مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.9 HIPAA – طلب تعديل

طلب تعديل

الهدف: وضع مبادئ توجيهية تتعلق بحق الفرد في طلب تعديل معلوماته الصحية المحمية.

السياسة: ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 للأفراد بطلب تعديل معلوماتهم الصحية المحمية، ما لم تنص هذه السياسة أو القانون على خلاف ذلك.

الإجراء:

1. ستقوم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بالتصرف بناءً على طلب أي موظف لتعديل معلوماته الصحية المحمية (PHI) في غضون 60 يومًا من استلام الطلب.
    
2. تشمل التعديلات التي ستجريها مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 على نظام PHI، على سبيل المثال لا الحصر، البيانات التالية:
    
   1. المعلومات الديموغرافية للمرضى.
       
   2. معلومات التأمين.
       
3. وإذا تعذر الوفاء بشرط الـ 60 يومًا، فسيقوم المكتب بتقديم بيان خطي إلى المريض يوضح أسباب التأخير وتاريخ الانتهاء الذي سيتم فيه تلبية الطلب. وسيؤدي ذلك إلى تمديد الموعد النهائي لمدة 60 يومًا إضافية.
    
4. في حالة إجراء تعديل على المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بأي فرد (تغيير في البيانات الشخصية، أو إضافة إلى تلك البيانات، وما إلى ذلك)، يتعين على الموظف إخطار المريض بإتمام التغيير في الوقت المناسب. كما يتعين على الموظف إطلاع المريض على هوية الأفراد أو الكيانات التي سيتم إطلاعها على هذا التعديل.
    
5. سيتم إخطار جميع الكيانات الأخرى المتأثرة بالتعديل الذي طرأ على المعلومات الصحية المحمية (PHI)، وفقًا لما حددته مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) وتم إطلاع الموظف عليه، بهذا التعديل. كما سيتم إخطار الأفراد والكيانات التي يحددها الموظف. ويشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
    
   1. المجموعات الطبية.
       
   2. المستشفيات ومراكز التصوير الطبي ومراكز العيادات الخارجية.
       
   3. شركات التحصيل.
       
   4. شركات معالجة البيانات.
       
   5. شركات التأمين المعنية.
      
      إذا تم إخطار منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 من قِبل كيان آخر مشمول بالتعديل بشأن المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بالمرضى، فستقوم المنطقة بتطبيق التعديل في ملف الموظف وفقًا للمادة 164.526(هـ).
       
6. إذا كان طلب التعديل يتعلق بأمور غير تلك الواردة في البند (2) أعلاه، فسيتم توجيه الموظف إلى الجهة التي أصدرت المعلومات الصحية المحمية (PHI). وسيقوم مينيتونكا ISD #276 بإعادة توجيه الموظف إلى المستشفى أو الشريك التجاري أو أي طرف ثالث مناسب آخر لطلب تعديل معلوماته الصحية المحمية (PHI). ومن أمثلة ذلك ما يلي:
    
   1. التعديلات على نماذج الموافقة: المستشفى أو الشريك التجاري أو المركز الذي تم فيه ملء نموذج الموافقة.
       
   2. التعديلات على السجلات الطبية أو التقارير التشخيصية: المستشفيات أو المرافق الطبية، حسب الاقتضاء.
       
7. وإذا تلقى مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276، على الرغم من كل ما سبق، طلبًا لتعديل المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بأحد الموظفين، ولم ينطبق أي من الحالات المذكورة أعلاه، وبدا أن الرفض أمر محتمل، فيجب إخطار مسؤول الخصوصية بهذه الحالة.
    
8. وفقًا للوائح، لا يجوز رفض الطلب إلا إذا ثبت أن المعلومات الصحية المحمية (PHI) المعنية:
    
   1. لم يتم إنشاؤه من قِبل منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.
       
   2. وهذا يتعلق بالمعلومات التي لا تشكل جزءًا من مجموعة السجلات المحددة.
       
   3. دقيق وكامل.
       
9. في حالة تقديم بيان بالاعتراض، ستقوم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276، بعد تلقي إخطار من الشريك التجاري، بإرفاق تلك المعلومات بأي إفصاح مستقبلي عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي يتعلق بها الاعتراض. وفي حالة عدم تقديم بيان بالاعتراض، سيتم تضمين طلب التعديل والرفض في أي إفصاح مستقبلي عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي تتعلق بالاعتراض، وذلك فقط إذا كان الفرد قد طلب اتخاذ هذا الإجراء.
    
10. سيتم التعامل مع جميع الإجراءات المذكورة أعلاه المتعلقة بتقديم شركاء الأعمال لرد بالرفض بمساعدة مسؤول الخصوصية.

المرجع: §164.524

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.10 HIPAA – طلب الحصول على معلومات سرية

طلب معلومات سرية

الهدف: وضع مبادئ توجيهية تتعلق بحق الفرد في طلب تقديم المعلومات الصحية المحمية عن طريق وسائل اتصال سرية.

السياسة: ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 للأفراد بطلب إرسال المعلومات الصحية المحمية (PHI) إلى شخص ما عبر قنوات اتصال سرية وفقًا لمعايير الخصوصية.

