أولاً: بيان السياسة العامة

تدرك إدارة المنطقة التعليمية مسؤوليتها فيما يتعلق بجمع البيانات العامة وحفظها ونشرها وفقًا لما تنص عليه قوانين الولاية. والغرض من هذه السياسة هو توفير إرشادات لموظفي إدارة المنطقة التعليمية بشأن الطرق المسموح بها لنشر هذه البيانات.

ثانياً: بيان عام للسياسة

ستلتزم منطقة التعليم بمتطلبات «قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا»، الفصل 13 من قانون ولاية مينيسوتا (MGDPA)، والأجزاء 1205.0100-1205.2000 من لوائح ولاية مينيسوتا، عند الاستجابة لطلبات الحصول على البيانات العامة.

ثالثاً: التعاريف

1. البيانات السرية المتعلقة بالأفراد
   
   البيانات التي لا يُسمح بنشرها بموجب التشريعات أو القوانين الفيدرالية السارية عليها، والتي لا يمكن للفرد المعني بها الوصول إليها.
    
2. البيانات المتعلقة بالأفراد
   
   جميع البيانات الحكومية التي يمكن من خلالها تحديد هوية أي فرد باعتباره موضوع تلك البيانات، ما لم يُثبت بوضوح أن ظهور الاسم أو أي بيانات تعريفية أخرى هو أمر عرضي فقط في سياق تلك البيانات، وأن الوصول إلى تلك البيانات لا يتم عن طريق الاسم أو أي بيانات تعريفية أخرى لأي فرد.
    
3. مسؤول الامتثال لممارسات البيانات
   
   مسؤول الامتثال لممارسات البيانات هو الموظف المعين من قبل منطقة التعليم الذي يمكن للأشخاص توجيه الأسئلة أو الشكاوى إليه بشأن المشاكل المتعلقة بالوصول إلى البيانات أو أي مشاكل أخرى تتعلق بممارسات البيانات. وقد يكون مسؤول الامتثال لممارسات البيانات هو السلطة المسؤولة.
    
4. البيانات الحكومية
   
   يُقصد بـ«البيانات الحكومية» جميع المعلومات المسجلة التي بحوزة منطقة التعليم، بما في ذلك الوثائق الورقية، ورسائل البريد الإلكتروني، ووحدات التخزين المحمولة، والأقراص المدمجة، وأقراص الفيديو الرقمية، والصور الفوتوغرافية، وما إلى ذلك.
    
5. الفرد
   
   يُقصد بـ«الفرد» أي شخص طبيعي. وفي حالة القاصر أو الشخص العاجز وفقًا للتعريف الوارد في المادة 524.5-102 من قوانين ولاية مينيسوتا، البند الفرعي 6، يشمل مصطلح "الفرد" أحد الوالدين أو الوصي أو أي شخص يقوم بدور الوالد أو الوصي في غياب الوالدين أو الوصي، باستثناء أن السلطة المسؤولة يجب أن تحجب البيانات عن الوالدين أو الأوصياء، أو الأشخاص الذين يقومون بدور الوالدين أو الأوصياء في غياب الوالدين أو الأوصياء، بناءً على طلب القاصر إذا قررت السلطة المسؤولة أن حجب البيانات سيكون في مصلحة القاصر.
    
6. الاطلاع
   
   يُقصد بـ«الاطلاع» الفحص البصري للوثائق الورقية وأنواع البيانات الحكومية المماثلة. ولا يشمل الاطلاع قيام المنطقة التعليمية بطباعة نسخ، ما لم تكن طباعة النسخة هي الطريقة الوحيدة التي تتيح الاطلاع على البيانات.
    
7. البيانات غير العامة
   
   البيانات التي لا تتعلق بأفراد، والتي تنص القوانين أو التشريعات الفيدرالية السارية عليها بأنها: (أ) غير متاحة للجمهور؛ و(ب) متاحة للشخص المعني بالبيانات، إن وجد.
    
8. بيانات غير عامة
   
   أي بيانات حكومية مصنفة بموجب التشريعات أو القوانين الفيدرالية، أو مصنفة مؤقتًا على أنها سرية أو خاصة أو غير عامة أو غير عامة محمية.
    
