للاطلاع على البيانات العامة أو طلب نسخ من البيانات العامة التي تحتفظ بها مقاطعة مينيتونكا التعليمية،يرجى تقديم طلبك عبر الإنترنتأو إرسال طلب خطي إلى المسؤول المعين عن البيانات العامة علىالعنوان data.requests@minnetonkaschools.org. يُفضل استخدام نموذج طلب البيانات، ولكنه ليس إلزامياً. كما يمكنك إرسال طلبك الخطي عبر البريد. إذا اخترت عدم استخدام نموذج طلب البيانات، فيجب أن يتضمن طلبك الخطي ما يلي:

• أنك تقدم طلبًا بموجب قانون ممارسات معالجة البيانات (قوانين ولاية مينيسوتا، الفصل 13)؛
• سواء كنت ترغب في الاطلاع على البيانات، أو الحصول على نسخ منها، أو كليهما؛
• وصف واضح للبيانات التي ترغب في الاطلاع عليها أو نسخها، بما في ذلك النطاق الزمني لتلك البيانات.

قبل تلبية الطلب، قد تتصل بك الإدارة للأسباب التالية:

• لطلب توضيح أو معلومات إضافية للمساعدة في تلبية الطلب؛
• لمناقشة الخيارات المتاحة لتحسين إمكانية إدارة الطلب؛
• لإبلاغك بما إذا كان الطلب ينطوي على رسوم أو يتطلب دفعًا مسبقًا.

إذا طلبت الاطلاع على المعلومات لغرض الفحص، فلن تفرض المنطقة أي رسوم أو تطلب منك دفع أي مبلغ.

من أجل تلبية الطلب، ستقوم المنطقة بأحد الإجراءات التالية:

1. وإذا لم تكن المنطقة التعليمية تمتلك هذه البيانات، فسيقوم مسؤول ممارسات البيانات بإخطارك بذلك في أقرب وقت ممكن.
2. إذا كانت المنطقة التعليمية تمتلك البيانات ولكنها غير متاحة للجمهور، فسيقوم مسؤول ممارسات البيانات بإخطارك في أقرب وقت ممكن، مع تحديد الأساس القانوني لقرار عدم الكشف عن البيانات كتابةً.
3. إذا كانت المنطقة التعليمية تمتلك البيانات، وكانت هذه البيانات متاحة للجمهور، فستستجيب المنطقة التعليمية للطلب على النحو المناسب وبسرعة، وفي غضون فترة زمنية معقولة، من خلال القيام بأحد الإجراءات التالية:
   • حدد موعدًا ووقتًا ومكانًا لتفقد البيانات مجانًا.
   • يرجى تقديم نسخ من البيانات في أقرب وقت ممكن وبالتكلفة المحددة.

يمكنك اختيار استلام النسخ بنفسك، أو طلب شحنها بالسعر المحدد.

لا ينص «قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا» على ضرورة إنشاء أو جمع بيانات جديدة استجابةً لطلب الحصول على البيانات، كما لا يُلزم القانون المقاطعة بتقديم البيانات في شكل أو ترتيب معين إذا لم تكن محفوظة في ذلك الشكل أو الترتيب. وعادةً ما تُطبع البيانات المعدة للتفتيش في شكل نسخة ورقية.

لا يُلزم «قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا» المقاطعة بالرد على الأسئلة التي لا تشكل طلبات للحصول على بيانات. ومع ذلك، يمكنك السعي لمعرفة معنى البيانات التي تم استرجاعها. 

إذا طلبت نسخًا إلكترونية أو مطبوعة من البيانات، فقد يطلب منك مسؤول ممارسات البيانات دفع التكاليف الفعلية للبحث عن البيانات الحكومية واسترجاعها، بما في ذلك تكلفة وقت الموظفين، بالإضافة إلى تكاليف إعداد نسخ البيانات وتصديقها وإرسالها.

ومع ذلك، إذا كان عدد النسخ الورقية المطلوبة 100 صفحة أو أقل، فلا تُحتسب التكاليف الفعلية، وبدلاً من ذلك، يجوز للمنطقة أن تفرض رسماً لا يزيد عن 0.25 دولار لكل صفحة يتم نسخها.

بالنسبة للطلبات التي يزيد مجموع صفحاتها عن 100 صفحة، يجوز للمنطقة فرض "التكاليف الفعلية" المترتبة على توفير البيانات، بالإضافة إلى تكلفة لكل صفحة من النسخ الورقية التي يتم إصدارها.

