أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو تنظيم سفر أعضاء مجلس إدارة المدرسة خارج الولاية وفقًا لما ينص عليه القانون.

ثانياً: بيان عام للسياسة

يقع على عاتق أعضاء مجلس إدارة المدرسة التزام بالاطلاع على المهام والواجبات المحددة لأعضاء المجلس، والتعرّف على القضايا التي قد تؤثر على منطقة التعليم، واكتساب فهم أساسي لشؤون التمويل والميزانية المدرسية، واكتساب المعرفة الكافية للامتثال للقوانين واللوائح والأنظمة الفيدرالية والولائية والمحلية، فضلاً عن سياسات منطقة التعليم التي تتعلق بمهامهم كأعضاء في مجلس إدارة المدرسة. وفي بعض الأحيان، قد يكون من المناسب لأعضاء مجلس إدارة المدرسة السفر خارج الولاية من أجل الوفاء بالتزاماتهم.

ثالثاً: السفر المناسب

يُعتبر السفر خارج الولاية ملائماً عندما يرى مجلس إدارة المدرسة أن من المناسب لأعضائه اكتساب المعرفة والمعلومات اللازمة لتمكينهم من الاضطلاع بمسؤولياتهم كأعضاء في المجلس. ويُفترض أن السفر لحضور الاجتماعات الإقليمية أو الوطنية التي تعقدها «الرابطة الوطنية لمجالس إدارة المدارس» يفي بهذا الغرض. أما السفر لحضور اجتماعات أخرى خارج الولاية، والتي ينوي العضو طلب تعويض نفقاتها من منطقة التعليم، فيجب أن يحصل على موافقة مسبقة من مجلس إدارة المدرسة.

الرابع. المصروفات القابلة للاسترداد

قد تشمل النفقات التي سيتم سدادها تكاليف النقل والوجبات والإقامة ورسوم التسجيل والمواد المطلوبة ورسوم وقوف السيارات والإكراميات، بالإضافة إلى أي نفقات أخرى معقولة وضرورية تتعلق بالمنطقة التعليمية.

خامساً: التعويض

1. يجب تفصيل طلبات استرداد التكاليف في النموذج الرسمي الخاص بالمنطقة التعليمية، وتقديمها إلى المسؤول المعين. ويجب إرفاق إيصالات الإقامة، والنقل التجاري، والتسجيل، وغيرها من النفقات المعقولة والضرورية بنموذج استرداد التكاليف.
    
2. يتم سداد تكاليف السفر بالسيارة وفقًا لمعدل المسافة المحدد من قبل مجلس إدارة المدرسة. أما بالنسبة لوسائل النقل التجارية، فيجب أن تعتمد على أسعار الدرجة الاقتصادية، ولا يتم سداد التكاليف إلا مقابل التكلفة الفعلية للرحلة.
    
3. يجب أن تكون المبالغ المقرر سدادها في حدود المخصصات المعتمدة في ميزانية مجلس إدارة المدرسة، بما في ذلك حضور ورش العمل والمؤتمرات.

السادس - وضع التوجيهات والمبادئ التوجيهية

يجب على مدير التعليم وضع جدول بمعدلات سداد النفقات الإدارية للمنطقة التعليمية، بما في ذلك النفقات التي تتطلب موافقة مسبقة ومعدلات سداد محددة. كما يجب على مدير التعليم وضع توجيهات وإرشادات تتناول طرق وتوقيتات تقديم طلبات السداد.

السابع. المراجعة السنوية

يجب أن يقوم مجلس إدارة المدرسة بمراجعة هذه السياسة سنويًا.