أولاً: الغرض

الغرض من هذه السياسة هو توفير إرشادات لمدير المدرسة لمساعدته في التخلص من المعدات والمواد المتقادمة في الوقت المناسب.

ثانياً: بيان عام للسياسة

إن الاستخدام الفعال لمساحات المباني المدرسية، مع مراعاة سلامة الموظفين والطلاب، يتطلب في بعض الأحيان التخلص من المعدات والمواد القديمة.

ثالثاً: التعاريف

1. يُقصد بـ"العقد" أي اتفاقية تبرمها المقاطعة لبيع اللوازم أو المواد أو المعدات.
    
2. "الصحيفة الرسمية" هي إصدار دوري لصحيفة قانونية معتمدة.

رابعاً: طريقة التصرف

1. التفويض
   
   يُفوض المدير العام بالتخلص من المعدات والمواد المتقادمة عن طريق بيعها بسعر عادل وفقًا للإجراءات الموضحة في هذه السياسة. ويجب أن يحصل أي بيع يتجاوز الحد الأدنى للمبلغ الذي يتطلب تقديم عطاءات عليه على تفويض صريح مسبق من مجلس الإدارة. ويُفوض المدير العام بالتخلص بشكل سليم من الكتب والمواد والمعدات المستعملة التي يُعتبر أنها ذات قيمة ضئيلة أو عديمة القيمة.
    
2. العقود التي تزيد قيمتها عن 100,000 دولار
    
   1. إذا قُدرت قيمة المعدات أو المواد بما يتجاوز 100,000 دولار، فيجب طلب عروض مختومة عن طريق نشر إعلان في الصحيفة الرسمية قبل أسبوعين من الموعد المحدد. ويجب أن يحدد هذا الإعلان موعد ومكان استلام العروض، وأن يتضمن وصفًا موجزًا للموضوع المعني. ويجوز نشر إعلانات إضافية في الصحيفة الرسمية أو في أي مكان آخر حسبما يراه مجلس إدارة المدرسة ضروريًا.
       
   2. يُمنح العقد لأعلى مزايد ملتزم، ويجب أن يُبرم حسب الأصول كتابةً، وأن يخضع للشروط الأخرى التي ينص عليها القانون.
       
   3. يجب الاحتفاظ بسجل لجميع العطاءات، يتضمن أسماء المزايدين ومبالغ العطاءات، مع الإشارة إلى العطاء الفائز. ويجب رفض أي عطاء يتضمن تعديلاً أو محوًا لأي سعر وارد فيه، ويُستخدم هذا السعر في تحديد أعلى عطاء مقبول، ما لم يتم تصحيح التعديل أو المحو عن طريق شطبه وكتابة التصحيح بالحبر أو الطباعة الآلية بجواره، وتوقيعه بالحبر من قبل الشخص الموقع على العطاء.
       
   4. في حالة وجود عروض متساوية في السعر من اثنين أو أكثر من المزايدين، يجوز للمجلس، وفقًا لتقديره، اللجوء إلى أساليب الشراء التفاوضية مع المزايدين المتعادلين في السعر، شريطة ألا يقل السعر المدفوع عن سعر العرض المتعادل الأعلى. في حالة تلقي عرض واحد فقط، يجوز للمجلس، وفقًا لتقديره، التفاوض على عقد مقبول للطرفين مع مقدم العرض طالما أن السعر المدفوع لا يقل عن العرض الأصلي. إذا لم يتم تلقي أي عرض مرضٍ، يجوز للمجلس إعادة الإعلان.
       
   5. يجب الاحتفاظ بجميع العطاءات الواردة في الملفات لمدة لا تقل عن سنة واحدة بعد استلامها. ويكون أي عقد يُبرم دون الامتثال للأحكام السابقة باطلاً.
       
   6. تُعتبر البيانات التي تقدمها الشركة إلى المنطقة التعليمية استجابةً لطلب تقديم العطاءات سريةً حتى يتم فتحها. وبمجرد فتحها، يصبح اسم مقدم العطاء والمبلغ المحدد بالدولار علنيين؛ وتظل جميع البيانات الأخرى سريةً حتى انتهاء عملية الاختيار، أي بعد أن تنتهي المدرسة من تقييمها وترتيب العروض. وبعد انتهاء عملية الاختيار، تصبح جميع البيانات المقدمة من جميع مقدمي العطاءات علنيةً باستثناء البيانات التي تشكل أسراراً تجارية. إذا تم رفض جميع الردود قبل الانتهاء من عملية الاختيار، تظل جميع البيانات سرية، باستثناء اسم المزايد والمبلغ المحدد بالدولار اللذين تم الإعلان عنهما عند فتح العطاءات لمدة عام واحد من تاريخ الفتح المقترح أو حتى تؤدي إعادة طلب العطاءات إلى الانتهاء من عملية الاختيار أو حتى يتم اتخاذ قرار بالتخلي عن الشراء، أيهما يحدث أولاً، وعندها تصبح البيانات المتبقية علنية. تُحظى البيانات التي تم إنشاؤها أو الاحتفاظ بها من قبل المقاطعة كجزء من عملية الاختيار أو التقييم بالحماية كبيانات غير عامة حتى اكتمال عملية الاختيار أو التقييم. عندئذ، تصبح البيانات عامة باستثناء البيانات التي تشكل أسرارًا تجارية.
       