9. البيانات الخاصة بالأفراد
   
   البيانات التي ينص القانون أو التشريع الفيدرالي على أنها: (أ) غير عامة؛ و(ب) متاحة للفرد المعني بهذه البيانات.
    
10. البيانات المحمية غير العامة
    
    البيانات التي لا تتعلق بأفراد، والتي تنص القوانين أو التشريعات الفيدرالية السارية عليها بأنها (أ) غير عامة و(ب) غير متاحة لموضوع البيانات.
     
11. البيانات العامة
    
    يُقصد بـ«البيانات العامة» جميع البيانات الحكومية التي يتم جمعها أو إنشاؤها أو استلامها أو حفظها أو نشرها من قِبل منطقة التعليم، ما لم يتم تصنيفها بموجب القانون، أو تصنيف مؤقت وفقًا للقانون، أو القانون الاتحادي، على أنها غير عامة أو غير عامة محمية؛ أو، فيما يتعلق بالبيانات المتعلقة بالأفراد، على أنها خاصة أو سرية.
     
12. السلطة المسؤولة
    
    الشخص الذي يعينه مجلس إدارة المدرسة ليكون المسؤول عن جمع واستخدام ونشر أي مجموعة من البيانات المتعلقة بالأفراد أو البيانات الحكومية أو البيانات الموجزة، ما لم ينص قانون الولاية على خلاف ذلك. وحتى يتم تعيين شخص من قبل مجلس إدارة المدرسة، يكون المدير العام هو السلطة المسؤولة.
     
13. البيانات الموجزة
    
    السجلات والتقارير الإحصائية المستمدة من بيانات تتعلق بأفراد، ولكن لا يتم فيها تحديد هوية الأفراد، ولا يمكن من خلالها التحقق من هوياتهم أو أي سمة أخرى يمكن أن تحدد هوية الفرد بشكل فريد. وما لم يتم تصنيفها وفقًا للمادة 13.06 من قوانين ولاية مينيسوتا، أو أي قانون آخر، أو القانون الفيدرالي، فإن البيانات الموجزة تعتبر معلومات عامة.

الرابع. السلطة المسؤولة، المسؤول عن الامتثال لممارسات معالجة البيانات

وقد عيّن «مجلس إدارة المنطقة التعليمية» «مدير المدارس» بصفته الجهة المسؤولة عن حفظ سجلات المنطقة التعليمية وتأمينها، كما عيّن «مساعد مدير المدارس» أو «المدير التنفيذي للموارد البشرية» بصفته «مسؤول الامتثال لممارسات البيانات»، والذي يمكن توجيه الأسئلة أو الاستفسارات إليه بشأن الوصول إلى البيانات، أو حقوق أصحاب البيانات، أو أي مسائل أخرى تتعلق بممارسات البيانات. وينبغي توجيه الأسئلة المتعلقة بممارسات وإجراءات خصوصية البيانات في المنطقة التعليمية إلى «مسؤول ممارسات البيانات».

1. ستضع السلطة المختصة إجراءات لضمان استجابة المنطقة على وجه السرعة لطلبات الحصول على البيانات الحكومية.

خامساً: البيانات المتعلقة بشخص معين

1. يقتصر جمع وتخزين جميع البيانات المتعلقة بالأفراد، وكذلك استخدام ونشر البيانات الخاصة والسرية المتعلقة بهم، على ما هو ضروري لإدارة وتنفيذ البرامج التي أذن بها صراحةً المشرع أو منطقة التعليم أو التي فرضتها الحكومة الفيدرالية.
    
2. لا يجوز للمنطقة التعليمية جمع البيانات الخاصة أو السرية المتعلقة بأي فرد أو تخزينها أو استخدامها أو نشرها لأي أغراض بخلاف تلك التي تم إبلاغ الفرد بها وقت جمع البيانات، وذلك وفقًا للمادة 13.04 من قوانين ولاية مينيسوتا، باستثناء ما تنص عليه الفقرة 4 من المادة 13.05 من قوانين ولاية مينيسوتا.
    