• يتم حساب «التكاليف الفعلية» لإنتاج البيانات العامة التي تزيد عن 100 صفحة من خلال تطبيق أدنى أجر بالساعة للموظف المخول بمعالجة هذه البيانات فيما يتعلق بما يلي:
  • البحث عن البيانات واسترجاعها (في حالة عدم كون الطالب هو صاحب البيانات).
  • إعداد البيانات وتوثيقها وفرزها وإرسالها بالبريد.

بالنسبة للأشخاص الذين يمثلون موضوع البيانات المطلوبة:

بيانات عنك
ينص قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا على أن لأصحاب البيانات حقوقًا معينة تتعلق بقيام أي جهة حكومية بجمع البيانات الحكومية المتعلقة بهم وإنشائها وحفظها.  تُعتبر أنت صاحب البيانات عندما يمكن التعرف على هويتك من خلالها.  مصطلح «البيانات الحكومية» يشير إلى جميع المعلومات المسجلة التي تمتلكها أي جهة حكومية، بما في ذلك الوثائق الورقية، ورسائل البريد الإلكتروني، والأقراص المدمجة، والصور الفوتوغرافية، وما إلى ذلك.

تصنيف البيانات المتعلقة بك
يفترض قانون ممارسات التعامل مع البيانات أن جميع البيانات الحكومية هي بيانات عامة، ما لم ينص قانون ولائي أو اتحادي على أنها ليست عامة.  تصنف البيانات المتعلقة بك بموجب قانون الولاية على أنها عامة أو خاصة أو سرية.  انظر أدناه للاطلاع على أمثلة.

البيانات العامة
يجب أن نوفر البيانات العامة لأي شخص يطلبها؛ بغض النظر عن هوية الطالب أو سبب طلبه.

البيانات الخاصة
لا يمكننا الكشف عن البيانات الشخصية للجمهور، لكن يحق لك الاطلاع عليها إذا كانت تتعلق بك.  يمكننا مشاركة بياناتك الخاصة معك، أو مع أي شخص حصل على إذن منك، أو مع موظفي المقاطعة الذين يحتاجون إلى هذه البيانات لأداء عملهم، أو وفقًا لما يسمح به القانون أو أمر محكمة.

بيانات سرية
تتمتع البيانات السرية بأعلى درجات الحماية.  لا يمكن للجمهور ولا لك الوصول إلى هذه البيانات حتى لو كانت تتعلق بك.  يمكننا مشاركة البيانات السرية المتعلقة بك مع موظفي المقاطعة الذين يحتاجون إلى هذه البيانات لأداء عملهم، ومع جهات أخرى وفقًا لما يسمح به القانون أو بأمر من المحكمة.  لا يمكننا منحك حق الوصول إلى البيانات السرية.

حقوقك بموجب قانون ممارسات معالجة البيانات

حقك في الوصول إلى بياناتك
لديك الحق في الاطلاع (التفتيش)، مجانًا، على البيانات العامة والخاصة التي نحتفظ بها عنك.  كما يحق لك الحصول على نسخ من البيانات العامة والخاصة المتعلقة بك.  يسمح لنا قانون ممارسات التعامل مع البيانات بفرض رسوم على النسخ.  لديك الحق في الاطلاع على البيانات مجانًا قبل أن تقرر طلب نسخ منها.

كما أننا سنخبرك، إذا طلبت ذلك، بما إذا كنا نحتفظ ببيانات عنك، وما إذا كانت هذه البيانات عامة أم خاصة أم سرية.

إذا كنت أحد الوالدين، فيحق لك الاطلاع على البيانات العامة والخاصة المتعلقة بأطفالك القاصرين (الذين تقل أعمارهم عن 18 عامًا) والحصول على نسخ منها.وإذا كنت وصيًا معيّنًا قانونيًا، فيحق لك الاطلاع على البيانات العامة والخاصة المتعلقة بالشخص الذي عُيّنت وصيًا عليه والحصول على نسخ منها.

