للاطلاع على البيانات العامة أو طلب نسخ من البيانات العامة التي تحتفظ بها منطقة مينيتونكا التعليمية، أرسل طلبك عبر الإنترنت أو أرسل طلبًا مكتوبًا إلى المسؤول عن البيانات العامة على data.requests@minnetonkaschools.org. يُفضل استخدام نموذج طلب البيانات ولكن ليس مطلوبًا. يمكنك أيضًا إرسال طلبك الخطي عبر البريد. إذا اخترت عدم استخدام نموذج طلب البيانات، فيجب أن يتضمن طلبك الكتابي ما يلي:

• أنك تقدم طلبًا بموجب قانون ممارسات البيانات، (قوانين مينيسوتا، الفصل 13);
• سواء كنت ترغب في فحص البيانات أو الحصول على نسخ من البيانات أو كليهما;
• وصف واضح للبيانات التي ترغب في فحصها أو نسخها بما في ذلك النطاق الزمني للبيانات.

قبل تلبية الطلب، قد تتصل بك المقاطعة للأسباب التالية:

• لطلب توضيح أو معلومات إضافية للمساعدة في تلبية الطلب;
• مناقشة الخيارات المتاحة لتحسين إمكانية إدارة الطلب;
• تقديم المشورة لك إذا كان الطلب قد ينطوي على رسوم أو يتطلب الدفع المسبق.

إذا طلبت الوصول لغرض التفتيش، فلن تفرض المقاطعة رسومًا أو تطلب منك دفع رسوم.

من أجل تلبية الطلب، ستقوم المقاطعة بواحد مما يلي:

1. إذا لم يكن لدى المقاطعة البيانات، فسيقوم مسؤول ممارسات البيانات بإخطارك في أقرب وقت ممكن.
2. إذا كان لدى المقاطعة البيانات ولكن البيانات ليست عامة، فسيقوم مسؤول ممارسات البيانات بإخطارك في أقرب وقت ممكن وتحديد السلطة القانونية لقرار حجب نشر البيانات كتابةً.
3. إذا كانت البيانات متوفرة لدى المقاطعة، وكانت البيانات عامة، فسوف تستجيب المقاطعة للطلب بشكل مناسب وسريع، في غضون فترة زمنية معقولة من خلال القيام بأحد الإجراءات التالية
   • رتب موعدًا ووقتًا ومكانًا لفحص البيانات مجانًا.
   • توفير نسخ من البيانات في أقرب وقت ممكن بالتكلفة المحددة.

يمكنك اختيار استلام النسخ أو شحنها بالسعر المحدد.

لا يتطلب قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا إنشاء أو جمع بيانات جديدة استجابةً لطلب البيانات، كما لا يُطلب من المقاطعة تقديم البيانات في شكل أو ترتيب معين إذا لم يتم الاحتفاظ بها في ذلك الشكل أو الترتيب. عادةً ما تُطبع البيانات المعدة للتفتيش دائمًا كنسخة مطبوعة.

لا يتطلب قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا من المقاطعة الإجابة عن الأسئلة التي لا تمثل طلبات للحصول على بيانات. ومع ذلك، يمكنك طلب معرفة معنى البيانات التي تم استرجاعها. 

إذا طلبت نسخًا إلكترونية أو مطبوعة من البيانات، فقد يطلب منك مسؤول ممارسات البيانات دفع التكاليف الفعلية للبحث عن البيانات الحكومية واسترجاعها، بما في ذلك تكلفة وقت الموظف، ولإعداد نسخ البيانات والتصديق عليها وإرسالها.

ومع ذلك، إذا طُلبت 100 صفحة أو أقل من النسخ الورقية، فلن يتم استخدام التكاليف الفعلية، وبدلاً من ذلك، لا يجوز للمقاطعة أن تتقاضى أكثر من 0.25 دولار أمريكي عن كل صفحة يتم نسخها.

بالنسبة للطلبات التي يزيد إجمالي عدد صفحاتها عن 100 صفحة، يجوز للمقاطعة تحصيل "التكاليف الفعلية" لإنتاج البيانات، بالإضافة إلى تكلفة كل صفحة لكل نسخة ورقية يتم إنتاجها.

