أولاً: بيان السياسة العامة

الغرض من هذه السياسة هو توفير إرشادات لمسؤولي وموظفي منطقة التعليم فيما يتعلق باستخدام أدوات الاتصال الجماهيري، مثل أنظمة الإذاعة الداخلية والبريد الإلكتروني وأنظمة الرسائل الرقمية الجماعية.

ثانياً: بيان عام للسياسة

يدرك مجلس إدارة المدرسة أهمية التواصل مع الطلاب والموظفين والأسر في بناء علاقة ثقة ودعم للمدارس والمقاطعة. ورغم أن التواصل الشخصي مع الأفراد هو الأفضل، فإن المجلس يدرك أيضًا فعالية أدوات الاتصال الجماهيري في إيصال الرسائل المهمة إلى مختلف الفئات المستهدفة. ومع ذلك، فإن المجلس يدرك احتمال الإفراط في استخدام بعض أدوات التواصل وطبيعتها التدخلية. ونظرًا لأن الطلاب والموظفين والأسر يمثلون جمهورًا محصورًا، يجب أن تقتصر أي إعلانات على مستوى المدرسة أو المنطقة التعليمية على شؤون المدرسة والأنشطة المرتبطة ارتباطًا وثيقًا بمصالح المدرسة أو المنطقة التعليمية.

ثالثاً: التعاريف

1. تُعرَّف الإعلانات بأنها جميع أشكال التواصل الشفوي والكتابي الموجهة إلى الطلاب أو الموظفين أو أسر الطلاب (مثل: مكبرات الصوت، وشاشات العرض، والرسائل عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، والإعلانات الشفوية الأخرى، والنشرات، والمنشورات، والملصقات).
2. قد تشمل الإعلانات المتعلقة بالمدرسة تلك الصادرة عن المجموعات المدنية التي تعمل المدرسة أو مجموعة مدرسية معها في إطار شراكة لرعاية أنشطة تهم جميع الشباب في المجتمع المحلي و/أو مشاريع لأغراض إنسانية على نطاق الولاية أو على الصعيد الوطني، مثل الصليب الأحمر أو صندوق التبرعات المتحدة.
3. يُعرَّف نظام الإذاعة الداخلية بأنه استخدام مكبرات الصوت في جميع أنحاء المدرسة و/أو داخل حرمها.
4. يُعرَّف الإرسال الجماعي للرسائل الرقمية بأنه يشمل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة، بالإضافة إلى وسائل المراسلة الرقمية الحديثة التي تُرسَل إلى عدد من الطلاب يفوق عدد طلاب الفصل الدراسي الواحد.
5. تُعرَّف خدمة الرسائل الهاتفية بأنها نظام آلي للاتصال بأرقام هاتفية متعددة.
6. تُعرَّف حالات الطوارئ بأنها المواقف التي تؤدي إلى إغلاق المدرسة أو تعطيل الدراسة، أو المواقف التي يتعرض فيها أفراد أو مجموعات لخطر الإصابة أو الوفاة.
7. تُعرَّف «الأنشطة ذات الصلة بالمدرسة » بأنها أنشطة المدرسة، والأنشطة التي ترعاها منظمات الطلاب وأولياء الأمور التابعة للمدرسة التي يرتادها الطالب، والأنشطة التي يشارك فيها الطلاب وأولياء الأمور والمجتمع المحلي والتي ينسقها أو يرعاها «المنطقة التعليمية»، بما في ذلك «مؤسسة مينيتونكا للتعليم المجتمعي».
8. تُعرَّف الوكالات أو المنظمات العامة بأنها تلك التي يتم تمويلها من الضرائب. ومن الأمثلة على ذلك أنشطة البلديات، والانتخابات، والجلسات الاستماع العامة، والمعلومات الصادرة عن إدارات الشرطة والإطفاء.
9. المنظمات المجتمعية – (المدنية/الخيرية/الطلابية) تُعرَّف بأنها منظمات لا تعمل بهدف تحقيق ربح مالي.
10. تُعرَّف المنظمات الأخوية بأنها المنظمات التي تعمل لصالح مجموعة معينة داخل المجتمع.
11. تُعرَّف «المنظمات التجارية/الأفراد» بأنها مؤسسات ربحية أو أفراد غير منتسبين إلى أي منظمة من المنظمات المحددة في هذا النص، وتقوم بتوفير فرص أو فعاليات تدر دعمًا ماليًا للمدارس و/أو منطقة التعليم.

