يجب أن يوافق مكتب أنشطة مينيتونكا على جميع الإعلانات في البرامج المطبوعة لأحداث مينيتونكا. يُرجى إرسال نسخة من إعلاناتك بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس للموافقة عليها قبل طباعتها (أرسل فاكساً إلى الرقم 952-401-5905 أو بالبريد الإلكتروني إلى ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

يحتفظ مكتب أنشطة مينيتونكا بالحق في سحب البرامج التي لم تتم الموافقة عليها أو التي لا تتفق مع قيم المنطقة.

المدرب الرئيسي مسؤول عن جميع جوانب مأدبة جوائز نهاية الموسم. يجوز للمدرب الرئيسي تفويض هذه المسؤوليات إلى النادي الداعم؛ ومع ذلك، يجب أن يوافق المدرب الرئيسي على البرنامج وجدول الأعمال.

تقع مسؤولية توزيع الجوائز في المأدبة على عاتق المدرب الرئيسي وحده.

يجب ألا يكون هناك بار مفتوح للبالغين ويجب أن يمتنع الآباء عن تناول الكحول في الولائم.

لتجنب التعارض، يجب ألا تُقام الولائم في أمسيات الأربعاء أو قبل الساعة 12 ظهراً يوم الأحد.

يجب أن تتم الموافقة على جميع عمليات النقل والرسوم وشراء المعدات من قبل المدرب الرئيسي ومدير الأنشطة.

سيحاسب قسم الأنشطة الأندية الداعمة على أي نقل بالحافلة يتجاوز ميزانية المنطقة.

سيحاسب قسم الأنشطة الأندية الداعمة على أي رسوم للبطولات أو الألعاب التي تتجاوز ميزانية المنطقة المحددة.

يجوز للمنطقة أن تحاسب نادي التعزيز على اللوازم/المعدات التي تتجاوز ميزانية المنطقة. يجب تسليم جميع التبرعات إلى مكتب الأنشطة قبل الطلب.

يجب على أندية التعزيز:

التطوع بالوقت وجمع الأموال.

المساهمة بالأموال لتحسين أداء الفريق أو المنظمة بشكل أفضل.

طباعة مواد ترويجية مثل جداول الفريق والبرامج والكتب السنوية (رهناً بموافقة المدرب الرئيسي/مدير المدرسة).

تقديم الدعم المالي للبرنامج من خلال توفير تمويل إضافي للمدربين والموظفين والعاملين في الفعاليات.

تنظيم فعاليات الفريق، مثل الوجبات الجماعية.

استمع واعمل عن كثب مع المدرب الرئيسي.

مناقشة أي بند يفي بتعريف أو وظيفة نادي التعزيز كما هو موضح في الصفحة السابقة.

لا ينبغي للأندية المعززة أن:

• مناقشة أو إجراء مراجعة علنية لأداء المدرب الرئيسي أو طاقم التدريب أو الجهاز الفني أو إجراء تقييم علني له.
• مناقشة قضايا وقت اللعب بشكل مفتوح.
• فدية تمويل البرنامج من أجل التحكم في تعيين أو إقالة المدرب الرئيسي أو أحد أعضاء فريق العمل.
• تقديم التماس من قبل أعضاء النادي الداعم لتعيين/طرد المدرب.
• تخطيط أو تنظيم أو محاولة تنفيذ برنامج تدريبي خارج الموسم دون توجيه أو موافقة المدرب الرئيسي.
• مناقشة أي بند لا يفي بتعريف ووظيفة النادي الداعم كما هو موضح في الصفحة السابقة كعمل رسمي.
• مراجعة أداء المدرب الممول من النادي الداعم. تقع مسؤولية تقييمات الموظفين على عاتق المنطقة فقط.

هل لدي تعارض؟ كيف يمكنني المتابعة؟

بروتوكول حل النزاعات

يكاد يكون النزاع أمرًا حتميًا عند العمل مع أشخاص متحمسين ومتفانين ومتفانين في عملهم. وفي حين أن الاتصالات الجيدة والمبادئ التوجيهية الواضحة ستساعد في الحد من النزاع، يجب أن تكون هناك بروتوكولات واضحة للتعامل مع النزاع عندما ينشأ.

يجب اتباع الخطوات التالية عند الإعراب عن القلق. يجب أن يكون هدفنا هو حل النزاع عند أدنى مستوى تدخل ممكن، ولكن لا تتردد في اتباع العملية بأكملها إذا لزم الأمر. من الحكمة دائمًا إبقاء مدير الأنشطة على علم بأي نزاعات يتم التعامل معها في برنامجك، بغض النظر عن مستوى التدخل في الوقت الحالي.

خطوات حل النزاع

يتم تشجيع أولياء الأمور والمدربين بقوة على الحفاظ على خطوط اتصال مفتوحة. وقد تم وضع إجراء لأغراض إنشاء خطوط اتصال بين المدرسة وأولياء الأمور/الأوصياء والطلاب والحفاظ عليها من أجل حل المشاكل المتعلقة ببرنامج الأنشطة.