الإجراء:

11. ستستجيب مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 لطلب أي موظف بتلقي المراسلات بطريقة سرية (عن طريق أماكن بديلة أو وسائل اتصال بديلة) من خلال الاتصال بالشريك التجاري. ولن تستجيب مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 مباشرةً لأي طلب من هذا النوع يقدمه أي فرد بشأن الكشف عن معلوماته الصحية المحمية (PHI).
     
12. ستلتزم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتوجيهات الشريك التجاري فور تقديم طلب الاتصالات السرية.
     
13. ستلتزم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بجميع التوجيهات الصادرة عن الشريك التجاري، بحيث يتم الوفاء بمتطلبات لائحة الخصوصية:
     
    1. قد تطلب مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 من الموظف تقديم طلب خطي للتواصل السري. وستحتفظ المقاطعة بنسخة من هذا الطلب وتسجله في ملف الموظف. ولا يجوز مطالبة الموظف بتقديم أي تفسير لأسباب تقديمه لهذا الطلب.
        
    2. ستقوم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتحديد مدى معقولية الطلب من حيث الصعوبة الإدارية. وستتبع مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 جميع التوجيهات التي يقدمها الموظف بشأن طرق الاتصال البديلة المتاحة له. وعلى الموظفين إحالة جميع الطلبات إلى مسؤول الخصوصية.

المرجع: §164.522(ب)؛ 164.502(ح)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.11 HIPAA – طلب تقييد الكشف عن المعلومات

طلب تقييد الكشف عن المعلومات

الهدف: وضع مبادئ توجيهية تتعلق بحق الفرد في طلب فرض قيود على الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) لأغراض العلاج والدفع والعمليات المتعلقة بالرعاية الصحية.

السياسة: ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 للأفراد بطلب تقييد الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) لأغراض العلاج والدفع والعمليات المتعلقة بالرعاية الصحية، وفقًا لمعايير الخصوصية.

الإجراء:

14. لن تتخذ مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 أي إجراء بشأن طلب أحد الموظفين بتقييد الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) إلا بعد إحالة الطلب أو إحالة الموظف إلى الشريك التجاري للحصول على الموافقة على الطلب.
     
15. ستتبع مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 توجيهات الشريك التجاري بمجرد أن يتم البت في طلب فرض قيود على الكشف عن المعلومات.
     
16. ستلتزم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بجميع التوجيهات الصادرة عن الشريك التجاري، بحيث يتم استيفاء متطلبات لائحة الخصوصية وفقًا للمادتين 164.522(أ) و164.510(ب)، على النحو الذي يحدده مسؤول الخصوصية في منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276. ستقوم مينيتونكا ISD #276 بتوثيق جميع قيود الإفصاح في ملف الموظف. لن يتم إتاحة طلب تقييد الإفصاح نفسه لأي طرف خارجي في هذه الحالة ما لم يوجه الشريك التجاري بذلك. ستقوم مينيتونكا ISD #276 فقط بإرسال المعلومات الصحية المحمية (PHI) المنقحة الضرورية إلى جميع الأطراف الخارجية ذات الصلة التي تتعامل معها، بما في ذلك: وكالات التحصيل، وشركات معالجة البيانات، وشركات التأمين، وما إلى ذلك.
     
17. ستستجيب مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 مباشرةً لطلبات تقييد الكشف عن المعلومات المتعلقة بما يلي:
     
    1. يطلب الشخص الذي يقدم طلب التقييد تقييد إرسال معلومات الفواتير والمعلومات الديموغرافية إلى أطراف خارجية، شريطة ألا يؤثر ذلك على عملية السداد (على سبيل المثال، لن يتم إرسال كشوف حسابات المرضى أو الفواتير إلا إلى عنوان معين، وما إلى ذلك). وسيتأكد مكتب الفواتير في مينيتونكا ISD #276 بعد ذلك من إرسال المعلومات ذات الصلة فقط إلى الأطراف الخارجية، مثل وكالات التحصيل وشركة معالجة كشوف الحسابات. لن يتم تمرير طلب تقييد الإفصاح نفسه إلى أي طرف خارجي مباشرةً، ما لم يوجه بذلك الشريك التجاري أو الموظف.
       
       إذا اتفق الطرفان، Minnetonka ISD #276 والموظف، على تقييد الإفصاح، فسيتم توثيق ذلك في ملف الموظف.
        
18. إذا طلب أحد الموظفين إنهاء تقييد الإفصاح لا يتعلق بالمعلومات المذكورة أعلاه في البند رقم 4، فسيتم إحالة طلب الإنهاء إلى الشريك التجاري. وعندئذٍ ستتبع مينيتونكا ISD #276 جميع التوجيهات الصادرة عن الشريك التجاري وفقًا للوائح الخصوصية 164.522(أ)(2). وسيتم الاحتفاظ بوثائق الإنهاء في ملف الموظف.
     
