعاية الاجتماعية أو الصحة النفسية التي لا تُعد بيانات عامة؛ أو
    
4. السجلات الطبية الشخصية للفرد.

ب. يجب تسجيل الجلسة المغلقة إلكترونيًا على نفقة المنطقة التعليمية، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ انعقاد الجلسة. ولا يُتاح هذا التسجيل للجمهور.

9. شراء وبيع العقارات

1. يجوز لمجلس الإدارة أن يعقد جلسة مغلقة:
   
   1. لتحديد سعر الطلب على الممتلكات العقارية أو المنقولة التي سيقوم المقاطعة ببيعها؛
   2. لمراجعة بيانات التقييم السرية أو غير العامة؛ و
   3. لوضع أو النظر في العروض أو العروض المضادة لشراء أو بيع الممتلكات العقارية أو المنقولة.

2. قبل اختتام الجلسة، يجب على المجلس أن يحدد في المحضر الممتلكات العقارية أو المنقولة المحددة التي تشكل موضوع الجلسة المغلقة.
    
3. يجب تسجيل الجلسة المغلقة على شريط صوتي على نفقة المنطقة. ويجب الاحتفاظ بالشريط لمدة ثماني سنوات بعد تاريخ الجلسة، وإتاحته للجمهور بعد شراء أو بيع جميع الممتلكات العقارية أو المنقولة التي نوقشت في الجلسة، أو بعد أن يتخلى المجلس عن الشراء أو البيع. ويجب تحديد الممتلكات العقارية أو المنقولة التي تشكل موضوع الجلسة المغلقة بشكل محدد في الشريط. يجب إتاحة قائمة بأعضاء المجلس وجميع الأشخاص الآخرين الحاضرين في الاجتماع المغلق للجمهور بعد انتهاء الاجتماع المغلق.
    
4. إن أي اتفاق يتم التوصل إليه بناءً على عرض تمت مناقشته في جلسة مغلقة يتوقف على موافقة مجلس الإدارة عليه في جلسة مفتوحة. ويجب أن تتم الموافقة على عملية الشراء أو البيع الفعلية في جلسة مفتوحة، كما أن سعر الشراء أو البيع يعد من المعلومات العامة.

10. المسائل الأمنية

1. يجوز للمجلس أن يعقد جلسة مغلقة للاستماع إلى إحاطات وتقارير أمنية، ومناقشة القضايا المتعلقة بأنظمة الأمن، ومناقشة إجراءات الاستجابة لحالات الطوارئ، ومناقشة أوجه القصور الأمنية في الخدمات العامة والبنية التحتية والمرافق أو التوصيات المتعلقة بها، إذا كان الكشف عن المعلومات التي تتم مناقشتها يشكل خطراً على السلامة العامة أو يعرض إجراءات الأمن أو استجاباته للخطر.
    
2. يجب مناقشة المسائل المالية المتعلقة بشؤون الأمن، كما يجب اتخاذ جميع القرارات المالية ذات الصلة في جلسة مفتوحة.
    
3. قبل اختتام الجلسة، يجب على مجلس الإدارة الإشارة إلى المرافق أو الأنظمة أو الإجراءات أو الخدمات أو البنى التحتية التي سيتم النظر فيها خلال الجلسة المغلقة.
    
4. يجب تسجيل الجلسة المغلقة على شريط صوتي على نفقة المقاطعة، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة أربع سنوات على الأقل.

11. اجتماعات أخرى

وتُعقد الاجتماعات الأخرى بشكل مغلق وفقًا لما ينص عليه القانون، باستثناء ما ورد أعلاه. ويجب تسجيل الاجتماع المغلق إلكترونيًّا على نفقة المنطقة التعليمية، ويجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات بعد تاريخ انعقاد الاجتماع. ولا يُتاح هذا التسجيل للجمهور.

واو - إجراءات اختتام الاجتماع

يجب على مجلس الإدارة الإعلان عن انعقاد أي اجتماع مغلق بنفس الطريقة المتبعة في الإعلان عن الاجتماعات المفتوحة. ولا يجوز إغلاق اجتماع مجلس إدارة المدرسة إلا بعد تصويت الأغلبية في اجتماع عام. وقبل إغلاق الاجتماع، يجب على المجلس أن يسجل في المحضر الصلاحية المحددة التي تسمح بإغلاق الاجتماع، وأن يحدد الموضوع المقرر مناقشته.