تم تصميم الخطوات الواردة أدناه كبروتوكول يجب اتباعه حتى يتم التوصل إلى حل. إذا ارتفعت المشكلة إلى الخطوة 3 أو أعلى، يتم توجيهها إلى الخطوة 1. يتم حل غالبية المشكلات في الخطوة الأولى إذا سُمح لها بالوصول إلى الخطوة الأولى.

الخطوة 1 المدرب/الطالب: يجتمع الطالب والمدرب/المستشار لمناقشة المشكلة. الهدف من هذا الاجتماع هو إنهاء المشكلة. يجب أن يعقد هذا الاجتماع في غضون خمسة أيام من وقوع الحادث.

الخطوة 2 المدرب/الطالب/ولي الأمر: يجب أن يحدد ولي الأمر والطالب موعدًا للاجتماع مع المدرب/المستشار في غضون خمسة أيام مدرسية من وقوع الحادث أو في غضون خمسة أيام من الاجتماع الأولي بين المدرب والطالب.

يجب أن يكون وقت الاجتماع مناسباً للطرفين. يقتصر جدول أعمال الاجتماع على المشكلة الأولية. يمكن للمدربين/المستشارين طلب حضور إداري في الاجتماع، لكن المدرب/المستشار سيدير الجلسة ويقدم ملخصاً مفصلاً لمدير الأنشطة.

الخطوة 3 المدرب/الطالب/ولي الأمر/المشرف: إذا لم يتم التوصل إلى حل في الاجتماع، يجب على المدرب/المشرف إعداد ملخص مكتوب للاجتماع في غضون خمسة أيام دراسية لمراجعته من قبل مدير الأنشطة. في حال طلب ولي الأمر عقد اجتماع مع مدير الأنشطة، يجب إكمال نموذج الخطوة 3 من قبل الشخص صاحب النزاع، وتسليمه إلى مدير الأنشطة. سيعقد مدير الأنشطة اجتماعًا مع المدرب وولي الأمر والطالب (حسب تقدير مدير الأنشطة). بعد الاجتماع، سيتخذ مدير الأنشطة قرارًا بشأن المشكلة ويشارك النتائج واستراتيجية الحل مع الأسرة والمدرب/المستشار ومدير المبنى.

الخطوة 4 ولي الأمر/مدير المدرسة: إذا كان الحكم/الاستراتيجية المقررة لا تزال غير مقبولة للأسرة، فيمكنهم عندئذٍ الاجتماع مع مدير المبنى لمناقشة البدائل. سيجتمع مدير الأنشطة و/أو المدرب/المشرف و/أو الطالب مع ولي الأمر والمدير حسب تقدير المدير.

نقاط رئيسية أخرى:

• من غير اللائق الاقتراب من المدرب بقلق في مباراة أو تمرين.
• يتم تحديد وقت اللعب واختيار الفريق من قبل طاقم التدريب فقط. يجب أن تكون هذه المناقشات بين المدرب/المستشار والطالب. لا يجوز مشاركة أحد الوالدين في هذه المناقشات إلا في حالة حضور الطالب (يجب ألا تتجاوز الخطوة الثانية).
• يجب توجيه المكالمات إلى أرقام الاتصال بالمدرسة فقط.
• يجب الحفاظ على قواعد خصوصية البيانات؛ لا تناقش الطلاب الآخرين.
• قد يؤثر عدم اتباع الإجراءات على الحكم النهائي في القضية.
• إذا رفض ولي الأمر إشراك الطالب في العملية، فإن عملية حل النزاعات تكون قد تعرضت للخطر.
• من المتوقع أن يكون هناك تواصل محترم بين الطرفين. وفي حال تحول الاجتماع في أي وقت من الأوقات إلى مواجهة، ستتم إعادة جدولة الاجتماع.

الشؤون المالية

1. يجب أن يحتوي تقرير أمين الصندوق على جميع المعاملات التي تمت قبل الاجتماع.
2. يجب أن يكون تمويل كل نادٍ معزز مفتوحًا لجميع الأعضاء بنسبة 100%.
3. لا ينبغي أن يكون للمدرب المدفوع الأجر في أي وقت من الأوقات سلطة تحرير الشيكات.
4. من الضروري أن يشترك شخصان في تفويض وتوقيع أي شيك.
5. يجب أن تتم جميع عمليات الشراء من خلال المنطقة التعليمية (انظر قسم المشتريات أدناه).
6. يجب أن يقوم عضوان على الأقل بجدولة جميع الأموال التي تم جمعها.
7. يحق للمقاطعة 276 طلب كشوف الضرائب والإيصالات والمصروفات والأرصدة.

الشراء

يجب على نوادي التعزيز التي ترغب في شراء معدات رياضية لفرقها أن تمر عبر المدرب الرئيسي والقسم الرياضي للحصول على الموافقة. يجب ألا يشتري نادي التعزيز المعدات بشكل مستقل. عندما يتم شراء المعدات، من الأموال المتبرع بها، تصبح ملكاً للمنطقة التعليمية.

