1.0 الغرض

يعد التواصل الفعال أمرًا ضروريًا لاستمرار نجاح منطقة مينيتونكا التعليمية. ويهدف هذا المبدأ إلى ضمان تواصل فعال وموجه نحو تحقيق النتائج ومتبادل، من شأنه تعزيز الوعي والفهم والاهتمام والدعم للطلاب والموظفين والبرامج وأهداف المنطقة التعليمية – باعتبارها مجتمعًا تعليميًا يلهم الجميع على التميز.

2.0 بيان عام للسياسة

تركز الاتصالات الفعالة في المنطقة التعليمية على بناء العلاقات بين المؤسسة التعليمية وجماهيرها الداخلية والخارجية. وهي وظيفة إدارية مخططة ومنهجية، تستند إلى الممارسات الأخلاقية، وتهدف إلى المساعدة في تحسين البرامج والخدمات وسمعة المنطقة التعليمية. وتعتمد على التواصل التفاعلي بهدف تعزيز الفهم الأفضل لأهداف المؤسسة وإنجازاتها واحتياجاتها في سعيها لتحقيق رسالتها تجاه الطلاب. وهي تتطلب تفسير مواقف الجمهور وآرائه ومعتقداته، حتى يتمكن مجلس إدارة المدرسة والإدارة من تحديد ومساعدة في صياغة البرامج والسياسات والإجراءات التي ستحظى بفهم ودعم واسعين، وبالتالي دعم إنجازات الطلاب.

كل قرار وكل إجراء في المؤسسة من شأنه أن يؤثر على العلاقة التي تربط المنطقة التعليمية بأصحاب المصلحة، مما قد يعزز أو يضعف قدرة المنطقة التعليمية على تحقيق رسالتها تجاه الطلاب. ولا يمكن لخطة الاتصال الخاصة بالمنطقة التعليمية أن تكون فعالة إلا إذا تحمل كل فرد في المؤسسة مسؤولية التواصل الفعال، وبناء العلاقات، والترويج للمؤسسة، والقيام بدور سفراء للمنطقة التعليمية عند لقاءهم بالناس وتحيةهم خلال عملهم اليومي.

3.0 مجالات المسؤولية

إن تنفيذ برنامج مخطط ومنهجي ومستمر للتواصل في الاتجاهين هو مسؤولية مشتركة تقع على عاتق جميع أعضاء مجلس الإدارة وموظفي المنطقة التعليمية.

3.1 يتولى مجلس إدارة المدرسة مسؤولية ضمان وجود برنامج اتصال ثنائي الاتجاه مدروس وفعال. وسيعتمد المجلس ويحافظ على رؤية وبيان مهمة وخطة استراتيجية للمنطقة التعليمية. كما سيُشغّل مجلس إدارة المدرسة مكتبًا للاتصالات لضمان توافق أهداف وأنشطة الاتصال مع رؤية المجلس والخطة الاستراتيجية للمنطقة التعليمية وأهدافها السنوية. وسيصرح مجلس إدارة المدرسة بإنفاق الأموال العامة لدعم الأهداف المعتمدة.

يتخذ مجلس إدارة المدرسة قراراته عن طريق التصويت أو بموافقة عامة من غالبية أعضائه. ويقوم رئيس مجلس إدارة المدرسة، أو من ينوب عنه، بدور المتحدث الرسمي باسم المجلس. وينبغي لأعضاء مجلس إدارة المدرسة بذل كل جهد ممكن للدفاع عن طلاب المنطقة التعليمية، ودعم نجاحها، والحفاظ على حضور بارز وتوافر دائم أمام الناخبين، وضمان التواصل المفتوح وفي الوقت المناسب مع مدير التعليم، وإلهام الآخرين بالكلمات والأفعال.

3.2 تقع مسؤولية وضع وتنفيذ برنامج الاتصال الخاص بالمنطقة التعليمية على عاتق المدير العام و/أو من يعينه. ويُعد المدير العام المسؤول الرئيسي عن التواصل مع مجلس إدارة المدارس. ويحرص المدير العام على الشفافية والاستجابة لاحتياجات الجمهور، ويحافظ على حضوره البارز وتوافره بين الموظفين والمجتمع المحلي، كما يعمل كالمتحدث الرئيسي باسم رؤية المنطقة التعليمية ورسالتها وأهدافها، ويجتمع بانتظام مع أولياء الأمور والطلاب والموظفين وقادة المجتمع المحلي لتيسير التواصل في الاتجاهين.

3.3 يعمل مدير الاتصالات بصفته المتحدث الرسمي الرئيسي باسم المنطقة التعليمية وفقًا لتعيين المدير العام. ويتولى فريق الاتصالات مسؤولية تطوير وتنفيذ خطط الاتصالات الخاصة بالمنطقة التعليمية، لا سيما فيما يتعلق بالقضايا المعقدة أو المثيرة للجدل. ويضمن مكتب الاتصالات اتساق رسائل المنطقة التعليمية ودقة توقيتها وصحتها.