19. إذا طلب أحد الموظفين إلغاء أحد القيود المفروضة على الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) الواردة في البند رقم 4 أعلاه، فسوف تطلب مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) من الموظف تقديم طلب الإلغاء كتابةً، وستُحفظ الوثائق المتعلقة بهذا القيد في ملف الموظف.

المرجع: §164.522(أ)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.12 HIPAA – الحد الأدنى من المعلومات الضرورية

الحد الأدنى من المعلومات الضرورية

الهدف: وضع مبادئ توجيهية بشأن القيود المفروضة على استخدامات كمية المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي يمكن للأفراد الوصول إليها داخل منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.

السياسة: لن تسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بالوصول إلا إلى الحد الأدنى من المعلومات الصحية المحمية (PHI) اللازمة للفرد لأداء المهمة أو المسؤولية الموكلة إليه.

الإجراء:

1. لن يسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (ISD #276) بنقل سوى الكمية الضرورية من المعلومات الصحية المحمية (PHI) إلى الإدارات المختلفة وفئات الموظفين المختلفة من أجل أداء مهامهم المحددة. وسيتمكن الموظفون من الوصول إلى المعلومات التالية الضرورية لأداء مهامهم:
    
   1. المعلومات الديموغرافية للمرضى.
       
   2. معلومات نموذج المطالبة والمرفقات.
       
   3. التقارير والسجلات الطبية التي يتم الحصول عليها من شريك تجاري ومن الكيانات الخاضعة للقانون، والتي تعتبر ضرورية لإجراء الترميز وإصدار الفواتير إلى الجهات الدافعة الثالثة.
       
   4. شرح المزايا والمراسلات الأخرى المتعلقة بأطراف الدفع الثالثة، بما في ذلك تعويضات إصابات العمل وشركات التأمين على السيارات، وما إلى ذلك.
       
   5. مراسلات الموظفين بشأن مسائل استرداد التكاليف.
       
   6. المراسلات المتعلقة بالودائع المصرفية.
       
   7. المراسلات المتعلقة بالتعويضات الواردة من وكالات التحصيل وشركات معالجة كشوف الحسابات وشركات الترميز الخارجية
      
      سيُسمح للموظفين الذين تشمل مهامهم إعداد أنشطة التعويضات أو حلها أو تنفيذها بالاطلاع على المعلومات المذكورة أعلاه.
       
2. سيتمكن مسؤول الخصوصية من الاطلاع على المعلومات المذكورة أعلاه من أجل أداء مهامه الإدارية والمهام المتعلقة بالتعويضات في إطار عمليات الدفع والرعاية الصحية نيابة عن منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.
    
3. في حال وجود مسألة تتعلق بالوصول إلى المعلومات الصحية المحمية (PHI)، سيتم إخطار مسؤول الخصوصية واتخاذ قرار بشأن عناصر المعلومات الصحية المحمية التي من الضروري أن يطلع عليها الموظف. وفي حال وجود أي استفسار بشأن الوصول إلى هذه المعلومات، سيتم طلب المشورة القانونية.
    
4. في حالة الاشتباه في قيام فرد أو أفراد بانتهاك متعمد لسياسة "الحد الأدنى الضروري"، سيتم إخطار مسؤول الخصوصية. ووفقًا لمدى الانتهاك وقصده، سيتم اتباع سياسة وإجراءات معاقبة الموظفين.

المرجع: §164.502(ب)؛ 164.514(د)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.13 HIPAA – ممثل الموظفين

الممثل الشخصي

الهدف: وضع مبادئ توجيهية بشأن الكشف عن المعلومات الصحية المحمية للأفراد ولمن تم تعيينهم كممثلين شخصيين.

السياسة: ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بالإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) للأفراد المعنيين أو لمن تم تعيينهم كممثلين شخصيين لهم وفقًا للقانون.

الإجراء:

1. ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (ISD #276) بإطلاع الشخص المعني على معلوماته الصحية المحمية (PHI).
    
2. ستقتصر المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي يقدمها موظف في منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 إلى أي فرد على العناصر الواردة في ملف الموظف الخاص به. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر: المعلومات الديموغرافية للمريض، ومعلومات التأمين، وحالة حساب الموظف، والمعلومات المالية وحالة سداد التكاليف لحسابه، والخدمات المقدمة. وسيتم إحالة الفرد إلى الشريك التجاري أو أي جهة أخرى حسب الاقتضاء للاستفسارات المتعلقة بالتقارير السريرية والتشخيصات، والمسائل الأخرى المتعلقة بالسجلات الطبية.
    
3. للتحقق من هوية الشخص قبل إعطاء أي معلومات صحية محمية أو معلومات حساب عبر الهاتف أو بأي وسيلة أخرى، سيتم الحصول على العناصر التالية للتحقق من الهوية:
   1. تاريخ الميلاد، أو
       
   2. رقم الضمان الاجتماعي، و
       
   3. تاريخ الخدمة المعنية.
      
      إذا تعذر التحقق من الهوية عبر هذه الوسائل، فلن يتم تقديم أي معلومات.
       