الرابع. المسؤولية

1. يتحمل مدير التعليم، أو من ينوب عنه، مسؤولية صحة وملاءمة جميع الإعلانات الصادرة على مستوى المنطقة التعليمية.
2. يتعين على مدير المدرسة، أو من ينوب عنه، تحديد مدى صحة وأهمية جميع الإعلانات المدرسية.

خامساً: معايير الاستخدام

1. ينبغي إصدار الإعلانات عبر نظام الإذاعة الداخلية في أوقات لا تؤثر فيها على سير العملية التعليمية. ويجوز لكل مدرسة على حدة تحديد المكان والوقت ومدة عرض الإعلانات أو توزيعها. ويجب على إدارة المدرسة بذل كل جهد ممكن لتجنب السماح بإصدار إعلانات خلال اليوم خارج الأوقات المخصصة لذلك.
    
2. لا يجوز للمعلم أو المدرب الذي تم منحه حق الوصول إلى أنظمة الرسائل الجماعية إرسال رسائل إلا إلى الطلاب أو مجموعات أولياء الأمور التي تم منحه حق الوصول إليها عبر النظام، ويجب أن تكون جميع الرسائل متعلقة بشؤون المدرسة.
    
3. باستثناء حالات الطوارئ، تقتصر الرسائل الهاتفية على الفترة من الساعة 9:00 صباحًا حتى 9:00 مساءً، مع تجنب فترة العشاء من الساعة 5:30 حتى 7:00 مساءً، كلما أمكن ذلك.
    
4. يمكن إصدار إعلان للطلاب لإبلاغهم بتوفر المواد أو الأنشطة التي تقدمها المنظمات المجتمعية الداعمة.
    
5. سيُسمح بوضع عدد محدود من الملصقات الخاصة بالمنظمات الأخوية عندما تكون هذه المنظمات هي الجهة الراعية لبرامج المنح الدراسية التي تعود بالفائدة المباشرة على الطلاب. كما يُسمح بالإعلان عن برامج المنح الدراسية التي تعود بالفائدة المباشرة على الطلاب.
    
6. يجب الحصول مسبقًا على موافقة مدير التعليم أو من ينوب عنه على أي شراكة تجارية أو فردية تهدف إلى جمع تبرعات لمدارسنا. وبمجرد الحصول على الموافقة، يجوز إصدار إعلانات تتعلق بالعرض التجاري لأغراض إعلامية فقط. يجب إعلام التلاميذ الذين يسمعون أو يتلقون الإعلانات بوضوح أن شراء أو استخدام المنتج أو الخدمة أمر طوعي تمامًا. (ويشمل ذلك عناصر مثل الكتاب السنوي، وخواتم التخرج، والصور، وإعلانات التخرج، أو غيرها من المنتجات أو الخدمات التاريخية أو التقليدية التي من شأنها أن تعود بفائدة كافية على روح المدرسة، أو راحة التلاميذ/الآباء، أو تمويل المنظمات الطلابية.)
    
7. يتولى المدير مسؤولية وضع إجراءات وإرشادات إضافية بشأن استخدام أنظمة الرسائل الجماعية. ويجب أن تركز هذه الإرشادات والتدريبات المرتبطة بها على الجمهور المستهدف والمواضيع والتوقيت وتكرار إرسال الرسائل الجماعية.