3. بناءً على طلب يُقدَّم إلى السلطة المختصة أو من يُعيَّنه، يجب إخطار الفرد بما إذا كان موضوعًا لبيانات مخزَّنة عن الأفراد، وما إذا كانت هذه البيانات مصنَّفة على أنها عامة أو خاصة أو سرية. وبناءً على طلب آخر، يجب إطلاع الفرد الذي يُعد موضوعًا لبيانات خاصة أو عامة مخزَّنة عن الأفراد على هذه البيانات دون أي رسوم، كما يجب إطلاعه، إذا رغب في ذلك، على محتوى تلك البيانات ومعناها.
    
4. بعد إطلاع الشخص المعني على البيانات الخاصة وإبلاغه بمعناها، لا يلزم الكشف عن هذه البيانات له لمدة ستة أشهر تالية، ما لم يكن هناك نزاع أو دعوى قضائية معلقة بموجب هذا البند، أو ما لم يتم جمع أو إنشاء بيانات إضافية عن هذا الشخص.
    
5. يتعين على السلطة المسؤولة أو من تنوب عنها تقديم نسخ من البيانات الخاصة أو العامة بناءً على طلب الشخص المعني. ويجوز للسلطة المسؤولة أو من تنوب عنها أن تطلب من مقدم الطلب دفع التكاليف الفعلية لإعداد النسخ وتصديقها.
    
6. يجب على السلطة المسؤولة أو من تنوب عنها الامتثال فوراً، إن أمكن، لأي طلب يُقدم بموجب هذا البند الفرعي، أو في غضون عشرة أيام من تاريخ الطلب، باستثناء أيام السبت والأحد والعطلات الرسمية، إذا تعذر الامتثال الفوري.
    
7. يجوز للفرد المعني بالبيانات الطعن في دقة أو اكتمال البيانات العامة أو الخاصة. ولممارسة هذا الحق، يتعين على الفرد إخطار السلطة المسؤولة خطياً مع وصف طبيعة الخلاف. وعلى السلطة المسؤولة أن تقوم، في غضون 30 يوماً، إما: (1) بتصحيح البيانات التي ثبت عدم دقتها أو عدم اكتمالها ومحاولة إخطار المستلمين السابقين للبيانات غير الدقيقة أو غير المكتملة، بما في ذلك المستلمون الذين حددهم الفرد؛ أو (2) إخطار الفرد بأن السلطة تعتقد أن البيانات صحيحة. ولا يُفصح عن البيانات محل النزاع إلا إذا أُرفق بيان عدم الموافقة الصادر عن الفرد بالبيانات المفصح عنها.
    
8. يجوز الطعن في قرار السلطة المختصة وفقًا لأحكام قانون الإجراءات الإدارية المتعلقة بالقضايا المطعون فيها. وعند استلام المفوض لطعن مقدم من فرد، يتعين عليه، قبل إصدار الأمر والإخطار بجلسة الاستماع الخاصة بالقضية المطعون فيها وفقًا لما ينص عليه الفصل 14 من قوانين ولاية مينيسوتا، أن يحاول تسوية النزاع عن طريق التوعية أو عقد اجتماعات أو التوفيق أو الإقناع. وإذا وافقت الأطراف، يجوز للمفوض إحالة المسألة إلى الوساطة. وعقب هذه الجهود، يقوم المفوض برفض الاستئناف أو إصدار الأمر وإشعار جلسة الاستماع.
    
9. يجب على الجهة الحكومية استكمال أو تصحيح أو إتلاف البيانات المتعلقة بالأفراد الذين تم الطعن في صحة بياناتهم بنجاح من قبل شخص ما، بغض النظر عن متطلبات المادة 138.17 من قوانين ولاية مينيسوتا.
    
10. بعد استكمال البيانات التي تم الطعن فيها بنجاح أو تصحيحها أو إتلافها، يجوز للمنطقة التعليمية الاحتفاظ بنسخة من الأمر الصادر عن مفوض الشؤون الإدارية بموجب الفصل 14 من قوانين ولاية مينيسوتا، أو — في حالة عدم صدور أي أمر — ملخصًا للنزاع بين الطرفين لا يتضمن أي تفاصيل عن البيانات التي تم الطعن فيها بنجاح.