بعد أن يوافق المدرب الرئيسي ومدير الأنشطة على طلب المعدات، يجب على النادي الداعم التبرع بالأموال لقسم الأنشطة، مع تحديد الغرض منها. سيقوم المكتب الرياضي بعد ذلك بإكمال طلب شراء لبدء الطلب. يجب شحن جميع المعدات واللوازم إلى عنوان المنطقة التعليمية.

يجب ألا تطلب نوادي التعزيز المواد مباشرةً أو أن يتم شحن المواد إلى المنزل.

إذا كان النادي الداعم يمول منصبًا تدريبيًا، فيجب التبرع بالأموال مرة أخرى إلى المنطقة قبل بداية الموسم، ويجب على جميع المدربين إكمال أوراق التوظيف الجديدة. اتصل بمكتب الأنشطة على الرقم 952-401-5903 لتحديد موعد. في نهاية الموسم، سيستخدم قسم الأنشطة أموال النادي الداعم لدفع رواتب المدرب.

لا يمكن لقسم الأنشطة إعطاء رقم الإعفاء الضريبي للمنطقة التعليمية. يجب على الرعاة الذين يقدمون التبرعات اتباع العملية المذكورة أعلاه لشراء المعدات.

يعد جمع التبرعات جزءًا ضروريًا من أنشطة المدرسة الثانوية وألعاب القوى اليوم. نحن ممتنون جدًا لجهود أولياء الأمور والأندية الداعمة

انتبه إلى أن العضوية في الفريق و/أو وقت اللعب لا يتأثر بأي شكل من الأشكال بالمبلغ المالي الذي يجمعه المشارك.

يجب رد مستحقات النادي المعزز والرسوم الأخرى للطلاب الذين تم استبعادهم من الفريق.

1. يجب أن يكون لكل نادٍ من نوادي التعزيز أعضاء منتخبين أو معينين. (رئيس وأمين صندوق وأمين صندوق وسكرتير)
2. قبل التمرين الأول من كل موسم، يجب على كل رئيس نادي داعم إبلاغ مدير النادي ومدير الأنشطة بأسماء ومعلومات الاتصال (العنوان والهاتف والبريد الإلكتروني) لكل مسؤول في النادي.
3. يجب أن تتبع اجتماعات النادي المعزز جدول أعمال محدد لكل اجتماع (الترحيب/مداولات الاجتماع السابق/ تقرير أمين الصندوق/الأعمال القديمة/الأعمال الجديدة)
4. جميع المجالات الموضحة في هذه الصفحة مطلوبة وإلزامية، ما لم يُذكر خلاف ذلك صراحةً.

الامتثال القانوني لأندية التعزيز

سيظل كل نادٍ في وضع جيد مع قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ليتم الاعتراف به كـ "نادي معزز" من قبل المنطقة؛ وبالتالي يتم منحه تغطية تأمينية مدفوعة من قبل المنطقة.

للبقاء في وضع جيد يجب على كل نادٍ القيام بما يلي:

• الحصول على رقم تعريف فيدرالي لدافع الضرائب، ورقم هوية صاحب العمل في الولاية، ورقم تصريح البائع في الولاية (ضريبة المبيعات) إذا كان ذلك مناسبًا.
• تعتبر الأندية بشكل عام منظمات غير ربحية وستقوم بجمع التبرعات داخل ولاية مينيسوتا. وللامتثال للقوانين الخيرية المعمول بها، سيحتاج النادي إلى:
  • أن تصبح مؤسسة مسجلة في ولاية مينيسوتا (وضع اللوائح الداخلية ومواد التأسيس واتباع متطلبات العمل على هذا النحو) كشركة غير ربحية.
  • التسجيل لدى مكتب المدعي العام للولاية كمنظمة خيرية.
  • طلب الاعتراف من مصلحة الضرائب الأمريكية كمنظمة معفاة من خلال تقديم النموذج 1023.
  • تقديم استمارة 990 أو "بطاقة بريدية" سنويًا حسب الاقتضاء إلى مصلحة الضرائب الأمريكية وتقديم التقرير السنوي للمنظمات الخيرية سنويًا إلى مكتب المدعي العام في مينيسوتا.
  • قد يُطلب منك أيضًا تقديم ملف M4NP من مينيسوتا - اعتمادًا على الدخل ومصادر الإيرادات - راجع أخصائي ضرائب.
• سيتعين على الأندية التي لم يتم تأسيسها كمؤسسات غير ربحية أن تثبت للمنطقة أنها تمتثل للقوانين المعمول بها المتعلقة بالإبلاغ عن الإيرادات والنفقات كشركة هادفة للربح أو شراكة أو فرد.
• تزويد المنطقة (المدير/مدير المدرسة) بنسخة من الإقرارات الضريبية/التقارير السنوية المناسبة المودعة لدى الوكالات الفيدرالية والولائية المناسبة.