4. لن يتم تزويد الممثلين الشخصيين بالمعلومات الصحية المحمية (PHI) أو معلومات الحساب الخاصة بأي فرد إلا وفقًا للمادة 164.502(g) من اللائحة، وبشرط تقديم تفويض موقّع وموثق. وإذا كان الشخص، بموجب قانون الولاية، مخولًا بالتصرف نيابةً عن فرد يُعتبر:
    
   1. بالغ أو قاصر مُعتق،
       
   2. المتوفى،
       
   3. الممثل المفوض وفقًا لتعريف قانون الولاية، وفي هذه الحالة لن يتم تقديم المعلومات الصحية المحمية (PHI) أو معلومات الحساب إلى الممثلين الشخصيين المذكورين أعلاه إلا بعد تقديم الوثائق اللازمة، وستقتصر المعلومات المقدمة على تلك المذكورة في البند الثاني أعلاه.
       
5. إذا كان لدى الموظف أي استفسارات بشأن مدى ملاءمة إعطاء أي معلومات صحية محمية أو معلومات حسابية إلى ممثل شخصي معين، فيجب إخطار مسؤول الخصوصية بذلك.

المرجع: §§164.502(g)؛ 164.524؛ 164.528؛ 164.510(b)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.14 HIPAA – الشركاء التجاريون

شركاء الأعمال

الهدف: تحديد إجراءات تنفيذ عقود الشراكة التجارية مع الكيانات التي تؤدي مهام تنطوي على استخدام المعلومات الصحية المحمية (PHI) نيابة عن منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.

السياسة: ستبرم مينيتونكا ISD #276 عقود شراكة تجارية مع جميع الأفراد والكيانات التي تستخدم المعلومات الصحية المحمية (PHI) للأفراد وتتمتع بإمكانية الوصول إليها من أجل القيام بأنشطة نيابة عن مينيتونكا ISD #276.

الإجراء:

1. سيُستخدم عقد الشراكة المرفق لإبرام اتفاقية تعاقدية مع جميع الكيانات الخارجية التي تؤدي مهام لصالح منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) تتضمن استخدام المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بالأفراد أو الوصول إليها. ولا يجوز تعديل العقد إلا بعد مراجعته من قِبل الموظفين التاليين: مسؤول الخصوصية أو رئيس مجلس إدارة منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.
    
2. سيتم مراجعة جميع عقود الشركاء التجاريين، على أن تحمل توقيع مستوى الإدارة الذي يراه مسؤول الخصوصية مناسبًا.
    
3. سيتم الاحتفاظ بنسخة من عقد الشراكة التجارية في المكتب الإداري لمنطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276.
    
4. إذا اشتبه أحد موظفي منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 في حدوث أي خرق لعقد الشراكة من جانب الشريك التجاري، يتعين على الموظف الاتصال بمسؤول الخصوصية، الذي سيتخذ الإجراءات اللازمة وفقًا لما تنص عليه المادة 164.504(e)(1)(ii).
    
5. في حال وجود أي شك حول ما إذا كان على الكيان التوقيع على عقد شراكة تجارية، سيتم إخطار مسؤول الخصوصية الذي سيحدد وضع الشراكة التجارية وفقًا للتعريف الوارد في المادة 160.103.
    
6. في حال طُلب من منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) إبرام عقد شراكة تجارية مع كيان مشمول آخر أو أي كيان آخر، فإن المسؤولية النهائية عن جميع الاستفسارات والعقود تقع على عاتق مسؤول الخصوصية. وبمجرد توقيع منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 على عقد الشراكة التجارية، سيصبح جميع الموظفين الذين يتعاملون مع الشريك التجاري على دراية بأحكام هذا العقد ويلتزمون بها.

المرجع: §§164.504(و)؛ 164.510(ب)(2)؛ 164.510؛ 164.504(هـ)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.15 HIPAA – التراخيص ونماذج الترخيص

التصاريح ونماذج التصاريح

الهدف: الحصول على موافقة الموظف عند الحاجة.

السياسة: ستحصل مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 على إذن خطي من الأفراد، موقّع ومؤرخ من قبلهم، لأي استخدام أو إفشاء للمعلومات الصحية المحمية لا يكون لغرض الدفع أو العلاج أو العمليات المتعلقة بالرعاية الصحية، ولا يندرج ضمن استثناءات السياسة العامة المذكورة في المادة §164.512.

الإجراء:

1. يجب على جميع موظفي منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 استخدام نموذج التفويض المناسب للإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية، على النحو الوارد في هذه السياسة. ولا يجوز إدراج هذا التفويض في صفحة مشتركة مع أي مستند آخر.
    
2. سيستخدم الموظف نماذج التفويض المناسبة للأغراض الداخلية المتعلقة بالمعلومات الصحية المحمية وللإفصاح الخارجي عن هذه المعلومات، على النحو المرفق. وستتضمن نماذج التفويض المعلومات التالية، على سبيل المثال لا الحصر:
    
   1. وصف للمعلومات المقرر استخدامها أو الكشف عنها،
       
   2. تحديد الشخص (الأشخاص) المخولين بالقيام بالاستخدام أو الإفصاح المطلوب،
       
   3. تاريخ انتهاء الصلاحية أو حدث يتعلق بالشخص المعني أو الغرض من الاستخدام أو الكشف،
       
   4. بيان بشأن حق الفرد في إلغاء الإذن،
       
   5. توقيع الموظف وتاريخ التوقيع،
       
   6. يجب أن تكون مكتوبة بلغة بسيطة.
       