سادساً: طلبات الحصول على البيانات المقدمة من قبل الشخص المعني

1. يجب تقديم جميع طلبات الحصول على البيانات الشخصية بشكل خطي وموجهة إلى مسؤول الامتثال لممارسات معالجة البيانات.
    
2. يجب أن يتضمن طلب الحصول على بيانات فردية عن موضوع معين المعلومات التالية:
    
   1. إقرار بأن الشخص يقدم طلبًا بصفته صاحب البيانات للحصول على بيانات تتعلق به أو تتعلق بطالب يكون هو والده أو ولي أمره؛
       
   2. تاريخ تقديم الطلب؛
       
   3. وصف واضح للبيانات المطلوبة؛
       
   4. إثبات أن الشخص المعني هو صاحب البيانات أو أحد والديه أو الوصي عليه؛
       
   5. تحديد الشكل الذي ستُقدم به البيانات (مثل الاطلاع، أو النسخ، أو كليهما معًا، وما إلى ذلك)؛ و
       
   6. طريقة الاتصال بطالب الطلب (مثل رقم الهاتف أو العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني).
       
3. يجوز للسلطة المختصة أن تطلب توضيحاً من مقدم الطلب إذا كان الطلب غير واضح قبل الرد على طلب الحصول على البيانات.
    
4. تتناول السياسة رقم 515 (حماية وخصوصية سجلات الطلاب) طلبات الطلاب أو أولياء أمورهم للحصول على السجلات والبيانات التعليمية.

السابع. طلبات الحصول على البيانات العامة

1. يجب تقديم جميع طلبات الحصول على البيانات العامة كتابةً وتوجيهها إلى مسؤول الامتثال لممارسات البيانات.
    
   1. يجب أن يتضمن طلب الحصول على البيانات العامة المعلومات التالية:
       
      1. تاريخ تقديم الطلب؛
          
      2. وصف واضح للبيانات المطلوبة؛
          
      3. تحديد الشكل الذي ستُقدم به البيانات (مثل الاطلاع، أو النسخ، أو كليهما معًا، وما إلى ذلك)؛ و
          
      4. طريقة الاتصال بطالب الطلب (مثل رقم الهاتف أو العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني).
          
   2. ما لم ينص القانون صراحةً على خلاف ذلك، لا يُطلب من مقدم طلب الحصول على البيانات الكشف عن هويته، كما لا يُطلب منه توضيح سبب تقديم الطلب. وقد يُطلب من الشخص تقديم بعض المعلومات التعريفية أو التوضيحية لغرض وحيد هو تسهيل الوصول إلى البيانات.
       
   3. يُعتبر طلب الحصول على البيانات العامة، بما في ذلك هوية مقدم الطلب إن تم تقديمها، معلومات عامة.
       
   4. يجوز لمسؤول الامتثال لممارسات معالجة البيانات أن يطلب توضيحًا من مقدم الطلب إذا كان الطلب غير واضح قبل الرد على طلب الحصول على البيانات.
       
2. سيقوم مسؤول الامتثال لممارسات البيانات بالرد على طلبات الحصول على البيانات في أوقات وأماكن معقولة على النحو التالي:
    
   1. سيقوم مسؤول الامتثال لممارسات معالجة البيانات بإخطار مقدم الطلب كتابةً على النحو التالي:
       
      1. البيانات المطلوبة غير موجودة؛ أو
          
      2. البيانات المطلوبة موجودة بالفعل، لكن لا يمكن للمُطلب الوصول إليها كليًّا أو جزئيًّا؛ أو
          
         1. وإذا قرر مسؤول الامتثال لممارسات البيانات أن البيانات المطلوبة سرية، مما يستلزم رفض منح الطالب حق الوصول إليها، فإن السلطة المختصة ستُبلغ الطالب بهذا القرار كتابةً، في أقرب وقت ممكن بعد ذلك، مع الإشارة إلى المادة القانونية المحددة أو التصنيف المؤقت أو الحكم المحدد في القانون الاتحادي الذي استند إليه هذا القرار.
             