متى نجمع البيانات منك
عندما نطلب من الطلاب أو الموظفين تقديم بيانات عن أنفسهم في اجتماع تأديبي غير علني، يجب علينا إصدار إشعار بذلك.  في هذه الحالة،يُطلق على هذا الإشعار اسم "تحذير تينيسي". ويحدد هذا الإشعار كيفية تعاملنا مع البيانات التي نجمعها منك. وعادةً ما لا يجوز لنا استخدام هذه البيانات أو الكشف عنها إلا بالطرق الموضحة في الإشعار. وتشمل البيانات غير العامة الأخرى التي نجمعها عن الموظفين تقييمات الأداء وطلبات التوظيف وما إلى ذلك. أما بالنسبة للطلاب، فتعد الدرجات وتقارير التربية الخاصة وطلبات الواجبات أمثلة على البيانات غير العامة.

سنطلب موافقتك الخطية إذا احتجنا إلى استخدام بياناتك الشخصية أو الكشف عنها بطريقة مختلفة، أو إذا طلبت منا الكشف عن هذه البيانات لشخص آخر.  يُطلق على هذا الإذن اسم «الموافقة المستنيرة».  إذا كنت ترغب في أن نرسل البيانات إلى شخص آخر، فيمكنك استخدام نموذج الموافقة.

حماية بياناتك
يُلزمنا «قانون ممارسات البيانات» بحماية بياناتك. وقد وضعنا إجراءات وقائية مناسبة لضمان سلامة بياناتك. وفي حال حدوث خرق أمني، للأسف، وتبين أن شخصًا غير مصرح له قد تمكن من الوصول إلى بياناتك، فسوف نقوم بإخطارك وفقًا لما ينص عليه القانون.

عندما تكون بياناتك غير دقيقة و/أو غير كاملة
لديك الحق في الطعن في دقة و/أو اكتمال البيانات العامة والخاصة المتعلقة بك. كما يحق لك الطعن في قرارنا. وإذا كنت قاصرًا، فيحق لوالديك أو ولي أمرك الطعن في البيانات المتعلقة بك.

كيفية طلب الحصول على بياناتك

للاطلاع على البيانات أو طلب نسخ من البيانات التي تحتفظ بها المنطقة التعليمية عنك أو عن أطفالك القُصّر أو عن أي شخص تم تعيينك وصيًا قانونيًا عليه، يرجى تقديم طلب خطي إلى مسؤول الامتثال لممارسات البيانات في المنطقة التعليمية. يمكنك تقديم طلبك عبر البريد العادي أو البريد الإلكتروني.

يجب أن يتضمن طلبك المكتوب ما يلي:

• أنك تقدم طلبًا بموجب قانون ممارسات معالجة البيانات (قوانين ولاية مينيسوتا، الفصل 13)، بصفتك صاحب البيانات، للحصول على البيانات المتعلقة بك؛
• سواء كنت ترغب في الاطلاع على البيانات، أو الحصول على نسخ منها، أو كليهما؛
• وصف واضح للبيانات التي ترغب في الاطلاع عليها أو نسخها؛
• معلومات الهوية التي تثبت أنك صاحب البيانات، أو أحد والديه أو الوصي عليه؛ و
• عنوانك البريدي (في حال لم تكن ستستلم البيانات شخصياً).

تشترط إدارة المنطقة التعليمية تقديم إثبات هويتك (بطاقة هوية صادرة عن الولاية سارية المفعول، مثل رخصة القيادة أو بطاقة الهوية العسكرية أو جواز السفر) قبل أن نتمكن من الرد على طلبك للحصول على البيانات. وإذا كنت تطلب بيانات تتعلق بطفلك القاصر، فيجب عليك تقديم دليل يثبت أنك والده أو والدته. وإذا كنت الوصي عليه، فيجب عليك تقديم الوثائق القانونية التي تثبت وصايتك عليه.

إذا لم تتمكن من تقديم وثيقة الهوية شخصياً، فيجب عليك تقديم نسخ مصدقة أو موثقة. ويجب تقديم هذه الوثائق مع طلبك.

لن تقوم المنطقة بنقل البيانات الخاصة إلكترونيًا تحت أي ظرف من الظروف.

كيف نستجيب لطلب الحصول على البيانات

بمجرد تقديم طلبك الكتابي، سنعمل على معالجته. وإذا لم يكن من الواضح ما هي البيانات التي تطلبها، فسوف نطلب منك توضيحًا.

