أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو تحديد الشروط التي بموجبها يقوم «مقاطعة مينيتونكا التعليمية المستقلة رقم 276» بتعويض بعض النفقات المهنية للموظفين. وتسري هذه السياسة على جميع موظفي المقاطعة ما لم يتم تعديلها بموجب عقد عمل فردي معتمد من مجلس إدارة المدرسة.

يجب أن يوافق المشرف المباشر للموظف مسبقًا على جميع الرحلات خارج الولاية أو أي رحلات داخل الولاية تتطلب الإقامة، وذلك باستخدام «نموذج طلب الإجازة/الإعفاء من العمل».

ثانياً: التفويض

لن تقوم المنطقة التعليمية بتعويض الموظفين إلا عن النفقات الفعلية التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بأداء مهامهم الوظيفية، والتي وافق عليها المدير العام أو من ينوب عنه. وقد تشمل هذه النفقات القابلة للتعويض تكاليف النقل والوجبات والإقامة ورسوم التسجيل والمواد المطلوبة ورسوم وقوف السيارات، بالإضافة إلى أي نفقات أخرى معقولة وضرورية تتعلق بأعمال المنطقة التعليمية.

ثالثاً: السداد

1. يجب تفصيل طلبات السداد في النماذج الرسمية الخاصة بالمنطقة وتقديمها إلى مدير المنطقة التعليمية أو من ينوب عنه. ويجب إرفاق إيصالات الإقامة والنقل التجاري وتسجيل البرامج والمصروفات الأخرى المعقولة والضرورية بنموذج السداد.
    
2. يتم سداد تكاليف السفر بالسيارة وفقًا لمعدل المسافة المحدد من قبل مجلس إدارة المدرسة. أما بالنسبة لوسائل النقل التجارية، فيجب أن تكون التذاكر وفقًا لفئة «الاقتصادية»، ولا يتم سداد التكاليف إلا عن التكلفة الفعلية للرحلة المتعلقة بالسفر المعتمد.

الرابع - وضع التوجيهات والمبادئ التوجيهية

يتعين على مجلس إدارة المدرسة اعتماد جدول بمعدلات سداد النفقات الإدارية للمنطقة التعليمية، بما في ذلك النفقات التي تتطلب موافقة مسبقة ومعدلات سداد محددة. ويتعين على المدير العام، أو من ينوب عنه، وضع توجيهات وإرشادات تتناول طرق ومواعيد تقديم طلبات السداد.

خامساً: المسؤولية

1. تتألف مسؤولية الامتثال لهذه السياسة من ثلاثة جوانب:
    
   1. يتحمل الموظف الذي يقدم طلب السداد مسؤولية التأكد من تحقيق الغرض العام وتقديم الوثائق الكافية وفقًا لما تنص عليه هذه الإجراءات.
       
   2. يتحمل المشرف الذي يوقع على طلب السداد مسؤولية التأكد من أن الموظف الذي أنفق المبلغ قد حقق غرضًا عامًا، وأن الوثائق اللازمة متوفرة، وأن إجراءات الشراء المعمول بها في المقاطعة لم يكن من الممكن استخدامها بشكل معقول لتنفيذ هذا الإنفاق.
       
   3. يتولى المسؤولون المعينون في مكتب الشؤون التجارية مسؤولية التأكد من ملء استمارة السداد بالشكل الصحيح ومن وجود التوقيع الإشرافي المناسب عليها.
       
2. إذا رأى مدير التعليم أو من ينوب عنه أو مجلس إدارة المدرسة أن النفقات التي تكبدها الموظف لم تخدم غرضًا عامًا، فسيتم رفض المطالبة وستصبح هذه النفقات من مسؤولية الموظف.
    
3. لن تقوم الإدارة بتعويض الموظف عن أي نفقات تتجاوز الحد المعقول اللازم لتحقيق الغرض العملي من المناسبة.
    
4. يجوز للمشرف الذي يوافق مسبقًا على نفقات عمل أحد الموظفين أن يفرض شروطًا معينة على هذه النفقات، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الحد الأقصى للمبلغ المعتمد للتعويض.
    