         2. بناءً على طلب مقدم الطلب الذي رُفض منحه حق الوصول إلى البيانات، يتعين على مسؤول الامتثال لممارسات البيانات أن يصدر شهادة خطية تفيد برفض الطلب، مع الإشارة إلى المادة القانونية المحددة أو التصنيف المؤقت أو الحكم المحدد في القانون الاتحادي الذي استند إليه الرفض.
             
      3. تتوفر البيانات المطلوبة، ويجب اتخاذ الترتيبات اللازمة للاطلاع عليها، وتحديد موعد استلامها، أو الإشارة إلى أنه سيتم إرسالها بالبريد. وإذا لم يحضر مقدم الطلب في الموعد والمكان المحددين للاطلاع على البيانات، أو لم يتم استلامها في غضون عشرة (10) أيام عمل من تاريخ إخطار مقدم الطلب، فسوف تخلص المنطقة التعليمية إلى أن البيانات لم تعد مطلوبة، وتعتبر الطلب مغلقًا.
          
   2. قد يتأثر وقت استجابة منطقة التعليم بحجم الطلب المعني ومدى تعقيده، بما في ذلك عمليات حجب البيانات اللازمة، وكذلك بعدد الطلبات المقدمة خلال فترة زمنية معينة.
       
   3. ستقدم إدارة المنطقة التعليمية، عند الطلب، شرحاً للمصطلحات الفنية أو الاختصارات أو المختصرات الواردة في البيانات المقدمة.
       
   4. لا يُلزم قانون حماية البيانات في مينيسوتا (MGDPA) منطقة التعليم بإنشاء أو جمع بيانات جديدة استجابةً لطلب الحصول على البيانات، أو بتقديم البيانات المطلوبة في شكل أو ترتيب معين إذا كانت المنطقة التعليمية لا تحتفظ بالبيانات في ذلك الشكل أو الترتيب.
       
   5. ليس على منطقة التعليم المدرسية الرد على الأسئلة التي لا تتعلق بطلب معين للحصول على البيانات أو بطلبات الحصول على البيانات بشكل عام.

ثامناً: طلب الحصول على بيانات موجزة

1. يجب تقديم طلب إعداد البيانات الموجزة كتابةً إلى السلطة المختصة.
    
   1. يجب أن يتضمن طلب إعداد البيانات الموجزة المعلومات التالية:
       
      1. تاريخ تقديم الطلب؛
          
      2. وصف واضح للبيانات المطلوبة؛
      3. تحديد الشكل الذي ستُقدَّم به البيانات (مثل الاطلاع، أو النسخ، أو كليهما معًا، وما إلى ذلك)؛ و
          
      4. طريقة الاتصال بطالب الخدمة (رقم الهاتف أو العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني).
          
2. سترد الجهة المختصة في غضون عشرة (10) أيام عمل من تاريخ استلام طلب إعداد البيانات الموجزة، وستُبلغ مقدم الطلب بما يلي:
    
   1. التكاليف التقديرية لإعداد البيانات الموجزة، إن وجدت؛ و
       
   2. البيانات الموجزة المطلوبة؛ أو
       
   3. بيان مكتوب يحدد الجدول الزمني لإعداد البيانات الموجزة المطلوبة، بما في ذلك أسباب أي تأخير؛ أو
       
   4. بيان مكتوب يوضح الأسباب التي دفعت السلطة المختصة إلى اعتبار أن وصول مقدم الطلب إلى البيانات من شأنه أن يعرض البيانات الخاصة أو السرية للخطر.
       
3. يجب على المنطقة التعليمية أن تطلب من مقدم الطلب دفع كامل تكلفة إعداد البيانات الموجزة أو جزء منها مقدمًا قبل أن تبدأ المنطقة التعليمية في إعداد تلك البيانات.