• يتم احتساب "التكاليف الفعلية" لإنتاج بيانات عامة تزيد عن 100 صفحة بتطبيق أدنى معدل أجر بالساعة للموظف المخول بالتعامل مع هذه البيانات من أجل:
  • البحث عن البيانات واسترجاعها (إذا لم يكن مقدم الطلب هو صاحب البيانات).
  • صنع البيانات والتصديق عليها وفرزها وإرسالها بالبريد.

بالنسبة للأشخاص الذين هم موضوع البيانات التي يتم طلبها:

بيانات عنك
ينص قانون ممارسات البيانات الحكومية في مينيسوتا على أن أصحاب البيانات يتمتعون بحقوق معينة تتعلق بقيام جهة حكومية بجمع البيانات الحكومية المتعلقة بهم وإنشائها والاحتفاظ بها.  أنت موضوع البيانات عندما يمكن تحديد هويتك من البيانات.  البيانات الحكومية هو مصطلح يعني جميع المعلومات المسجلة لدى جهة حكومية، بما في ذلك المعلومات الورقية والبريد الإلكتروني والأقراص المدمجة والصور الفوتوغرافية وغيرها.

تصنيف البيانات المتعلقة بك
يفترض قانون ممارسات البيانات أن جميع البيانات الحكومية عامة ما لم ينص قانون الولاية أو القانون الفيدرالي على أن البيانات ليست عامة.  يتم تصنيف البيانات الخاصة بك بموجب قانون الولاية على أنها عامة أو خاصة أو سرية.  انظر أدناه للحصول على أمثلة.

البيانات العامة
يجب أن نعطي البيانات العامة لأي شخص يطلبها؛ لا يهم من يطلب البيانات أو لماذا.

بيانات خاصة
لا يمكننا إعطاء البيانات الخاصة لعامة الناس، ولكن يمكنك الوصول إليها عندما تكون البيانات متعلقة بك.  يمكننا مشاركة بياناتك الخاصة معك، ومع شخص لديه إذن منك، ومع موظفي المنطقة الذين يحتاجون إلى البيانات للقيام بعملهم، وحسبما يسمح به القانون أو أمر المحكمة.

بيانات سرية
تتمتع البيانات السرية بأكبر قدر من الحماية.  لا يمكن للجمهور ولا لك الوصول إلى البيانات السرية حتى عندما تكون البيانات السرية عنك.  يمكننا مشاركة البيانات السرية الخاصة بك مع موظفي المنطقة الذين يحتاجون إلى البيانات للقيام بعملهم وغيرهم وفقًا لما يسمح به القانون أو أمر المحكمة.  لا يمكننا منحك إمكانية الوصول إلى البيانات السرية.

حقوقك بموجب قانون ممارسات البيانات

وصولك إلى بياناتك
لديك الحق في الاطلاع (فحص) مجانًا على البيانات العامة والخاصة التي نحتفظ بها عنك.  لديك أيضًا الحق في الحصول على نسخ من البيانات العامة والخاصة عنك.  يسمح لنا قانون ممارسات البيانات بفرض رسوم على النسخ.  لديك الحق في الاطلاع على البيانات، مجانًا، قبل أن تقرر طلب نسخ منها.

أيضًا، إذا سألت، سنخبرك ما إذا كنا نحتفظ ببياناتك وما إذا كانت البيانات عامة أو خاصة أو سرية أم لا.

إذا كنت أحد الوالدين، يحق لك الاطلاع والحصول على نسخ من البيانات العامة والخاصة المتعلقة بأطفالك القاصرين (تحت سن 18 عامًا). إذا كنت وصيًا معينًا قانونًا، يحق لك الاطلاع والحصول على نسخ من البيانات العامة والخاصة المتعلقة بالفرد الذي تم تعيينك وصيًا عليه.