5. لن تقوم الإدارة بأي حال من الأحوال بتعويض الموظف عن تكاليف أي مشروبات كحولية أو نفقات ترفيهية أو نفقات تتعلق بالزوج أو المرافق أو الطفل أثناء وجود الموظف في رحلة رسمية تابعة للإدارة. كما لن تقوم الإدارة بتعويض أي موظف عن التكاليف التي لا يجوز للإدارة دفعها أو تحملها بموجب القانون المعمول به. ويشمل ذلك نفقات مثل غسيل الملابس، والسينما، والمكالمات الهاتفية الشخصية، والوجبات الخفيفة.
    
6. النفقات التي يُسمح بتعويض الموظف عنها:
    
   1. المسافة المسموح بها ذهابًا وإيابًا لحضور الفعاليات المتعلقة بالمنطقة وبين مباني المنطقة. ويتم دفع تعويضات المسافة للموظفين وفقًا للمعدل الحالي الذي تحدده مصلحة الضرائب. تحدد قواعد مصلحة الضرائب الداخلية الحالية المسافة المسموح بها التي يتم تعويضها. يُسمح بتعويض المسافة المقطوعة من موقع عمل الموظف إلى مؤتمر تطوير الموظفين والعودة إلى موقع عمل الموظف، ولكن لا يُسمح بتعويض المسافة المقطوعة من منزل الموظف إلى مؤتمر تطوير الموظفين والعودة إلى المنزل. لا يتم دفع تعويض المسافة المقطوعة إذا كانت المسافة الإجمالية المقطوعة أقل من مسافة التنقل المعتادة للموظف من المنزل إلى العمل.
       
   2. الوجبات، بالإضافة إلى الإكراميات، بحد أقصى 75 دولارًا في اليوم. إذا كانت الوجبة مشمولة في رسوم التسجيل في الحدث، أو تم دفع ثمنها من مصدر آخر، فلا يُسمح باسترداد تكاليف تلك الوجبة. ويجب تقديم إيصال لأي وجبة تزيد تكلفتها عن 10 دولارات.
       
   3. نفقات النقل البري المعتمدة والمصروفات الإضافية المسموح بها التي يتم تكبدها أثناء السفر نيابة عن المقاطعة. يُشجع على استخدام أقل وسائل النقل البري تكلفةً. ويُسمح بالاستثناءات عندما تقتضي الظروف، مثل الموقع أو المسافة أو مواد العرض التقديمي، استخدام سيارة أجرة أو استئجار سيارة.
       
   4. يجب ألا يتجاوز سعر الإقامة في الفنادق التجارية سعر الغرفة الفردية، ما لم يقيم موظفان في نفس الغرفة.
       
   5. لن يتم سداد النفقات المتكبدة لتوصيل خدمة الإنترنت إلا إذا كانت متعلقة بأعمال المدرسة، وبشرط الحصول على موافقة مسبقة من المسؤول الإداري المختص.
       
   6. يجب ألا يتجاوز سعر النقل التجاري سعر تذكرة الطيران في الدرجة السياحية. وفي حال استخدام سيارة خاصة بدلاً من النقل الجوي التجاري، يُرد للموظفين التكاليف الفعلية المتكبدة على ألا تتجاوز سعر تذكرة الطيران في الدرجة السياحية.
       
   7. سلفة السفر: يُسمح للمنطقة التعليمية بدفع سلفة للموظفين لتغطية نفقات الاجتماعات أو السفر. وتقتصر هذه السلفة على النفقات المتوقعة للتسجيل والنقل والإقامة. ويجب أن يوافق المدير العام، أو من ينوب عنه، على كل طلب، كما يجب تقديم الإيصالات بعد إتمام رحلة السفر المعتمدة.
       
   8. السلع منخفضة السعر التي تبلغ قيمتها 100 دولار أو أقل، ولا يُنصح بشرائها باستخدام أمر شراء صادر عن المنطقة.
       
   9. المشتريات الطارئة التي لا تسمح فيها الإجراءات العادية للمشتريات بالإنجاز في الوقت المناسب.