• وإذا لم تكن البيانات متوفرة لدينا، فسوف نخطرك بذلك كتابةً في غضون 10 أيام عمل.
• إذا كانت البيانات متوفرة لدينا، لكنها بيانات سرية أو خاصة لا تتعلق بك، فسوف نخطرك خطياً في غضون 10 أيام عمل ونوضح القانون المحدد الذي يمنعك من الوصول إلى تلك البيانات.
• إذا كانت البيانات متوفرة لدينا، وكانت هذه البيانات عامة أو خاصة تتعلق بك، فسوف نرد على طلبك في غضون 10 أيام عمل، من خلال اتخاذ أحد الإجراءات التالية:
  • حدد التاريخ والوقت والمكان لتفقد البيانات مجانًا، إذا كان طلبك يتعلق بالاطلاع على البيانات
  • سنزودك بنسخ من البيانات في غضون 10 أيام عمل. يمكنك اختيار استلام النسخ بنفسك، أو سنرسلها إليك بالبريد. كما سنقوم بترتيب دفع ثمن النسخ مقدمًا.
• يجوز لمقاطعة المدارس أن تفرض رسومًا على أصحاب البيانات مقابل نسخ البيانات الحكومية. وتُسمح بهذه الرسوم بموجب المادة 13.04، الفقرة الفرعية 3 من قوانين ولاية مينيسوتا.
  • قد تبلغ تكلفة النسخ الورقية بالأبيض والأسود، بحجم "ليتر" أو "ليجال"، التي لا يتجاوز عدد صفحاتها 100 صفحة، 25 سنتًا للنسخة أحادية الجانب، أو 50 سنتًا للنسخة ثنائية الجانب. أما رسوم معظم أنواع النسخ الأخرى، فهي تساوي التكلفة الفعلية لإنتاج النسخ وتصديقها.   عند تحديد التكاليف الفعلية لعمل النسخ، نأخذ في الاعتبار وقت الموظفين، وتكلفة المواد التي ننسخ عليها البيانات (الورق، الأقراص المدمجة، أقراص DVD، إلخ) وتكاليف البريد (إن وجدت). إذا كان طلبك يتعلق بنسخ بيانات لا يمكننا إعادة إنتاجها بأنفسنا، مثل الصور الفوتوغرافية، فسوف نفرض عليك التكلفة الفعلية التي يتعين علينا دفعها لمورد خارجي مقابل النسخ.

ستقوم إدارة المنطقة التعليمية بإعفاء مقدم الطلب من الرسوم إذا كانت تكلفة توفير البيانات أقل من تكلفة معالجة الدفع.

بعد أن نتيح لك الوصول إلى البيانات المتعلقة بك، لن نضطر إلى عرض هذه البيانات عليك مرة أخرى لمدة 6 أشهر، ما لم يكن هناك نزاع أو ما لم نقم بجمع أو إنشاء بيانات جديدة تتعلق بك.

إذا لم تفهم بعض البيانات (سواء كانت تقنية أو اختصارات أو مصطلحات مختصرة)، فيرجى إخبارنا بذلك. وسنقدم لك شرحًا إذا طلبت ذلك.

لا يُلزمنا «قانون ممارسات البيانات» بإنشاء أو جمع بيانات جديدة استجابةً لطلب الحصول على البيانات إذا لم تكن هذه البيانات متوفرة لدينا بالفعل، ولا يُلزمنا بتقديم البيانات في شكل أو ترتيب معين إذا لم نكن نحتفظ بها في ذلك الشكل أو الترتيب. (على سبيل المثال، إذا كانت البيانات التي تطلبها متوفرة على الورق فقط، فليس علينا إنشاء مستندات إلكترونية للرد على طلبك.)  إذا وافقنا على إنشاء بيانات استجابة لطلبك، فسوف نتعاون معك بشأن تفاصيل طلبك، بما في ذلك التكلفة ووقت الاستجابة.

بالإضافة إلى ذلك، لا يُلزمنا قانون ممارسات البيانات بالرد على الأسئلة التي لا تشكل طلبات للحصول على بيانات.

الموافقة على الإفصاح عن البيانات

إذا كنت ترغب في الإفصاح عن بياناتك الشخصية، سواء لنفسك أو لطرف خارجي، يرجى ملء نموذج الموافقة أدناه.

إذا كان لديك أي استفسار بشأن أي بند في نموذج الموافقة هذا، أو كنت ترغب في الحصول على مزيد من التوضيح قبل التوقيع عليه، يرجى الاتصال بمسؤول الامتثال لممارسات معالجة البيانات في مدارس مينيتونكا العامة.

نموذج الموافقة على الإفصاح عن البيانات