عندما نجمع البيانات منك
عندما نطلب من الطلاب أو الموظفين تقديم بيانات عن أنفسهم في اجتماع تأديبي غير علني، يجب أن نقدم إشعاراً بذلك.  في هذه الحالة، ريُطلق على الإشعار تحذير "تينيسن". يتحكم الإشعار فيما نفعله بالبيانات التي نجمعها منك. عادة، لا يمكننا استخدام البيانات ونشرها إلا بالطرق الموضحة في الإشعار. تتضمن البيانات غير العامة الأخرى التي نجمعها عن الموظفين تقييمات الأداء وطلبات التوظيف، وما إلى ذلك. في حالة الطلاب، تعتبر الدرجات وتقارير التعليم الخاص وطلبات التعيين أمثلة على البيانات غير العامة.

سنطلب إذنًا كتابيًا منك إذا احتجنا إلى استخدام أو نشر بيانات خاصة عنك بطريقة مختلفة، أو إذا طلبت منا نشر بياناتك لشخص آخر.  يسمى هذا الإذن بالموافقة المستنيرة.  إذا كنت تريد منا أن ننشر البيانات إلى شخص آخر، فيمكنك استخدام استمارة الموافقة.

حماية بياناتك
يتطلب منا قانون ممارسات البيانات حماية بياناتك. لقد وضعنا ضمانات مناسبة لضمان سلامة بياناتك. في حالة اكتشافنا المؤسف لحدوث خرق أمني وتمكن شخص غير مصرح له من الوصول إلى بياناتك، سنقوم بإخطارك كما يقتضي القانون.

عندما تكون بياناتك غير دقيقة و/أو غير كاملة
يحق لك الطعن في دقة و/أو اكتمال البيانات العامة والخاصة المتعلقة بك. كما يحق لك أيضًا الطعن في قرارنا. إذا كنت قاصرًا، يحق لوالديك أو ولي أمرك أو الوصي عليك الطعن في البيانات المتعلقة بك.

كيفية طلب بياناتك

لفحص البيانات أو طلب نسخ من البيانات التي تحتفظ بها المقاطعة بشأنك أو بشأن أطفالك القاصرين أو أي شخص تم تعيينك وصيًا قانونيًا عليه، قدم طلبًا كتابيًا إلى مسؤول الامتثال لممارسات البيانات في المقاطعة. يمكنك إرسال طلبك عبر البريد أو البريد الإلكتروني.

يجب أن يتضمن طلبك الخطي ما يلي

• أنك تتقدم بطلب بموجب قانون ممارسات البيانات، (قوانين مينيسوتا، الفصل 13)، بصفتك صاحب بيانات، للحصول على بيانات عنك;
• سواء كنت ترغب في فحص البيانات أو الحصول على نسخ من البيانات أو كليهما;
• وصف واضح للبيانات التي ترغب في فحصها أو نسخها;
• معلومات الهوية التي تثبت أنك صاحب البيانات، أو ولي أمر صاحب البيانات أو الوصي عليه؛ و
• عنوانك البريدي (إذا كنت لن تجمع البيانات شخصياً).

تتطلب المنطقة التعليمية إثبات هويتك (بطاقة هوية حكومية سارية المفعول مثل رخصة القيادة أو الهوية العسكرية أو جواز السفر) قبل أن نتمكن من الرد على طلبك للحصول على البيانات. إذا كنت تطلب بيانات عن طفلك القاصر، يجب عليك إظهار ما يثبت أنك والد القاصر. إذا كنت وصيًا، فيجب عليك إبراز الوثائق القانونية التي تثبت وصايتك.

إذا كنت غير قادر على تقديم بطاقة الهوية شخصيًا، فيجب عليك تقديم نسخ موثقة أو معتمدة. يتم تقديم هذه الهويات مع طلبك.

لن تقوم المقاطعة بنقل البيانات الخاصة إلكترونيًا تحت أي ظرف من الظروف.

كيف نستجيب لطلب البيانات

بمجرد تقديم طلبك الكتابي، سنعمل على معالجة طلبك. إذا لم يكن واضحًا ما هي البيانات التي تطلبها، سنطلب منك توضيحًا.

