أولاً: الغرض

1. تلتزم هيئة إدارة المدرسة بالمساءلة والشفافية في أداء مهامها. وتقوم هيئة إدارة المدرسة بأداء مهامها على أساس افتراض الحضور الشخصي لاجتماعات الهيئة. ومع ذلك، تدرك الهيئة وتحترم أنه في حالات محدودة قد يضطر أعضاء الهيئة إلى المشاركة عن بُعد في اجتماعاتها. وتُحقق المصلحة العامة على أفضل وجه عندما تكون هناك مشاركة كاملة من جانب هيئة إدارة المدرسة.
    
2. الغرض من هذه السياسة هو تقديم إرشادات بشأن الحالات التي يجوز فيها لأعضاء مجلس الإدارة المشاركة عن بُعد.

ثانياً: بيان عام للسياسة

باستثناء ما ينص عليه القانون صراحةً والأسباب المذكورة في هذه السياسة، يجب حضور جميع اجتماعات مجلس إدارة المدرسة شخصياً.

ثالثاً: التعاريف

1.  يُقصد بـ«الاجتماع» تجمع ما لا يقل عن النصاب القانوني لأعضاء مجلس إدارة المدرسة أو النصاب القانوني لأحد اللجان أو اللجان الفرعية التابعة لمجلس إدارة المدرسة، حيث يناقش الأعضاء أو يتخذون قرارات أو يتلقون معلومات كجماعة بشأن القضايا المتعلقة بالأعمال الرسمية لمجلس إدارة المدرسة. ولا يشمل هذا المصطلح التجمعات العفوية أو الاجتماعية، أو استخدام وسائل التواصل الاجتماعي من قِبل أعضاء هيئة عامة، طالما أن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي يقتصر على التبادل مع عامة الجمهور. لأغراض قانون الاجتماعات المفتوحة، لا تشمل وسائل التواصل الاجتماعي البريد الإلكتروني.
    
2. يُقصد بـ«النصاب القانوني» حضور أغلبية الأعضاء للمشاركة. ويُعتبر كل عضو في هيئة ما يشارك في الاجتماع عبر تقنية تفاعلية حاضراً في الاجتماع لأغراض تحديد النصاب القانوني والمشاركة في جميع أعمال الاجتماع.

الرابع. إشعار

إشعار بشأن الاجتماعات الدورية ومواقع جميع الأعضاء: في حالة استخدام التكنولوجيا التفاعلية لعقد اجتماع دوري أو استثنائي أو طارئ، يتعين على الهيئة العامة إصدار إشعار يحدد مكان انعقاد الاجتماع الدوري، ويشير إلى أن الأعضاء قد يشاركون في الاجتماع عبر التكنولوجيا التفاعلية. ويجب أن يكون توقيت وطريقة إصدار الإشعار مماثلين لتلك المتبعة في الاجتماعات الأخرى وفقًا للمادة 13D.04 من قانون ولاية مينيسوتا.

خامساً: الإجراءات

يمكن عقد اجتماعات مجلس إدارة المدرسة باستخدام التكنولوجيا التفاعلية وفقًا للشروط التالية:

1. يمكن لجميع أعضاء مجلس إدارة المدرسة المشاركين في الاجتماع، أينما كانوا، سماع بعضهم البعض ورؤية بعضهم البعض، كما يمكنهم سماع ومتابعة جميع المناقشات والشهادات المقدمة في أي مكان يتواجد فيه عضو واحد على الأقل؛
    
2. يمكن لأفراد الجمهور المتواجدين في المكان المخصص لعقد الاجتماعات الدورية للهيئة مشاهدة وسماع جميع المناقشات والشهادات وجميع تصويتات أعضاء الهيئة؛
    
3. يجب أن يكون الأعضاء في مكان خالٍ من أي تدخل من الآخرين؛
    
4. يجب أن يكون لدى الأعضاء اتصال إنترنت موثوق ومستقر؛
    
5. أن يكون هناك عضو واحد على الأقل من أعضاء الهيئة حاضراً فعلياً في مكان انعقاد الاجتماع الدوري؛ و
    
6. يجب أن تتم جميع عمليات التصويت بالنداء على الأسماء، بحيث يمكن تحديد وتسجيل تصويت كل عضو بشأن كل مسألة.

المراجع القانونية:

الفصل 13 من قانون ولاية مينيسوتا (قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا)
الفصل 13D من قانون ولاية مينيسوتا (قانون الاجتماعات المفتوحة)