3. يجب أن يتضمن نموذج التفويض توقيع الموظف وتاريخ التوقيع. ويجب ملء جميع أجزاء نموذج التفويض حتى يُعتبر تفويضًا ساري المفعول.
    
4. وإذا رفض المريض التوقيع، فسوف يتدخل مسؤول الخصوصية عند الضرورة.
    
5. سيتم تسليم الموظف نسخة من نموذج التفويض المملوء.
    
6. لا يسري التوكيل إلا على الحالة (الاستخدام أو الكشف) المذكورة، لذا يلزم تقديم توكيل جديد موقّع عند الحاجة إلى أي استخدام أو كشف آخر مناسب للمعلومات الصحية المحمية.
    
7. يمكن للموظف إلغاء الترخيص في أي وقت (القرار بعدم السماح بالاستخدام أو الكشف). ويجب أن يكون الإلغاء خطياً وأن يُحفظ في ملف الموظف. وإذا كان الترخيص قد تم الحصول عليه بالفعل وتم الاستخدام أو الكشف، فيجب إخطار مسؤول الخصوصية في حالة وصول طلب الإلغاء لاحقاً. أما إذا لم يتم الاستخدام أو الكشف بعد، فيجب وقف جميع الأنشطة المتعلقة بالاستخدام والكشف، وإخطار مسؤول الخصوصية بالإلغاء.
    
8. سيتم إحالة جميع طلبات الكشف عن المعلومات التي تتطلب تصاريح إلى الشريك التجاري لمراجعتها والموافقة عليها. وستلتزم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتعليمات الشريك التجاري فور استلامها.
    
9. لا يلزم الحصول على إذن للكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بأي فرد في الحالات التالية، على سبيل المثال لا الحصر:
    
   1. شركات التحصيل.
       
   2. معالجات البيانات.
       
   3. شركات التأمين والجهات الدافعة الثالثة.
       
   4. شركاء الأعمال.
       
   5. شركات التأمين على السيارات.
       
   6. مراكز تبادل المعلومات.
       
   7. الاستثناءات المتعلقة بالمصلحة العامة على النحو المبين في الإفصاحات المطلوبة بموجب السياسة القانونية الواردة في هذا الدليل.
       
      1. في حال وجود شك حول ما إذا كان الحصول على إذن ضروريًا أم لا، يجب إخطار مسؤول الخصوصية.
          
      2. سيتم الاحتفاظ بالتصاريح في شكل مطبوع في مكان يسهل الوصول إليه، مع توثيق استلامها. ويجب أن تتضمن الوثائق ما يلي:
         1. الموظف الذي يقوم بتدوين الملاحظة.
             
         2. لماذا تم الحصول على الترخيص.
             
         3. توثيق استلام نموذج تفويض ساري المفعول.
             
         4. الإجراءات التي تم إنجازها بناءً على التفويض الذي تم الحصول عليه.
             
         5. تاريخ استلام الإذن.

المرجع: §§164.506(أ)؛ 164.512؛ 164.508(أ-و)؛ 164.520

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.16 HIPAA – الكشف العام مع الإخطار

إفصاح عام مع إشعار

الهدف: تقديم إرشادات بشأن الاستخدامات و/أو عمليات الكشف المسموح بها للمعلومات الصحية المحمية.

السياسة: تستخدم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) المعلومات الصحية المحمية (PHI) وتفصح عنها لأغراض العلاج والدفع والعمليات (TPO) على النحو المبين في هذه السياسة، وبما يتوافق مع قاعدة الخصوصية.

الإجراء:

1. تسمح قاعدة الخصوصية لمقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 باستخدام المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بأحد الأعضاء والكشف عنها دون الحصول مسبقًا على إذن من العضو لتنفيذ خطة العلاج (TPO). وفيما يلي أمثلة على استخدام المعلومات الصحية المحمية (PHI) والكشف عنها:
    
   1. فيما يتعلق بالعلاج، ودفع تكاليف الخدمات الصحية.
       
   2. أنشطة العلاج التي يقوم بها مقدم الرعاية الصحية.
       
   3. كيان آخر مشمول أو مقدم رعاية صحية فيما يتعلق بأنشطة الدفع الخاصة بالكيان الذي يتلقى المعلومات الصحية المحمية.
       
