أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو تحديد التوقعات المطلوبة من اللجنة الاستشارية المالية والإجراءات المتعلقة بعملها.

ثانياً: بيان عام للسياسة

يمارس مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة إدارة حكيمة ومبتكرة للموارد العامة، وتلتزم بالسعي للحصول على آراء المجتمع المحلي عند اتخاذ القرارات. ويمكن لأعضاء المجتمع المحلي الذين يمثلون قطاع الأعمال، والذين يتمتعون بالموهبة والخبرة في مجالات الإدارة والشؤون المالية، أن يشكلوا رصيدًا مهمًا في إدارة شؤون المقاطعة. وقد أنشأ مجلس إدارة المدارس «اللجنة الاستشارية المالية» لتقديم المشورة والتوصيات حسب الحاجة.

ثالثاً: العضوية

1. تتألف اللجنة من أفراد من المجتمع المحلي وأعضاء مجلس إدارة المدرسة وموظفي المدرسة:

يجوز لأي فرد من أفراد المجتمع المحلي، بما في ذلك أعضاء مجلس إدارة المدرسة والمسؤولون الإداريون، ترشيح عضو في اللجنة الاستشارية إلى المسؤول الإداري المكلف بإدارة اللجنة المعنية، أو إلى مدير التعليم.

يجب على المسؤول المعني أن يوصي مجلس إدارة المدرسة بتعيين العضو المقترح.

سيقرر مجلس الإدارة قبول العضو المقترح أو رفضه.

2. مدة العضوية: يُعيَّن كل عضو مواطن جديد سنويًّا لمدة ثلاث سنوات. ولا يوجد حد أقصى لعدد الفترات التي يمكن للمواطن أن يخدم خلالها. وتبدأ فترات العضوية فور موافقة مجلس إدارة المدرسة. كما سيقوم مجلس إدارة المدرسة كل عام بالتصديق على استمرار عضوية الأعضاء المواطنين الذين لم يحن موعد تجديد فتراتهم. سيعمل أمين صندوق مجلس إدارة المدرسة في اللجنة بالتزامن مع فترة ولايته كأمين صندوق. يتولى مجلس إدارة المدرسة مسؤولية تعيين أعضاء اللجنة.
   
   في حالة استقالة عضو من اللجنة في منتصف العام، يقوم أمين صندوق مجلس إدارة المدرسة ومدير المدرسة بتعيين عضو بديل مؤقت. ويكون الأعضاء المؤقتون مؤهلين للتعيين لفترة ولاية كاملة في العام التالي.
    
3. الرئيس: تنتخب اللجنة رئيسًا لها في أول اجتماع مقرر.
    
4. يضطلع المدير التنفيذي للشؤون المالية والعمليات بدور المنسق الإداري للجنة.

الرابع. التوقعات

وتكون التوقعات المتعلقة بعمل اللجنة على النحو التالي:

1. تقديم اقتراحات بشأن طرق محسّنة لتمويل وإدارة المنطقة وبرامجها بهدف الاستفادة بشكل أكثر فعالية من مواردها المالية المحدودة.
    
2. مراجعة والتعليق على الافتراضات والاتجاهات الأساسية التي تستند إليها التوقعات المالية طويلة الأجل، ومراجعة والتعليق على السياسة المالية، وعلى الضريبة السنوية، وعلى تقرير الميزانية السنوي، وعلى تقرير التدقيق السنوي.
    
3. مراجعة المقترحات الصادرة داخليًّا أو من الجمهور العام والمتعلقة بعمليات البرامج وكفاءتها، والتعليق عليها.
    
4. مراجعة مسودات بيانات المواقف التشريعية التي تتناول قضايا تمويل المدارس والتعليق عليها، لتقديم توصيات بشأنها إلى مجلس إدارة المدارس قبل 30 نوفمبر من كل عام.
    
5. تقديم التوصيات التي تراها اللجنة مناسبة لعرضها على مجلس إدارة المدرسة.

خامساً: الاتصالات

1. تقديم تقارير دورية إلى مجلس إدارة المدرسة بشأن مناقشات ومداولات اللجنة حسب الضرورة.
    
2. تقديم تقرير (تقارير) بشأن الإجراءات والمداولات التي أجرتها أي لجان فرعية تابعة للجنة الاستشارية المالية تم تعيينها لتحليل مواضيع محددة.
    
3. أن يكونوا القناة الرئيسية للتواصل مع منطقة التعليم فيما يتعلق بالمسائل المالية، سواء من خلال تبادل المعلومات مع الجمهور أو الاستماع إلى شواغل المواطنين.
    
4. بالتعاون مع مجلس إدارة المدرسة ومنظمة CASE (العمل المجتمعي من أجل تعليم الطلاب)، عقد لقاءات مع المشرعين في المنطقة لتوضيح الأولويات التشريعية للمنطقة التعليمية.

السادس - مواعيد الاجتماعات

تُعقد الاجتماعات عادةً في الساعة 7:15 صباحًا في آخر يوم ثلاثاء من كل شهر خلال الأشهر من سبتمبر إلى نوفمبر ومن يناير إلى مايو، ما لم يقرر المدير التنفيذي للشؤون المالية والعمليات تعديل ذلك حسب الحاجة.