التاسع - التكاليف

1. البيانات العامة
    
   1. ستفرض إدارة المنطقة التعليمية رسومًا على النسخ المقدمة على النحو التالي:
       
      1. سيتم احتساب 25 سنتًا للنسخة المطبوعة على وجه واحد، أو 50 سنتًا للنسخة المطبوعة على الوجهين، وذلك للنسخ الورقية بالأبيض والأسود التي لا يتجاوز عدد صفحاتها 100 صفحة، سواء كانت بحجم "ليتر" أو "ليجال".
          
      2. يتم احتساب رسوم على أكثر من 100 صفحة أو نسخ من مواد أخرى بناءً على التكلفة الفعلية للبحث عن البيانات واسترجاعها وعمل النسخ، ما لم تكن التكلفة محددة صراحةً بموجب قانون أو لائحة.
          
         1. تشمل التكلفة الفعلية لعمل النسخ وقت الموظفين، وتكلفة المواد التي تُنسخ عليها البيانات، وتكاليف الإرسال البريدي (إن وجدت).
             
         2. كما أنه في حالة عدم توفر القدرة لدى المنطقة التعليمية على إعداد النسخ، مثل الصور الفوتوغرافية، فسيتم تحميل التكلفة الفعلية التي تدفعها المنطقة التعليمية لمورد خارجي.
             
   2. يجب سداد جميع الرسوم نقدًا أو بشيك مصرفي/حوالة مالية قبل استلام النسخ.
       
2. بيانات موجزة
    
   1. يتحمل الطالب أي تكاليف تنشأ عن إعداد البيانات الموجزة قبل إعدادها أو تقديمها.
       
   2. يجوز للمنطقة التعليمية تقدير التكاليف المرتبطة بإعداد البيانات الموجزة على النحو التالي:
       
      1. تكلفة المواد، بما في ذلك الورق؛ وتكلفة العمالة اللازمة لإعداد البيانات الموجزة؛ وأي جدول لرسوم النسخ القياسية يحدده قطاع التعليم؛ وأي تكاليف خاصة لازمة لإنتاج هذه النسخ من نظام حفظ السجلات الآلي، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الميكروفيلم؛
          
      2.  يجوز للمنطقة التعليمية أن تأخذ في الاعتبار القيمة المعقولة للبيانات الموجزة التي تم إعدادها، وأن تخفض، عند الاقتضاء، التكاليف المقررة على مقدم الطلب.
          
3. البيانات المتعلقة بشخص معين
    
   1. يجوز للسلطة المختصة أو من تنوب عنها أن تطلب من مقدم الطلب دفع التكاليف الفعلية لإنشاء النسخ واعتمادها.
      
      لا يجوز للسلطة المختصة أن تفرض أي رسوم على صاحب البيانات في الحالات التي يقتصر فيها طلبه على الاطلاع على البيانات الخاصة.

عاشراً: المراجعة السنوية والنشر

1. يجب على السلطة المسؤولة إعداد سياسة مكتوبة بشأن الوصول إلى البيانات وسياسة مكتوبة بشأن حقوق أصحاب البيانات (بما في ذلك الإجراءات المحددة التي يتبعها قطاع التعليم للتمكين من وصول صاحب البيانات إلى البيانات العامة أو الخاصة المتعلقة بالأفراد). ويجب على السلطة المسؤولة تحديث هذه السياسات، حسب الحاجة، في موعد أقصاه الأول من أغسطس من كل عام، وفي أي وقت آخر حسب الضرورة، بحيث تعكس التغييرات التي تطرأ على الموظفين أو الإجراءات أو أي ظروف أخرى تؤثر على قدرة الجمهور على الوصول إلى البيانات.
    
2. يجب أن تكون نسخ السياسات متاحة للجمهور بسهولة، إما عن طريق توزيع نسخ مجانية عليه، أو عن طريق عرضها في مكان بارز داخل منطقة المدرسة يسهل على الجمهور الوصول إليه، أو عن طريق نشرها على الموقع الإلكتروني لمنطقة المدرسة.

تم اعتماده في 5/11/2008
تمت مراجعته في 16/12/2021
تم اعتماده في 6/1/2022
تمت مراجعته في 27/10/2022
تم اعتماده في 31/11/2022