   4. كيان آخر خاضع للتغطية فيما يتعلق بعمليات الرعاية الصحية للكيان الذي يتلقى المعلومات الصحية المحمية (PHI)، شريطة استيفاء جميع الشروط التالية:
       
   5. كل من منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 والجهة المستلمة تربطهما أو كانت تربطهما علاقة بالعضو الذي تمثل المعلومات الصحية المحمية الخاصة به موضوع الطلب؛
       
   6. وتتعلق المعلومات الصحية المحمية بهذه العلاقة؛ و
       
   7. يكون الإفصاح إما لغرض الكشف عن حالات الاحتيال وإساءة استخدام خدمات الرعاية الصحية أو لغرض الامتثال؛ أو
       
   8. لأي من الأغراض التالية:
       
      1. القيام بأنشطة تقييم الجودة وتحسينها، بما في ذلك تقييم النتائج ووضع المبادئ التوجيهية السريرية.
          
      2. مراجعة كفاءة أو مؤهلات العاملين في مجال الرعاية الصحية، وتقييم أداء الممارسين ومقدمي الخدمات، وأداء خطط الرعاية الصحية.

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.17 HIPAA – الأفراد المتوفون

الأشخاص المتوفون

الهدف: وضع البروتوكولات التي يمكن بموجبها تقديم المعلومات الصحية المحمية (PHI) أو معلومات الحساب إلى الممثلين الشخصيين للأفراد المتوفين.

السياسة: ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بالكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) أو معلومات الحساب الخاصة بأي فرد إلى الممثل الشخصي للشخص المتوفى، وذلك وفقًا للوائح الخصوصية الواردة في المادة §164.502.

الإجراء:

1. لن تسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 لممثل شخصي لأحد المتوفين بالحصول على السجلات إلا بعد تقديم الوثائق اللازمة التي تثبت صفة هذا الممثل.
    
2. يجب على جميع موظفي منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 الحصول على وثائق تثبت توليهم منصب الوصي أو الوصي الإداري أو أي صلاحية أخرى تسمح لهم بالتصرف نيابة عن شخص متوفى أو عن تركته قبل أن يتم الكشف عن أي معلومات تتعلق بالحساب أو المعلومات الصحية المحمية.
    
3. سيتم إحالة جميع الطلبات الأخرى المتعلقة بمعلومات المتوفى إلى الجهة المختصة.
    
4. في حالة عدم وجود دليل على تولي الوصاية أو أي صلاحية أخرى تسمح للممثل الشخصي بالحصول على المعلومات، يتعين على الموظف إخطار مسؤول الخصوصية.

المرجع: §§164.502(و)؛ 164.502(ز)(4)؛ 164.512(ز)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.18 HIPAA – التحقق من طلبات الحصول على المعلومات الصحية المحمية (PHI)

التحقق من طلبات الحصول على المعلومات الصحية المحمية

الهدف: وضع البروتوكولات التي تحدد هوية الأفراد المصرح لهم بالحصول على المعلومات الصحية المحمية (PHI).

السياسة: لن تسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بالكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) أو معلومات الحساب الخاصة بأي فرد إلا بعد إجراء التحقق المناسب والمعقول من هويته.

الإجراء:

1. لن يقوم موظفو منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتزويد أي شخص بمعلومات الحساب أو المعلومات الصحية المحمية إلا بعد الإجابة على أسئلة التحقق المناسبة:
    
   1. تاريخ الميلاد، أو
       
   2. رقم الضمان الاجتماعي، و
       
   3. تاريخ الخدمة (الخدمات) المعنية.
       
2. إذا كان الشخص المعني بالغًا يتقدم بالطلب نيابة عن قاصر، فيجب الحصول على المعلومات الإضافية التالية:
    
   1. تاريخ ميلاد الطفل،
       
   2. ب. اسم الشخص الذي يقدم الاستفسار وعلاقته بالطفل.
       
3. إذا كان الشخص هو الممثل الشخصي المعين، فيجب اتباع السياسة والإجراءات الخاصة بالممثل الشخصي.
    
4. ستقتصر المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي يتم تقديمها إلى أي فرد على العناصر التي تدخل في نطاق أنشطة السداد الخاصة به. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر: معلومات التأمين، والمعلومات الديموغرافية، وحالة المطالبة، والاستفسارات المتعلقة بالدفع، والخدمات المقدمة. وستُحال جميع طلبات الحصول على المعلومات السريرية والمعلومات الأخرى إلى الجهة المختصة التي صدرت منها المعلومات الصحية المحمية (PHI).
    
5. إذا كان الشخص الذي يطلب المعلومات الصحية المحمية (PHI) موظفًا عامًا، فسيقوم الموظف بإخطار مسؤول الخصوصية، وستكون إجراءاته متوافقة مع المادة 164.512(أ). ولا يجوز الكشف عن المعلومات لموظفي القطاع العام دون إذن من الشخص المعني إلا في ظروف معينة، وتشمل هذه الظروف، على سبيل المثال لا الحصر:
    
   1. يُقدم الطلب من قبل الموظف الحكومي شخصياً، مع إبراز ما يثبت صفة موظف حكومي.
       
   2. إذا كان الطلب مكتوبًا وعلى ورق رسمي حكومي مناسب.
       
   3. إذا كان الكشف موجهًا إلى شخص يتصرف نيابة عن موظف عام، مع وجود الوثائق اللازمة التي تثبت أنه يعمل نيابة عن موظف عام.
       