3.4 تقع مسؤولية التواصل على مستوى المدرسة أو القسم على عاتق المدير أو مشرف القسم. ويقوم المديرون والمشرفون بترسيخ نمط أو ثقافة التواصل والعلاقات داخل المدرسة أو القسم. كما أنهم يمثلون القناة الرئيسية لنقل المعلومات إلى الموظفين والمعنيين. ويجب على الموظفين في كل مدرسة أو قسم التواصل بشكل فعال وفي الوقت المناسب مع الموظفين والطلاب وأسرهم.

3.5 يعمل جميع موظفي المدارس كممثلين للمنطقة التعليمية خلال أداء مهامهم اليومية. يتحمل الموظفون مسؤولية التواصل بدقة وفعالية بشأن مدرستهم أو المنطقة التعليمية أو القضايا التي تقع ضمن نطاق مسؤولياتهم ومعارفهم المهنية. ولا ينبغي لهم محاولة الرد نيابة عن الآخرين، أو مناقشة موضوعات ليسوا على دراية بها أو موضوعات تقع خارج نطاق مسؤوليات المدارس أو الإدارات. يجب على موظفي المنطقة التعليمية بذل الجهود المناسبة ليكونوا على دراية بالمنطقة التعليمية وبرامجها وخدماتها وإنجازاتها والتحديات التي تواجهها وخططها وأولوياتها.

4.0 المتطلبات

4.1 ستلتزم جميع الاتصالات الصادرة عن المقاطعة بأعلى معايير التواصل الفعال.

4.1.1 يجب أن يسترشد التواصل بالسعي إلى الحقيقة والدقة والإنصاف. ولا يجوز أبدًا نشر معلومات مضللة عن قصد. ويجب تصحيح أي معلومات مضللة نُشرت عن غير قصد فور اكتشافها.

4.1.2 سيتم احترام وحماية خصوصية وسمعة الطلاب والأسر والموظفين. ولن يتم الكشف عن أي معلومات قد تضر بسمعة الطلاب أو أعضاء هيئة التدريس، باستثناء ما ينص عليه القانون أو سياسات مجلس الإدارة الأخرى.

4.1.3 يجب أن يتسم سلوك موظفي المنطقة وأعضاء مجلس إدارة المدرسة ومواقفهم وأفعالهم بالالتزام بأعلى المعايير الأخلاقية (سواء في الأماكن العامة أو الخاصة).

4.1.4 سيتم اللجوء بشكل متكرر إلى اللغة الإيجابية والحوار المباشر والتواصل الشخصي باعتبارها أكثر أساليب التواصل فعالية في تشجيع المواقف والسلوكيات المرغوبة.

4.1.5 ستستفيد المقاطعة من تقنيات الاتصال المناسبة للتواصل بفعالية مع الجهات المعنية وإشراكها.

4.1.6 ستسعى المنطقة جاهدة إلى تحقيق الشفافية في عملية صنع القرار، وتوفير سبل الوصول المناسبة إلى المعلومات العامة، واحترام مبدأ حرية البحث وآراء الآخرين.

4.1.6 يجب أن تكون لجميع مبادرات الاتصال والتغيير الرئيسية أو البرامج الجديدة خطة اتصال مكتوبة، تتناول قضايا الفئات المعنية واحتياجاتها وتوقعاتها، بالإضافة إلى احتياجات المنطقة.

4.2 أهداف برنامج الاتصالات.

4.2.1 إشراك الموظفين وأصحاب المصلحة كسفراء لمقاطعة مينيتونكا التعليمية.

4.2.2 إشراك أولياء الأمور والطلاب والموظفين بشكل فعال في عملية التعلم.

4.2.3 للحصول على الوعي والفهم والدعم اللازمين لتحقيق مهمة المنطقة وأهدافها وغاياتها.

4.2.4 ضمان التواصل في الاتجاهين، من خلال توضيح رؤية المنظمة لجمهورها، وتوضيح آراء الجمهور (قيمه وآرائه ومواقفه) للمنطقة.

4.2.5 الاحتفاء بنجاحات ومساهمات الطلاب والموظفين وأفراد المجتمع.

4.2.6 الترويج لمدارس مينيتونكا العامة باعتبارها منطقة تعليمية ذات مستوى عالمي، وواحدة من أفضل المناطق التعليمية في ولاية مينيسوتا وعلى الصعيد الوطني.

4.2.7 ضمان تطبيق استراتيجيات اتصال فعالة في جميع أنحاء المنطقة.