3. العقود التي تتراوح قيمتها بين 25,000 دولار و100,000 دولار
   
   إذا كان المبلغ المقدر للبيع يتجاوز 25,000 دولار ولكنه لا يتجاوز 100,000 دولار، فيمكن إبرام العقد إما عن طريق عطاءات مختومة بالطريقة الموضحة أعلاه أو عن طريق التفاوض المباشر، من خلال الحصول على عرضين أو أكثر للشراء أو البيع عندما يكون ذلك ممكنًا، ودون الإعلان عن العطاءات أو الامتثال لمتطلبات إشعار المناقصة التنافسية. يجب الاحتفاظ بجميع عروض الأسعار التي تم الحصول عليها في الملفات لمدة لا تقل عن سنة واحدة بعد استلامها.
    
4. العقود التي تبلغ قيمتها 25,000 دولار أو أقل
   
   إذا قُدرت قيمة البيع بمبلغ 25,000 دولار أو أقل، يجوز إبرام العقد إما بناءً على عرض أسعار أو في السوق المفتوحة، وفقًا لتقدير مجلس الإدارة. ويجوز أن تتم عملية البيع في السوق المفتوحة عن طريق المزاد. وإذا تم إبرام العقد بناءً على عرض أسعار، فيجب أن يستند، قدر الإمكان، إلى عرضين على الأقل يتم الاحتفاظ بهما في الملفات لمدة لا تقل عن سنة واحدة بعد استلامهما.
    
5. البيع الإلكتروني للمخزونات والمواد والمعدات الفائضة
   
   بصرف النظر عن المتطلبات الإجرائية الأخرى الواردة في هذه السياسة، يجوز للمنطقة التعاقد على بيع المخزونات والمواد والمعدات الفائضة أو المتقادمة أو غير المستخدمة من خلال عملية بيع إلكترونية يتنافس فيها المشترون على شراء تلك المخزونات أو المواد أو المعدات بأعلى سعر شراء في بيئة مفتوحة وتفاعلية.
    
6. إشعار بطلب عروض الأسعار
   
   يجب إصدار إشعار بإجراءات تلقي عروض الأسعار عن طريق النشر أو أي وسيلة أخرى مناسبة، بحيث يتم إخطار الجمهور قبل الموعد المحدد بفترة معقولة.
    
7. البيع للموظفين
   
   لا يجوز لأي عضو في مجلس الإدارة أو موظف في المنطقة بيع أو التوسط في بيع أو حيازة أو التحكم في أي ممتلكات أو مواد مملوكة للمنطقة لغرض بيعها لأي عضو آخر في مجلس الإدارة أو موظف في المنطقة، ما لم تكن هذه الممتلكات والمواد غير مطلوبة للأغراض العامة، ويتم بيعها لموظف في المنطقة بعد إصدار إعلان عام معقول، وذلك في مزاد علني أو عن طريق عطاءات مختومة، شريطة ألا يكون الموظف معنيًا بشكل مباشر بعملية المزاد أو البيع. ويجب أن يشمل الإشعار المعقول إشعارًا منشورًا أو معلنًا لمدة أسبوع على الأقل. ولا يجوز لموظف المنطقة شراء أكثر من سيارة واحدة من المنطقة خلال أي فترة 12 شهرًا. ولا ينطبق هذا القسم على بيع الممتلكات أو المواد التي حصلت عليها المنطقة التعليمية أو أنتجتها لبيعها للجمهور العام في سياق الأعمال العادية. لا يوجد في هذا القسم ما يمنع موظف المنطقة التعليمية من بيع أو حيازة ممتلكات عامة لغرض البيع إذا كان البيع أو الحيازة لغرض البيع في سياق الأعمال العادية أو في سياق المهام العادية للموظف.
    
8. الاستثناءات المتعلقة بأجهزة الكمبيوتر الزائدة عن الحاجة في المدارس
   
   يجوز للمنطقة التعليمية تجاوز متطلبات المناقصة التنافسية، ولا تخضع لأي قوانين أخرى تتعلق بعقود المناطق التعليمية، إذا كانت تتصرف في أجهزة الكمبيوتر المدرسية الفائضة والمعدات ذات الصلة عن طريق نقل ملكية هذه الممتلكات وحقوقها إلى:
    
   1. منطقة تعليمية أخرى؛
       
   2. إدارة السجون بالولاية؛
       
   3. مجلس أمناء كليات وجامعات ولاية مينيسوتا؛ أو
       
   4. أسرة طالب يقيم في المنطقة ويبلغ إجمالي دخلها ما يندرج ضمن التعريف الفيدرالي للفقر.