   4. إذا تم تقديم الطلب بموجب إجراء قانوني، أو مذكرة تفتيش، أو أمر استدعاء، أو أمر قضائي، أو أي إجراء قانوني آخر صادر عن هيئة محلفين كبرى، أو محكمة قضائية أو إدارية.
       
6. سيتم إجراء أي إقرار ضروري بالإفصاح وفقًا لسياسة وإجراءات الإفصاح.

المرجع: §§164.514(ح)؛ 164.512(أ)؛ 164.512(و)؛ 164.502(و)؛ 164.510(ب)

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.19 HIPAA – الاستخدام والإفصاح؛ صاحب العمل/راعي الخطة

الاستخدام والإفصاح: صاحب العمل/راعي الخطة

الهدف: من أجل تمكين منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 من مراجعة المعلومات الصحية المحمية (PHI) لأغراض الطعن في المطالبات، ومراجعة المطالبات، وغيرها من الأغراض الإدارية دون الحاجة إلى الحصول على إذن فردي، يتعين على منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 تعديل وثائق الخطة ذاتية التمويل لتضمين الأحكام التي تقتضيها لوائح الخصوصية

السياسة: ستقوم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بتعديل وثائق الخطة وفقًا لما تقتضيه لوائح الخصوصية، وستصدر شهادة تفيد بإتمام هذه التعديلات قبل أن يُسمح للخطة (أو أي كيانات أخرى مشمولة) بالكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) لها.

الإجراء:

ستقوم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتعديل وثائق خطتها ذاتية التمويل لتضمين الأحكام التالية التي تقتضيها لوائح الخصوصية.

يجب أن تفي كل خطة من الخطط المشمولة بما يلي:

1. صف كيف يجوز (بل ويجب في بعض الحالات) لمقدم الخطة استخدام المعلومات الصحية المحمية أو الكشف عنها. ويجب ألا تتعارض هذه الاستخدامات والكشوفات مع قواعد الخصوصية.
    
   1. ينص على ألا يستخدم راعي الخطة المعلومات الصحية المحمية لأي غرض غير منصوص عليه في الخطة أو غير مطلوب بموجب القانون. ويجب أن تحظر الخطة صراحةً على راعي الخطة استخدام المعلومات الصحية المحمية أو الكشف عنها لاتخاذ قرارات متعلقة بالتوظيف أو فيما يتعلق بخطط أخرى.
       
2. يجب أن يُلزم راعي الخطة بإخطار الجهة المسؤولة عن الخطة فور علمه بأي حالات إساءة استخدام أو إفشاء غير ملائم للمعلومات الصحية المحمية.
    
3. يجب أن يُتيح للأفراد الوصول المناسب إلى معلوماتهم الصحية المحمية (PHI)، وأن يقوم الجهة الراعية للخطة بتعديل هذه المعلومات عند الاقتضاء بناءً على الطلب.
    
4. يجب أن يُلزم راعي الخطة بإجراء تسجيل مناسب لعمليات الكشف عن المعلومات الصحية المحمية.
    
5. يُطلب من الجهة الراعية للخطة إتاحة ممارساتها الداخلية ودفاترها وسجلاتها لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية.
    
6. يجب أن يُلزم راعي الخطة بتحديد الموظفين (أو فئات الموظفين) والأشخاص الآخرين الذين يمكنهم الوصول إلى المعلومات الصحية المحمية (PHI)، وقصر حق الوصول على هؤلاء الموظفين والأشخاص الآخرين.
    
7. إنشاء آلية لحل المشكلات المتعلقة بعدم الامتثال لمتطلبات وثيقة الخطة.
    
8. يجب أن يُلزم راعي الخطة الوكلاء، بما في ذلك المقاولون من الباطن، الذين يزودهم بمعلومات صحية محمية (PHI)، بالموافقة على نفس القيود والشروط.
    
9. ينص على أنه، إن أمكن، سيقوم راعي الخطة بإعادة أو إتلاف جميع المعلومات الصحية المحمية (PHI) التي تلقاها من الخطة عندما لا تكون هناك حاجة إليها بعد الآن لتحقيق أغراض الكشف.
    
10. يجب على الجهة الراعية للخطة أن تشهد بأن وثائق الخطة قد تم تعديلها على النحو المناسب قبل أن يُسمح للخطة (أو الكيانات الأخرى المشمولة) بالكشف عن المعلومات الصحية المحمية لها.

المرجع: §164.504(b)(c)؛ 164.504(f)(1-3)؛
          §164.508(a)؛ 164.508(b)(4)(A-B)؛ 164.514(g)؛ 164.504(f)
164.528

مقاطعة مدارس مينيتونكا العامة

السياسة رقم 425.20 HIPAA – مطلوبة بموجب القانون

مطلوب بموجب القانون

الهدف: تحديد الحالات التي يُسمح فيها باستخدام المعلومات الصحية المحمية (PHI) الخاصة بأي فرد أو الكشف عنها دون الحصول على موافقة أو تفويض أو إتاحة الفرصة له للموافقة أو الاعتراض.