• إذا لم تتوفر لدينا البيانات، سنقوم بإخطارك كتابيًا في غضون 10 أيام عمل.
• إذا كانت البيانات لدينا، ولكن البيانات سرية أو بيانات خاصة لا تتعلق بك، فسنخطرك كتابيًا في غضون 10 أيام عمل ونذكر القانون المحدد الذي ينص على عدم إمكانية الوصول إلى البيانات.
• إذا كانت البيانات بحوزتنا، وكانت البيانات عامة أو خاصة بك، فسوف نرد على طلبك في غضون 10 أيام عمل، من خلال القيام بأحد الإجراءات التالية:
  • ترتيب موعد ووقت ومكان لفحص البيانات، مجانًا، إذا كان طلبك هو الاطلاع على البيانات
  • تزويدك بنسخ من البيانات في غضون 10 أيام عمل. يمكنك اختيار استلام نسخك أو سنرسلها لك بالبريد. سنقوم أيضاً بالترتيب معك للدفع المسبق للنسخ.
• يجوز للمنطقة التعليمية فرض رسوم على أصحاب البيانات مقابل نسخ البيانات الحكومية. هذه الرسوم مصرح بها بموجب قانون مينيسوتا الأساسي، القسم 13.04، القسم الفرعي 3.
  • قد تكلف 100 صفحة أو أقل من النسخ الورقية بالأبيض والأسود أو الأبيض أو الورق العادي أو الورق القانوني حجم 100 صفحة أو أقل 25 سنتاً للنسخة ذات الوجه الواحد، أو 50 سنتاً للنسخة ذات الوجهين. أما تكلفة معظم أنواع النسخ الأخرى فهي التكلفة الفعلية لعمل النسخ والتصديق عليها. عند تحديد التكاليف الفعلية لعمل النسخ، نأخذ في الحسبان وقت الموظف، وتكلفة المادة التي ننسخ عليها البيانات (ورق، قرص مضغوط، قرص DVD، إلخ) وتكاليف البريد (إن وجدت). إذا كان طلبك للحصول على نسخ من البيانات التي لا يمكننا نسخها بأنفسنا، مثل الصور الفوتوغرافية، فسوف نحاسبك على التكلفة الفعلية التي يجب أن ندفعها لبائع خارجي للنسخ.

ستتنازل المنطقة التعليمية عن الرسوم إذا كانت تكلفة توفير البيانات أقل من تكلفة معالجة الدفع.

بعد أن نوفر لك إمكانية الوصول إلى البيانات الخاصة بك، لا يتعين علينا إطلاعك على البيانات مرة أخرى لمدة 6 أشهر ما لم يكن هناك نزاع أو نجمع أو ننشئ بيانات جديدة عنك.

إذا كنت لا تفهم بعض البيانات (التقنية أو الاختصارات أو المختصرات أو المختصرات)، يرجى إعلامنا بذلك. سنقدم لك شرحاً إذا طلبت ذلك.

لا يلزمنا قانون ممارسات البيانات بإنشاء بيانات جديدة أو جمع بيانات جديدة استجابةً لطلب البيانات إذا لم تكن البيانات موجودة لدينا بالفعل، أو تقديم البيانات في شكل أو ترتيب معين إذا لم نحتفظ بالبيانات في الشكل أو الترتيب المحدد. (على سبيل المثال، إذا كانت البيانات التي تطلبها على الورق فقط، فلسنا مطالبين بإنشاء مستندات إلكترونية للرد على طلبك). إذا وافقنا على إنشاء البيانات استجابةً لطلبك، سنعمل معك على تفاصيل طلبك، بما في ذلك التكلفة ووقت الاستجابة.

بالإضافة إلى ذلك، لسنا ملزمين بموجب قانون ممارسة البيانات بالرد على الأسئلة التي لا تمثل طلبات للحصول على بيانات.

الموافقة على نشر البيانات

إذا كنت ترغب في الإفصاح عن بياناتك الشخصية، سواء لنفسك أو لطرف خارجي، يُرجى ملء نموذج الموافقة أدناه.

إذا كان لديك سؤال حول أي شيء في نموذج الموافقة هذا، أو إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من التوضيح قبل التوقيع عليه، يُرجى الاتصال بمسؤول الامتثال لممارسات البيانات في مدارس مينيتونكا العامة.

نموذج الموافقة على نشر البيانات