السياسة: لن تسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بالإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) إلا بموجب موافقة أو تفويض أو إتاحة الفرصة للفرد للموافقة أو الاعتراض، شريطة أن يستوفي ذلك متطلبات المادة §164.512.

الإجراء:

1. ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 باستخدام أو الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) دون الحصول على إذن أو موافقة من الشخص المعني، بناءً على توجيهات الشريك التجاري، للأغراض التالية:
    
   1. أنشطة الصحة العامة على النحو المبين في الفقرة 164.512(ب)(1-2).
       
   2. ضحايا الإساءة أو الإهمال أو العنف المنزلي بموجب المادة 164.512 (ج).
       
   3. لأغراض إنفاذ القانون وفقاً للمادة 164.512(و).
       
   4. المعلومات الصحية المحمية (PHI) المتعلقة بالمتوفين وفقًا للمادة 164.512(ز).
       
   5. التبرع بالأعضاء أو الأنسجة وفقاً للمادة 164.512(ح)
       
   6. لأغراض البحث وفقاً للمادة 164.512(i).
       
   7. درء خطر جسيم على الصحة أو السلامة وفقاً للمادة 164.512(ي).
       
   8. المهام الحكومية المتخصصة بموجب المادة 164.512 (ك).
      
      سيتم الحصول على إثبات هوية مناسب للكيان الطالب للمعلومات الصحية المحمية (PHI) قبل الكشف عنها (بطاقة هوية، أو رسالة على ورق رسمي، وما إلى ذلك). هذه «الاستثناءات ذات الأولوية العامة» مطلوبة بموجب القانون، وسيتولى الشريك التجاري اتخاذ قرار الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) في هذه الحالات. يجب على جميع موظفي Minnetonka ISD #276 استشارة مسؤول الخصوصية إذا تلقوا طلبات للحصول على معلومات من هذه الكيانات. سيتم الاحتفاظ بجميع الوثائق المناسبة في ملف الموظف وفقًا لسياسة حساب الإفصاح.
       
2. ستسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 باستخدام أو الكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) دون الحصول على إذن أو موافقة من الشخص المعني في الحالات التالية، وفقًا لما تنص عليه المادة §164.512:
   1. لأغراض أنشطة الرقابة الصحية. سيقوم مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بإتاحة المعلومات الصحية المحمية (PHI) لوكالة الرقابة الصحية من أجل الأنشطة التي يصرح بها القانون، بما في ذلك:
       
      1. عمليات التدقيق.
          
      2. الدعاوى أو الإجراءات المدنية أو الإدارية أو الجنائية؛ و
          
      3. وتشمل الأنشطة الأخرى الإشراف على نظام الرعاية الصحية، وبرامج الإعانات الحكومية التي تعتبر المعلومات الصحية المحمية (PHI) فيها ذات صلة بأهلية المستفيدين، والكيانات الخاضعة لبرامج تنظيمية حكومية تتطلب المعلومات الصحية لتحديد مدى الامتثال لمعايير تلك البرامج.
          
   2. فيما يتعلق بالإجراءات القضائية والإدارية. سيسمح مقاطعة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بالإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) في سياق أي إجراء قضائي أو إداري، شريطة وجود ما يثبت ما يلي:
       
      1. أمر صادر عن محكمة أو هيئة إدارية (يقتصر على المعلومات المطلوبة بموجب الأمر).
          
      2. في حالة استلام أمر استدعاء أو طلب الكشف عن المعلومات أو أي إجراء قانوني آخر لا يصاحبه أمر من المحكمة، ستقوم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 بتوجيه الطلب إلى الشريك التجاري.
          
   3. تعويضات العمال. ستقوم منطقة مينيتونكا التعليمية رقم 276 (Minnetonka ISD #276) بالكشف عن المعلومات الصحية المحمية (PHI) بالقدر اللازم للامتثال للقوانين المتعلقة بتعويضات العمال أو البرامج المماثلة التي توفر مزايا للإصابات أو الأمراض المرتبطة بالعمل بغض النظر عن المسؤولية.
      
      يجب أن يتولى مسؤول الخصوصية معالجة جميع الطلبات المذكورة أعلاه. ولا يجوز إجراء عمليات الكشف هذه إلا لأغراض الرقابة الصحية، ولا يُسمح بها لأغراض التحقيقات أو الأنشطة الأخرى التي يكون فيها الفرد موضوع التحقيق أو النشاط. سيتم الاحتفاظ بجميع الوثائق المناسبة المتعلقة بالإفصاح في ملف الموظف وفقًا لسياسة حساب الإفصاح. سيتم إجراء جميع عمليات التحقق المناسبة من الهوية قبل البدء في الإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية (PHI).
       
3. في جميع الأحوال، لن يتم الكشف إلا عن الحد الأدنى الضروري من المعلومات الصحية المحمية. وبالنسبة للكيانات المذكورة في البند رقم 2، يمكن اعتبار المعلومات المطلوبة هي الحد الأدنى الضروري.

المرجع: §§164.501؛ 164.512؛ 164.502(b)(2)(iv)؛
164.514(d)(3)(iii)(A)؛ 164.514(h)(1)